Cos’è un booking engine?

Il booking engine è un tipo di software che puoi utilizzare sul sito web e sulle pagine social del tuo hotel. Il suo compito principale? Gestire le prenotazioni dirette online senza il problema delle commissioni. Questo strumento ti permette di perfezionare la tua strategia di vendita, costruire un rapporto più solido con gli ospiti e aumentare il revenue.

Se da un lato le OTA ti consentono di mostrare il tuo hotel a un pubblico più vasto, il rovescio della medaglia è che applicano commissioni salate. Ecco allora che il booking engine hotel interviene per aiutare gli albergatori a trovare il giusto equilibrio nella loro strategia di distribuzione, evitando che le OTA prendano il sopravvento ed erodano i loro guadagni.

In questo articolo troverai una guida completa ai booking engine per hotel, alle loro caratteristiche, ai vantaggi meno noti che offrono e al modo in cui puoi sfruttarli. Andiamo dunque subito a scoprire il booking engine, cos’è e come funziona!

Perché il booking engine è importante per il tuo hotel?

Il booking engine hotel è senza dubbio lo strumento più importante che puoi avere sul sito web del tuo hotel, perché permette agli ospiti di prenotare le camere direttamente online in modo comodo e sicuro. Senza un booking engine potresti inconsapevolmente allontanare quell’ampia fetta di ospiti abituati a consultare tariffe e disponibilità in maniera istantanea su canali di prenotazione terzi come le OTA.

Ecco i motivi per cui gli ospiti preferiscono utilizzare un booking engine online:

• La comodità del self-service: i viaggiatori possono controllare la disponibilità delle camere e le tariffe nella lingua e nella valuta che preferiscono senza dover telefonare a nessuno.
• Si fidano delle prenotazioni online: gli ospiti apprezzano la sicurezza e la tranquillità offerte dai pagamenti online sicuri e dalla conferma immediata della prenotazione. Tutti i dati degli ospiti vengono memorizzati in modo sicuro e accessibile in un unico luogo.
• Sconti per le prenotazioni dirette e gli extra: gli ospiti spesso cercano un codice sconto o un’offerta speciale sul sito web della struttura. Dal canto loro, molti hotel offrono pacchetti e servizi esclusivi sul proprio sito web, non reperibili altrove.
• Prenotazione più veloce: gli ospiti sono in grado di completare la loro prenotazione in 5 semplici passi, e tu eviti potenziali errori di prenotazione derivanti da scambi di e-mail e telefonate.
• Comunicazione diretta: nel mondo post-pandemia, gli ospiti scelgono sempre più spesso di comunicare direttamente con gli hotel invece di affidarsi agli intermediari.

Come funziona il booking engine hotel?

Affinché un booking engine online funzioni occorre integrare lo script dell’applicazione nel sito web dell’hotel ed elaborare così in maniera sicura le prenotazioni effettuate attraverso il sito. I dati delle prenotazioni e degli ospiti vengono poi trasferiti al PMS e mostrati nel calendario delle prenotazioni, dove puoi recuperarli in qualsiasi momento.

I fornitori di booking engine sono molteplici, e ogni booking engine è diverso dall’altro quanto a funzionalità ed aspetto. Difficile dunque darne una definizione univoca. Tuttavia, se dovessimo rispondere alla domanda “Il booking engine, cos’è?”, diremmo che la struttura tipica di tale strumento prevede una pagina in cui i potenziali ospiti inseriscono le date del loro soggiorno,

e in risposta il software mostra le varie opzioni di alloggio disponibili. Una volta effettuata la scelta gli ospiti vengono reindirizzati alla pagina di pagamento o di conferma per completare la prenotazione.

Se però il processo è troppo lungo e richiede troppi passaggi da parte dell’ospite, la prenotazione verrà probabilmente abbandonata. Il processo di prenotazione diretta di RoomRaccoon è semplice, rapido e sicuro, e permette di concludere la prenotazione in 5 semplici passaggi.

Processo di prenotazione diretta in 5 step con il booking engine per hotel di RoomRaccoon

Step 1: l’ospite seleziona le date del suo soggiorno e indica il numero di persone che lo accompagnano, bambini compresi (di cui può specificare anche l’età). Se dispone di un codice sconto fornito dall’hotel, l’ospite può riscattarlo in questa fase della prenotazione.

