Cos’è un booking engine?

Tra i software che non possono mancare nella cassetta degli attrezzi di ogni struttura ricettiva c’è il booking engine, uno strumento sempre più diffuso tra gli albergatori e host del nostro paese. Ma cos’è esattamente un booking engine?

Si tratta di un software che elabora le prenotazioni online, inserito all’interno del sito web della struttura. Per intenderci, è il classico calendario che di solito si trova nella homepage, e che permette di visualizzare la disponibilità degli alloggi ed effettuare una prenotazione.

Oltre a vendere su portali terzi come le OTA e i GDS, è possibile quindi ricevere prenotazioni direttamente attraverso il proprio sito. Il vantaggio principale? Evitare di pagare salate commissioni agli intermediari.

In questa guida ti spieghiamo passo passo tutto quello che c’è da sapere sul booking engine per hotel, per aiutarti a scegliere il software più adatto alle tue necessità.

Come funziona il booking engine?

Il funzionamento del booking engine software è piuttosto semplice, sia per l’utente che per le strutture ricettive. Come abbiamo appena visto, questo software trasforma il sito dell’hotel, B&B, appartamento turistico ecc. in un vero e proprio canale di vendita, che permette ai potenziali ospiti di selezionare le date desiderate sul calendario, impostare il numero di ospiti e visualizzare le opzioni disponibili con i relativi prezzi.

Se la struttura soddisfa i suoi requisiti, l’ospite può infine procedere al pagamento. A tal proposito, va da sé che il booking engine dovrebbe disporre di un gateway di pagamento con standard di sicurezza elevati come l’autenticazione a due fattori 3D secure, per garantire la tranquillità dell’acquirente e della struttura stessa.

Integrare il booking engine nel sito web dell’hotel

A livello tecnico, per garantire il funzionamento del booking engine occorre integrare lo script del software all’interno del sito web dell’hotel. Se il booking engine è collegato a un gestionale (PMS), ogni volta che entra una prenotazione i dati degli ospiti vengono poi trasferiti al PMS e mostrati nel calendario delle prenotazioni, dove puoi recuperarli in qualsiasi momento.

I vantaggi del booking engine hotel

Se ti stai chiedendo quali possano essere i vantaggi del booking engine per la tua struttura, ti diamo prima di tutto un dato importante. Secondo l’analisi di SiteMinder, quando si parla di prenotazioni dirette tramite i siti degli hotel il trend globale è decisamente positivo: negli ultimi anni il canale diretto ha mantenuto o addirittura migliorato la propria posizione nella classifica dei canali di prenotazione più utilizzati dai viaggiatori a livello globale. Nel 2025, ad esempio, si è piazzato ben al terzo posto, alle spalle di colossi come Booking.com ed Expedia.

È evidente allora come il web booking engine sia un prezioso alleato del tuo business. Ma i vantaggi non finiscono qui; ecco cosa puoi aspettarti dall’utilizzo di questo software:

1) Risparmio sulle commissioni delle OTA

Le prenotazioni dirette ti garantiscono un margine di guadagno più elevato perché privo dei costi applicati da portali come le OTA. Il booking engine ti aiuta a dipendere meno da loro, ma anche a sfruttare il cosiddetto “effetto vetrina” delle agenzie di viaggio online (gli ospiti trovano la tua struttura sulle OTA e poi prenotano sul tuo sito diretto);

2) Risparmio di tempo, sia per le strutture che per i viaggiatori

Le prenotazioni dirette tramite booking engine sono infatti più rapide di quelle via email o modulo di prenotazione, perché il tutto avviene nell’arco di pochi minuti, dalla scelta delle date al pagamento, dalla ricerca di info utili alla conferma della prenotazione. Il processo diventa poi ancora più efficiente se al booking engine si collega un channel manager;

3) Accesso a un maggior numero di dati sulle prenotazioni

Il booking engine ti consente di raccogliere più informazioni sugli ospiti rispetto ad altri canali di prenotazione (ad es. nome, email, genere, data di nascita, preferenze alimentari, scopo del soggiorno ecc.). I codici di monitoraggio delle conversioni (Google Tag Manager) ti permettono inoltre di avere una panoramica su una serie di eventi come l’aggiunta di una camera al carrello e l‘avvio del pagamento;

4) Possibilità di fare upselling

Uno dei vantaggi più allettanti del booking engine è quello di vendere i prodotti e servizi extra della struttura durante il processo di prenotazione (ad esempio il noleggio bici, l’ingresso alla spa o un transfer). In una parola, fare upselling in modo facile e veloce, generando un revenue maggiore.

