Cos’è un PMS? La guida definitiva all’uso del gestionale per hotel

Utilizzato anche nelle industrie manifatturiere, il PMS è un software progettato per gestire le strutture ricettive che offre un sistema centralizzato in grado di organizzare, programmare ed eseguire le attività e le transazioni quotidiane delle strutture.

Questo tipo di software è costruito su misura per soddisfare le esigenze specifiche del settore alberghiero e aumentare l’efficienza delle operazioni quotidiane. Grazie ai registri informatici, i PMS hanno aumentato in modo significativo la facilità di aggiornamento e consultazione da più computer e dispositivi diversi.

Scegliere il PMS perfetto per il tuo hotel di piccole dimensioni è fondamentale per raggiungere un livello di efficienza più elevato, una maggiore soddisfazione degli ospiti e il successo della tua attività. Prova a immaginare un PMS come il cuore pulsante della tua struttura, che memorizza tutti i dati degli ospiti e gestisce i check-in e check-out. In questa guida scopriremo i principi base di questa tecnologia, ti mostreremo come può essere utile alla tua struttura e approfondiremo i suoi aspetti più complessi come le funzionalità e i servizi extra.

Perché dovrei avere bisogno di un PMS?

Sappiamo bene che non sempre il budget consente di investire in un PMS hotel. Se da un lato la gestione delle prenotazioni su un foglio Excel può sembrare una soluzione economica, dall’altro può risultare in realtà più costosa a causa della perdita di tempo e opportunità che porta con sé.

Ecco sei segnali che indicano che è arrivato il momento di investire in un PMS:

Scarsa conoscenza delle performance dell’hotel

Una scarsa conoscenza delle prestazioni del tuo hotel può portare a difficoltà nel comprendere i vari parametri, identificare le eventuali aree di miglioramento e prendere decisioni strategiche. Avere a disposizione dati accurati e puntuali su tassi di occupazione, revenue, soddisfazione degli ospiti ed efficienza è dunque fondamentale per impostare una strategia efficace e raggiungere i risultati sperati.

Difficoltà a mantenere competitive le proprie tariffe

Talvolta gli albergatori possono avere difficoltà a mantenere competitivi i loro prezzi per motivi legati al mercato e a strategie di prezzo inefficaci, il che può portare a un calo nei guadagni e a problemi nell’attirare nuovi ospiti, soprattutto quelli più attenti al prezzo. Se ti trovi in una situazione simile, ti consigliamo di impostare le tue strategie tariffarie basandoti su ricerche di mercato e utilizzando modelli tariffari dinamici che tengano conto della domanda, della stagionalità e delle tariffe dei competitor. Con il nostro strumento di analisi della concorrenza, RaccoonRev, potrai sviluppare una strategia di prezzo competitiva.

Check-in e check-out manuali

Se la procedura dl check-in e check-out non è automatica, lo staff dovrà occuparsi manualmente di operazioni quali la registrazione degli ospiti, la consegna delle chiavi e la gestione dei pagamenti, il che può richiedere molto tempo e generare un maggiore lavoro cartaceo. Grazie a un PMS che comprende la funzione di check-in e check-out automatici, invece, i tempi di attesa si riducono e il personale ha più tempo a disposizione per fornire un servizio personalizzato. In poche parole, l’automazione ti aiuta a lavorare in modo più efficiente e a modernizzare la gestione della struttura.

Prenotazioni bloccate

Hai paura di perdere le chiamate di potenziali ospiti ogni volta che ti allontani dalla tua scrivania? Sebbene il booking engine rappresenti la soluzione primaria a questo problema, un PMS che ti permette di inviare preventivi ti offre un ulteriore vantaggio in merito. Un processo di prenotazione automatizzato non solo ti consente di accettare le prenotazioni online senza problemi, ma ti libera anche dalla sensazione di essere “incatenato” alla tua scrivania. In più sarai in linea con le preferenze dei viaggiatori moderni, che quando prenotano cercano soluzioni rapide e convenienti. Migliora l’esperienza degli ospiti e l’efficienza operativa del tuo hotel con un PMS che offre un processo di prenotazione rapido e senza problemi in 5 fasi.

La comunicazione con gli ospiti porta via un sacco di tempo

Stanco/a di non avere accesso allo storico dati degli ospiti per stendere le tue comunicazioni e le tue offerte personalizzate? Il PMS di RoomRaccoon ti permette di salvare i profili completi degli ospiti, con le loro preferenze e le tariffe prenotate. Grazie a queste informazioni puoi impostare e-mail automatiche in ogni fase del guest journey, dalla prenotazione al post-stay. In tal modo potrai offrire agli ospiti un’esperienza unica e personalizzata, che contribuirà ad aumentare la loro fedeltà al tuo brand. Adattando ogni soggiorno alle loro preferenze individuali, i tuoi ospiti si sentiranno apprezzati fin dal loro arrivo. Nota bene: i viaggiatori moderni si aspettano di ricevere e-mail di conferma automatiche, aggiornamenti via SMS e notifiche su qualsiasi novità durante il soggiorno.