Step 2: l’ospite visualizza le tariffe delle camere e i pacchetti disponibili in base ai dati forniti e sceglie quello più adatto alle sue esigenze.

Step 3:l’’ospite può anche scegliere di aggiungere servizi extra come una bottiglia di vino o un bouquet di fiori per personalizzare il suo soggiorno.

Step 4: Dopo aver selezionato “prenota ora”, l’ospite viene indirizzato a una pagina di pagamento sicura per completare la procedura di pagamento. Se l’ospite ha soggiornato da te in precedenza, il sistema lo riconoscerà e ti farà risparmiare tempo inserendo automaticamente i suoi dati. Il sistema applicherà anche eventuali tariffe negoziate.

Step 5: l’ospite riceve un’e-mail di conferma della prenotazione con i dati sul suo prossimo soggiorno.

I vantaggi del booking engine hotel

“Preferisco usare le OTA per vendere, distribuire e gestire le mie prenotazioni perché è più semplice per me.” – Albergatore

Le OTA sono comode perché gestiscono le relazioni con i clienti, le prenotazioni e i pagamenti per conto degli hotel. Tuttavia, il loro principale svantaggio è rappresentato dalle pesanti – circa il 18% – che gli alberghi sono tenuti a pagare per ogni prenotazione ricevuta. Ecco perché trovare un equilibrio strategico tra le OTA e le prenotazioni dirette può rivelarsi il sistema più vantaggioso dal punto di vista economico per gli hotel. Dare priorità alle prenotazioni dirette non solo riduce i costi di commissione,

ma porta con sé anche ulteriori vantaggi quali:

1. Migliora la guest experience e stimola la fedeltà degli ospiti:

Gli ospiti che prenotano il proprio soggiorno direttamente sul sito web dell’hotel hanno una maggiore probabilità di soggiornarvi nuovamente rispetto a chi prenota tramite OTA. Questo perché gli ospiti vivono un’esperienza personalizzata, trasparente e sempre connessa, fin dall’inizio, invece di seguire il processo di prenotazione impersonale delle OTA. Il booking engine svolge un ruolo cruciale nelle fasi iniziali del guest journey, e le interazioni positive sperimentate durante il processo di prenotazione diretta contribuiscono ad aumentare la fedeltà dei clienti.

2. Effetto vetrina delle OTA:

Le OTA sono potenti strumenti di marketing in grado di incrementare le tue prenotazioni dirette. Come? I viaggiatori più tecnologici che trovano un’opzione interessante su una OTA solitamente visitano anche il sito web della struttura in cerca di un’offerta migliore o di maggiori informazioni. Se la tua struttura è dotata di un booking engine che offre tariffe dirette competitive, potrai ricevere anche tu prenotazioni senza commissioni!

3. Accesso a un maggior numero di dati:

Avrai accesso a un maggior numero di dati relativi alle tue prenotazioni, che ti consentiranno di prendere decisioni in modo più consapevole. Puoi anche scegliere il tipo di dati da raccogliere, come il nome, l’indirizzo email, il genere, l’orario di arrivo, la data di nascita, le preferenze alimentari, elo scopo del soggiorno(leisure/aziendale/business).

Inoltre i digital marketer possono utilizzare i codici di monitoraggio delle conversioni (Google Tag Manager) per monitorare con precisione una serie di eventi, ad esempio quando un ospitee aggiunge una camera o un add-on al carrello, avvia il pagamento o completa una prenotazione.

4. Flessibilità sui tipi di promozioni e pacchetti offerti

A differenza delle OTA, non ci sono vincoli su ciò che puoi vendere e promuovere. Il tuo booking engine ti permette di offrire pacchetti unici, offerte last-minute e sconti per soggiorni prolungati: così facendo potrai far emergere la tua struttura dalla massa. In più i servizi della tua struttura saranno sempre in bella vista e gli ospiti potranno aggiugerli al momento della prenotazione per migliorare il loro soggiorno!