5) Promozioni e pacchetti speciali

A differenza delle OTA, con il booking engine non ci sono vincoli su ciò che puoi vendere: pacchetti a tema, offerte last-minute e sconti per soggiorni prolungati sono solo alcuni esempi di quello che puoi proporre ai tuoi ospiti;

6) Possibilità di fidelizzare gli ospiti

Gli ospiti che prenotano direttamente sul sito web dell’hotel hanno una maggiore probabilità di soggiornarvi nuovamente rispetto a chi prenota tramite OTA. Oltre a una maggiore personalizzazione dell’esperienza, il booking engine software permette ad esempio di inserire codici sconto dedicati proprio a chi ha già soggiornato in struttura, stimolandoli a tornare;

7) Possibilità di mostrare i tuoi prezzi sui metasearch

Le tue tariffe dirette – impostate sul booking engine – verranno mostrate anche sui metamotori di ricerca del settore, come Trivago e TripAdvisor, ma anche su Google, potenziando la visibilità della tua struttura e aumentando la probabilità di ricevere prenotazioni dirette;

8) Aumento del tasso di conversione sul sito web

Il risparmio di tempo rispetto al modulo di prenotazione, la creazione di un’esperienza personalizzata, la possibilità di scegliere pacchetti ed add-on non reperibili altrove: per questi ed altri motivi, il booking engine ti consente di incrementare il tasso di conversione del tuo canale diretto.

Le caratteristiche che non possono mancare in un booking engine

Ora che abbiamo analizzato i suoi vantaggi, scopriamo quali sono gli elementi più importanti da ricercare in un booking engine per hotel.

Integrazione con altri software

L’unione fa la forza. Se di per sé il booking engine è molto utile, utilizzarlo in combinazione con altri software lo rende ancora più efficiente. Ci riferiamo in particolare al software gestionale, o PMS, e al channel manager: se la tua struttura li usa già, è fondamentale che il booking engine si possa collegare con loro senza problemi.

Facilità d’uso

La prenotazione di una camera dovrebbe essere sempre rapida, sicura e senza stress. Ecco perché è importante scegliere un booking engine veloce e intuitivo, che non ostacoli il processo di prenotazione ma anzi lo renda più facile possibile. Prima di acquistarlo è sempre una buona idea testarlo dal punto di vista dell’utente.

Responsive

Le prenotazioni tramite smartphone si stanno diffondendo sempre di più, ecco perché il booking engine deve potersi adattare perfettamente ai diversi tipi di dispositivi utilizzati dagli ospiti come il cellulare, il tablet e il laptop.

Personalizzazione

Un’altra caratteristica da non trascurare nella scelta di un booking engine è la possibilità di personalizzarlo con i colori e il logo del tuo brand. Così facendo eviterai quell’effetto straniante che talvolta si ha quando la pagina del booking engine non ha niente a che fare con il resto del sito;

Sicurezza

Non da ultimo, tutte le transazioni che avvengono tramite booking engine devono essere sicure al 100%. A tal fine è bene utilizzare un gateway di pagamento che rispetta standard di sicurezza elevati, come l’autenticazione a due fattori 3D secure. La funzionalità dedicata ai pagamenti di RoomRaccoon, integrata nel gestionale, ne è un esempio.