Frammentazione delle attività

Gli hotel che utilizzano diversi strumenti di lavoro e operano in maniera decentrata possono avere difficoltà nella gestione, nella comunicazione e nelle attività quotidiane della propria struttura. Il PMS hotel di RoomRaccoon può aiutarti a centralizzare le attività e a migliorare la comunicazione, riducendo al minimo gli errori. Impostare una comunicazione chiara, formare il personale e disporre di procedure standard contribuisce infatti a organizzare il lavoro in maniera più efficace. Ecco perché hai bisogno di un software all-in-one che semplifichi le operazioni quotidiane e ti fornisca tutti gli strumenti di pricing e upselling di cui hai bisogno per aumentare il tuo revenue.

Cos’è un PMS hotel tutto-in-uno?

Un PMS hotel all-in-one comprende in genere vari strumenti che permettono di gestire tutte le attività dell’hotel, tra cui:

• Il booking engine: è un software che consente di prenotare online attraverso canali diretti come il sito web dell’hotel, le pagine social e i metasearch. Il trend delle prenotazioni online è in crescita, perciò il booking engine è diventato essenziale anche per i piccoli hotel. La nostra guida al booking engine ti mostrerà come trasformare il tuo sito web in una macchina da prenotazioni.
• Il channel manager: è uno strumento che aiuta a gestire i vari siti di prenotazione (noti anche come agenzie di viaggio online o OTA) su cui viene venduta la struttura. Grazie all’inventario in comune è in grado di aggiornare simultaneamente camere, tariffe e disponibilità su più OTA. In questo modo la tua disponibilità sarà sempre aggiornata e non andrai mai un overbooking, a prescindere dal luogo in cui viene effettuata la prenotazione, che sia il sito web, un sito di prenotazione terzo o un punto vendita.
  
• Il software di gestione pagamenti per hotel. Il PMS di RoomRaccoon è dotato di un software pagamenti integrato chiamato RaccoonPay, che garantisce l’elaborazione rapida dei pagamenti attraverso il booking engine, il channel manager e anche in reception, e permette di visualizzare tutte le attività di pagamento, i rimborsi e le transazioni con carta di credito virtuale (VCC).
  

Qual è la differenza tra un PMS hotel e un gestionale per il front desk?

Un gestionale per il front desk è essenzialmente un PMS hotel. Lo scopo principale di un PMS è quello di fornire la tecnologia necessaria per gestire in modo efficiente le attività del front desk, da qui il nome alternativo. In sintesi, tutto ciò che puoi fare al front desk può essere gestito con un PMS.

Ma non tutti gli strumenti di front desk e PMS sono uguali: i gestionali sono così chiamati perché sono in grado di gestire tutti gli aspetti dell’hotel. Se un software viene definito “front desk” e non “PMS”, potrebbe non disporre delle funzionalità essenziali presenti nei moderni PMS per hotel.

Per evitare confusione, è utile sapere che il termine PMS ha anche dei sinonimi, come gestionale per hotel, software gestionale, gestionale per piccoli hotel e software prenotazioni hotel.

Chi cerca un software gestionale si può imbattere in termini come “software per B&B” o “software per ostelli”‘ Sebbene questi termini si riferiscano solitamente a PMS per hotel, alcuni software sono progettati specificamente per un certo tipo di struttura ricettiva e potrebbero non essere adatti ad altri: è importante quindi verificare le funzionalità del software e il gruppo di utenti a cui è destinato prima di procedere all’acquisto.

Quali sono i vantaggi del PMS?

Il PMS offre numerosi vantaggi, tra cui la semplificazione e l’automazione delle attività quotidiane. Qualche esempio? Regola automaticamente le tariffe, analizza i prezzi della concorrenza, fornisce analisi e report, ricorda le preferenze dei clienti e gestisce la comunicazione con gli ospiti. Ecco altri vantaggi dell’utilizzo del PMS di RoomRaccoon:

1. Risparmia fino a 4 ore al giorno. Rendi automatiche le operazioni quotidiane e risparmia fino a quattro ore di lavoro al giorno, tagliando i costi e facilitando i compiti al tuo staff.
2. Più recensioni a 5 stelle: usa strumenti focalizzati sugli ospiti per fornire un’esperienza utente integrata e senza stress.
   