5. Semplifica le procedure amministrative e offre risposte immediate

In un mondo in cui tutti cercano risposte immediate, i viaggiatori di oggi sono meno propensi a compilare i moduli di richiesta online. Preferiscono di gran lunga verificare rapidamente la disponibilità e le tariffe utilizzando il tuo sistema di prenotazione online.. Allo stesso tempo, il tuo personale risparmia tempo da dedicare alle richieste via e-mail e alle prenotazioni via telefono. In questo modo, inoltre, l’accesso alle informazioni sullo stato di occupazione è disponibile per tutti, e l’efficienza della struttura risulta così migliorata.

Le 9 caratteristiche principali di un booking engine per hotel efficiente

Al giorno d’oggi quasi tutti gli hotel hanno un sito web dotato di booking engine che permette agli ospiti di prenotare il proprio soggiorno in autonomia. Ma non tutti i booking engine hotel sono uguali. In parallelo, il settore dell’ospitalità continua a evolversi, gli ospiti diventano sempre più tecnologici e la concorrenza si fa sempre più agguerrita.

Per questo motivo è necessario scegliere un booking engine che non gestisca soltanto le prenotazioni, ma che sia anche dotato di strumenti che permettano di trasformare i visitatori in veri e propri ospiti paganti.

Qui di seguito esaminiamo alcune delle caratteristiche più apprezzate del booking engine per hotel di RoomRaccoon.

1. Widget di comparazione prezzi

I viaggiatori di oggi spesso utilizzano le OTA per la ricerca iniziale, per poi passare al sito web dell’hotel per cercare tariffe migliori. Con un widget di comparazione prezzi come Raccoon Price Checkerfarai risparmiare tempo ai tuoi ospiti mostrando le tue tariffe sia sulle OTA che sul tuo sito. In tal modo gli ospiti si renderanno conto che conviene prenotare direttamente e tu eviterai di pagare pesanti commissioni.

2. Generatore di codici sconto

Il tuo booking engine dovrebbe essere in grado di generare codici sconto personalizzati da riscattare attraverso il booking engine stesso, offrendoti così varie opportunità promozionali per attrarre e fidelizzare i tuoi ospiti. La modalità più diffusa tra i nostri clienti è quella di offrire uno sconto per la prenotazione diretta sul loro sito web attraverso un banner pop-up.

Suggerimento: un modo per invogliare gli ospiti a ritornare da te è quello di inviare un’e-mail con un codice sconto a chi ha già soggiornato nella tua struttura, da sfruttare per la prenotazione diretta. Potrai renderlo ancora più speciale inviandolo in occasione del loro compleanno o di altri eventi particolari.

3. Menù a tendina per i gruppi di hotel

Gestisci un gruppo di hotel?? Invece di avere un singolo booking engine per ogni struttura, con un booking engine multi-property i tuoi ospiti possono selezionare la struttura che preferiscono direttamente dal menù a tendina, visualizzarne la disponibilità e prenotare di conseguenza. Così facendo potrai godere dei vantaggi di una gestione centralizzata e aumentare l’occupazione del tuo gruppo.

4. Add-on e upselling

Gli ospiti di oggi cercano qualcosa di più di un semplice luogo in cui dormire: vogliono vivere un’esperienza, e sono disposti a spendere di più per avere servizi extra che migliorino la qualità del loro soggiorno. Da albergatori è fondamentale sfruttare questa opportunità utilizzando un booking engine per hotel che permetta agli ospiti di prenotare servizi aggiuntivi. In questo modo il tuo revenue totale per camera disponibile (RevPAR) aumenterà.

5. Room Allotment

Se il tuo hotel ospita grandi eventi come cerimonie e matrimoni, conoscerai bene le difficoltà di collaborare con un’agenzia viaggi all’assegnazione delle camere. Una delle caratteristiche più utili del booking engine hotel di RoomRaccoon è proprio il room allotment, che ti permette di assegnare le camere a un gruppo specifico di ospiti e inviare un link personalizzato ai wedding planner o agli agenti di viaggio che rimandi al booking engine.

Il booking engine personalizzato mostrerà le prenotazioni e permetterà di prenotare esclusivamente le camere scelte per quell’evento specifico. Nel caso di un matrimonio, gli ospiti possono prenotare le proprie camere e selezionare i servizi extra desiderati in completa autonomia, senza stress!

6. White label

Dovresti avere la possibilità di personalizzare il booking engine in base allo stile del tuo brand. Grazie al white labeling, il tuo brand rimarrà sempre in primo piano durante l’intero processo di prenotazione. Dall’URL ai documenti di conferma, tutto ruoterà intorno alla tua struttura, aiutandoti a rafforzarne l’identità.