I 5 miglior booking engine per hotel in Italia nel 2025

Abbiamo analizzato i pro e i contro di 5 software disponibili sul mercato per aiutarti a scegliere il miglior booking engine per la tua struttura. Ecco cosa abbiamo scoperto:

1. RoomRaccoon

RoomRaccoon è un gestionale alberghiero pensato per gli hotel indipendenti, i B&B e gli ostelli che comprende un property management system (PMS) con invio automatico delle schedine Alloggiati e dati ISTAT oltre alla fatturazione elettronica illimitata, un channel manager, un software pagamenti integrato e un booking engine senza commissioni. Il booking engine può essere facilmente collegato al sito web del tuo hotel, oppure puoi crearlo tu scegliendo tra i vari template a disposizione.

RoomRaccoon offre vari piani tariffari, add-on, un tool per confrontare i prezzi delle OTA, la possibilità di gestire più strutture, tariffe dinamici e codici promozionali per aumentare il revenue, oltre alla possibilità di gestire i pagamenti in tempo reale per facilitare le prenotazioni.

2. Amenitiz

Amenitiz offre un booking engine software integrato con vari funzionalità che facilitano le prenotazioni dirette. Il software non è però ancora molto diffuso in Italia, e di conseguenza potrebbe mancare una sezione dedicata ai report sulla conformità normativa e fiscale, il che rende più complesso il suo utilizzo da parte degli albergatori italiani.

3. Beddy

Anche Beddy comprende un booking engine integrato con strumenti che stimolano le prenotazioni dirette. Tuttavia, il suo PMS offre meno funzionalità avanzate per l’housekeeping, la gestione delle tariffe e l’ottimizzazione del revenue.

4. Slope

Il booking engine di Slope è integrato e dispone di strumenti finalizzati ad aumentare le prenotazioni dirette; se però gestisci un ostello, non ti consente di personalizzare i nomi dei tuoi alloggi.

5. Smoobu

Smoobu è un software gestionale dedicato alle case vacanza e agli affitti brevi, progettato per semplificare il lavoro degli host. Definito essenziale, il design del suo calendario potrebbe essere un ostacolo per la gestione delle prenotazioni.

FAQ

1. Quale booking engine scegliere per la mia struttura?

Se desideri acquistare un booking engine, il nostro consiglio è anzitutto quello di prestare attenzione alle caratteristiche che abbiamo elencato prima: la semplicità d’uso, la sicurezza, la possibilità di personalizzarlo e infine l’adattabilità a vari dispositivi. Se tutti questi requisiti sono soddisfatti, un ulteriore elemento da considerare è l’integrazione con altri software: problema che puoi eliminare alla radice semplicemente optando per un gestionale tutto-in-uno come RoomRaccoon, che comprende PMS, booking engine e channel manager.

2. Quanto costa il booking engine?

Sul mercato esistono vari tipi di soluzioni, da chi propone booking engine gratis a chi vende il software singolo, fino alle soluzioni più complete all-in-one. Inutile dire che, se gratuito, il booking engine sarà estremamente limitato e non riuscirà sicuramente a soddisfare le esigenze della tua struttura. Tra la versione singola e i software tutti in uno, invece, qual è la scelta più conveniente?

Le soluzioni all-in-one sono generalmente più vantaggiose, non solo in termini economici: il vantaggio di usare un software fornito da un unico provider invece che 3 software singoli ti permette di velocizzarne l’apprendimento e di avere un unico punto di riferimento (commerciale e tecnico) a tua disposizione. Per avere un’idea dei costi, dai un’occhiata alla nostra pagina dei prezzi.

3. Con quali altri software posso usare il booking engine?

Come abbiamo visto, uno dei software più importanti da abbinare al booking engine è il channel manager. L’accoppiata booking engine e channel manager è vincente, perché se l’uno permette di ricevere prenotazioni, l’altro si occupa di aggiornare immediatamente la disponibilità su tutti i canali di vendita.

Importante è anche il PMS, il software che gestisce le operazioni back e front-end della struttura e che per questo rappresenta un’integrazione imprescindibile con il booking engine. C’è poi anche Google Hotel Ads, ovvero le campagne pubblicitarie di Google per gli alberghi. Tramite GHA puoi mostrare le tue tariffe dirette su Google e permettere agli ospiti di prenotare direttamente sul tuo booking engine.