3. Maggiore fidelizzazione: usare funzionalità che creano un legame personalizzato con gli ospiti è importante per incoraggiarne il ritorno.
   
4. Collegamento immediato con le principali OTA, GDS e metasearch: gestisci disponibilità, tariffe e prenotazioni e vendi le tue camere su più canali e motori di ricerca dedicati ai viaggi.
   
5. Aumento del revenue: l’estate 2023 in Europa ha registrato un aumento di RevPAR del 20% grazie all’elevata domanda e al miglioramento delle strategie di pricing, nonostante l’aumento delle tariffe.

Quali caratteristiche cercare in un PMS per piccoli hotel?

Se sei in cerca di un PMS per hotel, sappi che è fondamentale che sia in cloud, che ti permetta di personalizzare la comunicazione con gli ospiti e ti dia la possibilità di fare upselling. Se mancano strumenti essenziali come questi sarai costretto/a ad acquistare ulteriori software, il che contrasta con l’idea di usare un gestionale alberghiero all-in-one.

RoomRaccoon ti offre una soluzione completa che comprende tutti gli strumenti essenziali per la tua attività. Vediamo ora quali sono le funzionalità che fanno di RoomRaccoon un software gestionale unico, che offre un’esperienza senza soluzione di continuità.

Gestione della reception

Il tuo PMS dovrebbe fornirti tutti gli strumenti necessari per organizzare e gestire in modo efficiente il tuo hotel. Per offrire ai tuoi ospiti un servizio eccezionale dal momento dell’arrivo alla partenza, dovresti essere in grado di svolgere le seguenti attività con facilità:

• Generare fatture;
• Gestire spazi polifunzionali: distinguiti dalla concorrenza vendendo spazi extra come sale conferenze e parcheggi e aumenta il tuo revenue;
• Fare check in e check out;
• Configurare la tua struttura, comprese le tipologie di camere e i diversi piani tariffari;
• Organizzare le prenotazioni esistenti, semplificare il check-in in hotel e migliorare l’esperienza degli ospiti con funzioni quali i promemoria e profili degli ospiti;
• Monitorare i repeaters.

Funzionalità di upselling e cross-selling

Vendi i tuoi servizi extra ai tuoi ospiti e massimizza il tuo revenue. Un buon PMS dovrebbe comprendere anche un software di upselling che ti permetta di offrire servizi aggiuntivi come il late check-out, la colazione e i pacchetti spa, aumentando così il tuo TrevPAR. Crea servizi personalizzati per soddisfare le esigenze degli ospiti durante il loro soggiorno presso la tua struttura. Facendo upselling di prodotti e servizi in linea con le loro esigenze, potrai offrire ai tuoi ospiti un’esperienza migliorata e aumentare i profitti del tuo hotel. Con l’aiuto di RaccoonUpsell, ad esempio, The Glen Boutique Hotel ha aumentato il suo ROI del 273%, offrendo pacchetti spa e servizi extra durante il processo di prenotazione.

Scarica la nostra brochure per scoprire i nostri consigli sull’upselling e su come puoi farlo con il PMS di RoomRaccoon.

Software in cloud

L’accesso al software dovrebbe essere sempre comodo, a prescindere da dove ti trovi e dal tipo di dispositivo che utilizzi. La cosa migliore, dunque, è che il sistema sia in cloud: in tal modo puoi monitorare facilmente le prenotazioni mentre ti occupi di altro. Tutto quello che dovrai fare è portare con te il tuo smartphone o tablet.

I software in cloud hanno le seguenti caratteristiche:

1. Accessibilità: accesso al software comodo e flessibile da qualsiasi dispositivo, purché si disponga di una connessione internet.
   
2. Scalabilità: le soluzioni in cloud possono espandersi rapidamente in base alle esigenze degli utenti collegati, il che le rende una scelta piuttosto diffusa.
3. Aggiornamenti automatici: i fornitori si occupano degli aggiornamenti e della manutenzione dei propri servizi in cloud, garantendo agli utenti l’accesso alle funzionalità e agli aggiornamenti di sicurezza più recenti.
4. Collaborazione: i software in cloud favoriscono la collaborazione tra gli utenti, consentendo loro di lavorare insieme in tempo reale, condividere documenti e comunicare in modo efficace.
5. Sicurezza dei dati: i fornitori di cloud investono in misure di sicurezza elevate per proteggere i dati degli utenti, che spesso comprendono la crittografia dei dati, il controllo degli accessi e le regolari verifiche di sicurezza.
6. Risparmio: i software in cloud spesso funzionano tramite abbonamento, abbattendo così i costi infrastrutturali iniziali e consentendo agli utenti di pagare soltanto per i servizi realmente utilizzati.