7. Yield management

Le tariffe stagionali sono importanti per gli hotel, ma la domanda può fluttuare anche al di fuori dell’alta stagione, soprattutto in occasione di grandi eventi. Un esempio su tutti: i tassi di occupazione degli hotel sono saliti al 90% durante il tour Eras di Taylor Swift.. Ciò evidenzia l’importanza di monitorare la domanda e di regolare di conseguenza le tariffe delle camere per massimizzare il revenue e i tassi di occupazione. Un booking engine dotato di uno strumento di pricing come lo Yield Manager può fare una grande differenza per i profitti del tuo hotel.

Scopri di più sullo yield management nel settore alberghiero.

8. Proposta di preventivo

Hai mai ricevuto una richiesta di prenotazione speciale da parte di un tuo ospite? Grazie alle proposte di preventivo di RoomRaccoon. puoi gestirle in maniera totalmente automatica: questo strumento straordinario ti aiuterà a gestire in modo più efficiente le richieste ricevute via e-mail e le telefonate.

Tale funzionalità ti permette infatti di inviare via mail un preventivo e un link per il pagamento con una data di scadenza prefissata. Quando l’ospite effettua il pagamento, la prenotazione viene confermata automaticamente nel calendario di RoomRaccoon. Nessun follow-up. Nessuna seccatura!

9. Template per il sito web

Hai bisogno di un sito web in cui inserire il tuo booking engine? Ti consigliamo di scegliere un’azienda che offra template facili da personalizzare!Con RoomRaccoon avrai la possibilità di scegliere tra il pacchetto standard o premium, e creare uno splendido sito web che trasformi i visitatori in ospiti paganti. Potrai inoltre personalizzare la pagina del booking engine con i colori e il logo del tuo brand per maggiore coerenza con il tuo sito.

10 domande da porsi quando si sceglie un booking engine per hotel

Stai cercando un booking engine hotel? Preparati a dovere! Ecco le domande più importanti che dovresti porre ai fornitori per capire meglio il funzionamento dei vari software e assicurarti di fare l’investimento giusto.

1. Come gestisco tariffe e disponibilità?

Per essere efficace, un booking engine hotel dovrebbe collegarsi in maniera istantanea a un PMS.. Il gestionale ti permette di memorizzare le tue tariffe e disponibilità e trasmette in tempo reale le informazioni essenziali. Grazie a questa connessione a due vie, puoi aggiungere e modificare facilmente elementi quali le tariffe e i servizi extra, e fornire così ai clienti informazioni sempre accurate e aggiornate.

Inoltre, collegando il booking engine a un channel manager puoi sincronizzare tutti i tuoi canali di vendita e accedere a report sulle prestazioni che consentono di confrontare le prenotazioni dirette con quelle ricevute da siti terzi.

2. È veloce e facile da usare?

Il processo di prenotazione di una camera dovrebbe essere rapido, sicuro e senza stress.

I potenziali ospiti devono poter impostare le date di arrivo, di partenza e il numero di ospiti per poter visualizzare gli alloggi corrispondenti alla loro ricerca. Cosa succede sela tua struttura fa il tutto esaurito su alcune date? Il booking engine hotel di RoomRaccoon suggerisce automaticamente le date alternative più vicine così da offrire un’alternativa. Se gestisci più strutture, il nostro menù a tendina multi-property è lo strumento ideale per aumentare l’occupazione dell’intero gruppo.

Da sapere: è sempre utile testare il processo di prenotazione dal punto di vista di un potenziale ospite.

3. È responsive?

Le prenotazioni tramite smartphone si stanno diffondendo sempre di più.

Di conseguenza, un booking engine deve potersi adattare ai diversi tipi di dispositivi utilizzati dagli ospiti, così da garantire un’esperienza di prenotazione fluida sia da cellulare o tablet che da desktop. Il testo e le immagini devono essere chiari e facilmente cliccabili.

Da sapere: Google privilegia i siti ottimizzati sia per desktop che per smartphone, e invia più traffico a quelli che offrono una migliore esperienza d’uso per gli utenti che navigano da cellulare.

4. Come posso soddisfare le esigenze dei viaggiatori internazionali?

A nessuno piace dover convertire la valuta durante il processo di prenotazione online. I viaggiatori internazionali rappresentano un mercato molto redditizio, poiché tendono a soggiornare più a lungo e ad acquistare più facilmente upgrade e servizi extra.

Per soddisfare questa tipologia di ospiti è importante che il booking engine da te scelto sia multilingue e in grado di gestire senza problemi diverse valute.

5. Posso applicare più piani tariffari e vendere servizi aggiuntivi?

Le OTA di solito applicano piani tariffari fissi. Il vantaggio di avere un booking engine proprio è la possibilità di personalizzare i piani tariffari e i pacchetti, il che ti permette di raggiungere i tuoi obiettivi commerciali e soddisfare i tuoi ospiti.

Grazie a questa possibilità potrai offrire tariffe diverse per la stessa camera, adattadole ai tuoi pacchetti e servizi extra: potrai applicare ad esempio una tariffa con colazione o room only, rimborsabile o non rimborsabile. Il booking engine per hotel di RoomRaccoon fa un ulteriore passo avanti, consentendo ai tuoi ospiti di personalizzare il loro soggiorno con una serie di servizi aggiuntivi che possono prenotare in autonomia insieme all’alloggio. Molto comodo!

6. Posso gestire i pagamenti online in modo sicuro?

Gestire in autonomia la propria esperienza di prenotazione significa avere pieno controllo sui pagamenti e sulle condizioni di prenotazione. La possibilità di ricevere un pagamento totale o parziale durante la prenotazione contribuisce a prevenire le cancellazioni dell’ultimo minuto e i no-show, garantendoti una maggiore tranquillità. RoomRaccoon offre inoltre agli ospiti la comodità di pagare durante il check-in online, consentendo loro di completare la registrazione e saldare il conto pochi giorni prima dell’arrivo.

Nel settore dell’ospitalità è essenziale privilegiare pagamenti online sicuri e affidabili. A tal fine è consigliabile utilizzare un gateway di pagamento che soddisfi standard di sicurezza elevati, come l’autenticazione a due fattori 3D secure. Il gateway di pagamento integrato di RoomRaccoon, RaccoonPaygarantisce lo scambio sicuro dei dati di pagamento tra hotel e clienti e raccoglie tutti i dati finanziari in un unico luogo, rendendo più facile la registrazione e il monitoraggio delle transazioni.

7. Pagherò una commissione per le prenotazioni dirette?

Il bello di poter gestire la tua esperienza di prenotazione in autonomia è che non ti fa perdere nemmeno un euro di revenue. Tuttavia, non tutti i fornitori di booking engine offrono questo vantaggio. È fondamentale allora chiedere in anticipo se applicano commissioni sulle prenotazioni ogni volta che cerchi un nuovo software.

RoomRaccoon ha gestito oltre un milione di prenotazioni dirette senza applicare alcuna commissione!

8. Il mio booking engine si può collegare a Google?

Se il tuo obiettivo è incrementare le prenotazioni dirette, allora dovresti sicuramente inserire Google Hotel Ads (GHA) nella tua strategia di distribuzione. Il programma Pay-Per-Stay è stato lanciato nel 2020 in un momento piuttosto vantaggioso, quando le cancellazioni erano ai massimi storici a causa della pandemia.

Invece di pagare per ogni clic o transazione, gli hotel potevano finalmente pagare a Google una commissione soltanto a soggiorno concluso. Agli albergatori piace molto questo modello senza rischi, che porta con sé una buona fetta di revenue diretto.

A differenza delle OTA, GHA invia gli ospiti direttamente al booking engine del tuo hotel, lasciando l’esperienza di prenotazione completamente nelle tue mani. RoomRaccoon è un partner certificato di Google, il che significa che puoi attivare i tuoi annunci immediatamente, senza problemi di configurazione.

9. Come posso tracciare le mie campagne di marketing online?

Hai lanciato una campagna pubblicitaria su Google o Meta? In tal caso è fondamentale che il tuo booking engine hotel ti permetta di utilizzare i codici di monitoraggio delle conversioni su queste piattaforme. Il tuo team marketing potrà così valutare l’efficacia del tuo booking engine nel convertire i visitatori del sito in prenotazioni.