Strumento di comunicazione personalizzata con gli ospiti

Il PMS è uno strumento essenziale per far sì che i tuoi ospiti trascorrano le migliori vacanze possibili nella tua struttura. Il PMS di RoomRaccoon è dotato di funzionalità che consentono una comunicazione facile e strutturata con gli ospiti durante il soggiorno. Ecco come funziona:

1. Conferma della prenotazione: Non appena gli ospiti prenotano il soggiorno, il nostro PMS invia loro automaticamente un’e-mail di conferma. Oltre a confermare la prenotazione in sé, potrai informarli che sei entusiasta di averli come ospiti.
2. Informazioni prima dell’arrivo: Nei giorni precedenti l’arrivo dei tuoi ospiti, il PMS invierà un’e-mail con tutte le informazioni necessarie per un check-in senza stress. Cogli l’occasione per creare dell’aspettativa e offrire servizi extra potenzialmente interessanti.
3. Ringraziamento post-soggiorno: il PMS invierà un’e-mail di ringraziamento ai tuoi ospiti dopo il check-out, chiedendo un feedback sul loro soggiorno e offrendo codici promozionali per future prenotazioni o referral. Offrendo codici personalizzati, i tuoi ospiti si sentiranno apprezzati e saranno più propensi a diventare clienti abituali.

Ogni struttura è unica, perciò ti consigliamo di personalizzare queste e-mail per allinearle all’immagine del tuo brand. Il nostro PMS ti permette di farlo!

Collegamento con le OTA

Due terzi dei viaggiatori prenotano i loro viaggi online, pertanto per gli hotel è fondamentale fornire un’esperienza di prenotazione online semplice e rapida. Questo aspetto è ancora più importante per i viaggiatori internazionali, che potrebbero avere difficoltà a prenotare il proprio soggiorno in un hotel più piccolo. Grazie al PMS, gli albergatori hanno la possibilità di collaborare con OTA internazionali come Booking.com, Agoda ed Expedia, raggiungere un pubblico più ampio e aumentare così le prenotazioni.

Adempimenti normativi

Ultima, ma non per importanza, è la capacità di un PMS di adempiere a tutti gli obblighi imposti dalla normativa italiana. Il software gestionale da te scelto dovrebbe pertanto darti la possibilità di inviare in automatico i dati dei tuoi ospiti sia all’Istat che ad Alloggiati Web, il portale della Polizia di Stato che registra le presenze nelle varie strutture ricettive. Da non sottovalutare anche l’importanza del collegamento con i software per l’emissione di fatture elettroniche – un altro obbligo per gli hotel – così come l’integrazione con le stampanti fiscali.

È arrivato il momento di aumentare il tuo revenue con il nostro PMS

Massimizza il revenue del tuo hotel con RaccoonRev, il nostro strumento di revenue management che ti aiuta a vendere le camere in modo strategico, al momento giusto e a prezzi competitivi. Con RaccoonRev puoi gestire le tariffe attraverso regole automatiche di yield management da variare in base al periodo, ai prezzi, alle tariffe della concorrenza e alla disponibilità. Così facendo aumenterai il tuo RevPAR (Revenue per Available Room).

Ottimizza il tuo lavoro e soddisfa le esigenze degli ospiti con RoomRaccoon

La funzione di front desk semplifica e automatizza la gestione delle attività quotidiane fondamentali di una struttura. Il nostro channel manager gestisce la tua presenza su siti web esterni e ti permette di aggiornare tutti gli annunci in un solo clic, regolando automaticamente la disponibilità per evitare doppie prenotazioni. Semplice, intuitivo e ottimizzato, il PMS di RoomRaccoon si fa carico del lavoro pesante al posto tuo. Ecco i motivi principali per cui gli albergatori indipendenti scelgono il nostro software:

• Risparmio di tempo grazie ad attività automatiche come la comunicazione con gli ospiti, i pagamenti, le prenotazioni e il check-out. Questo permette al tuo team di dare sempre il massimo per offrire ai tuoi ospiti un’esperienza a 5 stelle.
• Guest journey senza soluzione di continuità per gli ospiti, dalla fase di ricerca iniziale al post-soggiorno. Ogni punto di contatto con gli ospiti diventa un’esperienza piacevole.
• Il nostro PMS comprende inoltre strumenti di revenue management che possono aiutarti a gestire un’attività di successo con meno sforzi. Migliora la gestione delle tue operazioni, soddisfa le esigenze degli ospiti e crea esperienze indimenticabili con RoomRaccoon.