Con il booking engine di RoomRaccoon puoi utilizzare il Google Tag Manager (GTM) per registrare e inviare eventi specifici a GA4.

Per saperne di più sul tipo di eventi che puoi tracciare clicca qui.

10. Posso provare gratuitamente il booking engine?

Prima di prendere una decisione ti consigliamo caldamente di approfittare del periodo di prova: potrai testare diverse configurazioni tariffarie, verificare la possibilità di personalizzare il software e valutarne l’aspetto dal punto di vista degli ospiti. Un’esperienza che ti aiuterà a prendere decisioni più consapevoli e a sentirti più sicuro/a della tua scelta.

RoomRaccoon ti offre una prova gratuita senza vincoli per 30 giorni.. Provalo oggi stesso!

Altri strumenti utili da utilizzare con il booking engine per hotel

Un booking engine valido deve potersi collegare ad altri software. È fondamentale infatti che il booking engine si interfacci con gli altri sistemi utilizzati dall’hotel per garantire la precisione e l’efficienza delle operazioni di back-end della struttura.

La soluzione più comoda per gli hotel di piccole dimensioni indipendenti è un software gestionale per albergo all-in-one, dotato degli strumenti fondamentali per gestire efficacemente la tua attività come il booking engine, il PMS, il channel manager e la connessione a Google Hotel.

1. Property Management System (PMS)

Il PMS è quel software che gestisce le operazioni back e front-end della struttura e per questo rappresenta un’integrazione imprescindibile con qualsiasi booking engine. Grazie a strumenti quali la Configurazione della struttura, Prenotazioni, Ospiti, Documenti, Report, Contabilità, Housekeeping e Pagamenti, il PMS di RoomRaccoon è in grado di offrirti un’esperienza di gestione della struttura completa.

2. Channel Manager

Il channel manager: è uno strumento molto importante che consente agli hotel di vendere contemporaneamente su più canali e garantisce l’aggiornamento costante della disponibilità, a prescindere dalla provenienza della prenotazione: il tuo sito web o una OTA come Booking.com. Questo ti farà risparmiare tempo e fatica ed evitare il rischio di overbooking.

Nel 2023 RoomRaccoon ha ottenuto il riconoscimento di miglior channel manager al mondo ai World Travel Tech Awards.

3. Google Hotel Ads

Un altro strumento importante da utilizzare insieme al booking engine è Google. Le campagne pubblicitarie di Google per gli alberghi non mostrano solo le tue tariffe dirette, ma offrono anche la possibilità di prenotare senza soluzione di continuità, indirizzando i potenziali ospiti direttamente al tuo booking engine. Puoi utilizzarlo per competere con le principali OTA e ottenere un maggior numero di prenotazioni dirette. Tieni però presente che Google lavora solo con booking engine certificati come RoomRaccoon.

Consulta la nostra guida completa per saperne di più su Google Ads per hotel.

Come installare il booking engine sul sito web dell’hotel

Una volta scelto il fornitore, dovresti poter installare il booking engine sul tuo sito web in pochi semplici passi.

La maggior parte dei booking engine online può essere integrato nel tuo sito web senza problemi. Ma se non hai ancora creato il tuo sito, non preoccuparti: alcune aziende come RoomRaccoon forniscono anche un website builder per realizzarlo in pochi semplici passi.

Usa il booking engine di RoomRaccoon per aumentare le prenotazioni dirette e soddisfare gli ospiti

Il booking engine hotel di RoomRaccoon non si limita a gestire le prenotazioni dirette sul tuo sito web, ma è dotato anche di strumenti che favoriscono tassi di conversione e importi di prenotazione più elevati.

Strutturato, semplice e completamente ottimizzato, il booking engine di RoomRaccoon ti aiuterà a incrementare rapidamente le prenotazioni dirette e a far crescere il revenue del tuo hotel.

• Aumenta il revenue diretto: ricevi prenotazioni dirette senza commissioni sul tuo sito web, sulle pagine social e sui metasearch come Google.
• Migliora l’esperienza degli ospiti: crea un’esperienza di prenotazione semplice e comoda, offri soggiorni personalizzati e ottimizza il tuo sito per tutti i dispositivi.
• Controllo e semplicità: gestisci prenotazioni, pagamenti e analisi senza alcuno sforzo.

Provalo subito prenotando una demo gratuita oggi stesso!