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Gestionale hotel, breve guida alla scelta

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Dopo tanti anni è arrivato il fatidico momento di rottamare il tuo vecchio gestionale hotel e passare a un nuovo software. Stai dando un’occhiata ai vari fornitori, ma non sai ancora quale scegliere?


Trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze può essere una sfida, soprattutto perché non esiste il software ideale che si adatta alla perfezione a tutte le strutture ricettive. Se gestisci un albergo da 100 camere non avrai di certo le stesse richieste di un B&B da 5, com’è facile intuire.

Come capire allora qual è il gestionale alberghiero che meglio rispecchia la tua attività?

In questo articolo ti diamo qualche dritta sulle funzionalità che secondo noi non dovrebbero mai mancare in un gestionale hotel, e ti spieghiamo anche il perché.

 

Requisiti di base di un gestionale hotel
  

Certo, ogni albergo ha le sue specificità ed è impossibile generalizzare. Tuttavia esistono alcune caratteristiche che un gestionale deve assolutamente avere per fare bene il suo lavoro, ovvero renderti la vita più facile.

 

Non dimentichiamo infatti che lo scopo primario di un PMS dovrebbe proprio essere questo: semplificare le attività quotidiane in albergo e lasciare a te e al tuo staff più tempo libero, da dedicare agli ospiti, alla strategia, al marketing e alla comunicazione ecc.

 

Quali sono allora i requisiti di base che non dovrebbero mancare in un software gestionale hotel? 

 

  • In cloud

La mettiamo al primo posto perché è una caratteristica da cui nessun albergatore può prescindere al giorno d’oggi. Usare un PMS in cloud non ti permette soltanto di gestire tutti gli aspetti della tua struttura da remoto, ovunque ti trovi, ma anche di evitare grosse problematiche relative alla perdita di dati.


Se hai già lavorato con un software “vecchio stile”, che richiedeva l’installazione sul computer, probabilmente sai già di cosa stiamo parlando: il rischio di mandare in fumo il lavoro per colpa di un blackout o di un virus è sempre alle porte. 


Lavorare in uno spazio in cloud condiviso è decisamente più sicuro, e ti evita anche il costo del backup dei dati. Con un software in cloud puoi accedere al gestionale in mobilità, tramite app, ed avere la certezza che i dati che vedi sono sempre aggiornati.

  

 

  • Semplicità d’uso
    

Un altro requisito fondamentale che tutti i gestionali alberghieri dovrebbero avere è la facilità di utilizzo. Acquistare un software completo di tutte le funzionalità che ti servono, ma faticare poi ad usarlo perché troppo complicato non è una scelta molto sensata. 

 

Per semplicità d’uso intendiamo in particolare la presenza di un’interfaccia intuitiva, che ti permetta di capire in pochi minuti come funziona ciascuna sezione del gestionale, senza spendere ore sui manuali di istruzioni o al telefono con il servizio assistenza. 

 

D’altra parte, molto spesso non è una sola persona a dover lavorare con il gestionale hotel: a seconda delle dimensioni della struttura, possono essere tanti i receptionist e le figure che avranno a che fare con il PMS.

 

Più il software è intuitivo, meno tempo perderai nella formazione del personale. 

  

  • Tutto in uno o software separati?

  

Questo è un fattore chiave nella scelta di un gestionale alberghiero. Navigando sul web avrai sicuramente notato che esistono alcuni fornitori che propongono PMS a prezzi stracciati.

Benché il costo del software sia un elemento determinante nel processo decisionale, è bene prestare attenzione: se è troppo basso rispetto alla media nasconde di solito brutti scherzi, ad esempio la mancanza di integrazioni con le OTA, con AlloggiatiWeb o ulteriori strumenti essenziali per la gestione della struttura, che vengono poi fatte pagare a caro prezzo.

È per questo che ti consigliamo di investire sempre su un gestionale hotel tutto-in-uno, che oltre al PMS includa cioè anche un booking engine e un channel manager. Così facendo non dovrai installare nessun programma esterno perché avrai già tutte le integrazioni che ti servono, e di conseguenza risparmierai tempo e denaro. 

 

  • Altre funzionalità da considerare

 

Finora abbiamo considerato alcuni elementi imprescindibili per un gestionale, come il fatto di essere in cloud, intuitivo e all-in-one. Inutile sottolineare che un software alberghiero deve saper anche svolgere le attività basilari per cui è stato ideato. Tra queste, la gestione delle tariffe, dei pagamenti, dei check-in e check-out, del calendario prenotazioni, dell’Istat e delle schedine Alloggiati, e la presenza di una sezione di reportistica.

 

Ciò detto, quali altre funzionalità dovresti considerare durante la scelta del gestionale alberghiero? Come abbiamo visto in precedenza, la risposta dipende dal tipo di attività ricettiva che gestisci e dalle sue necessità specifiche.

 

Di seguito te ne elenchiamo alcune: 

 

  • Integrazioni. Di quali canali, software e app di terze parti hai bisogno per la tua struttura? Prima di scegliere un gestionale dovresti sempre stilare un elenco di tutte le integrazioni che stai già utilizzando, per evitare sorprese una volta acquistato: i vari collegamenti con le OTA, con Google Hotel Ads, con il tuo software per il ristorante o ancora con il programma che gestisce gli accessi digitali alle camere. Non dimenticare poi l’integrazione con la stampante fiscale; 

 

  • Revenue management. La gestione del revenue in hotel dev’essere supportata da strumenti specifici, che aiutino gli albergatori a pianificare al meglio la propria strategia tariffaria. Ecco perché una funzione di revenue management che permetta di impostare un competitive set, di fare previsioni e avere report gioca un ruolo essenziale nella scelta di un gestionale per hotel;  

 

  • Upselling e cross selling. Rimanendo in tema revenue, ecco un'ulteriore funzionalità utile quando si tratta di aumentare i profitti del tuo hotel. Con uno strumento di gestione di upselling e cross selling puoi proporre in automatico agli ospiti un upgrade della camera prima del loro arrivo o direttamente durante la prenotazione, e allo stesso modo vendere i tuoi servizi extra, come un’esperienza nella tua destinazione o un pacchetto spa; 

 

  • Check-in online. Una delle funzioni che hanno riscosso maggiore successo negli ultimi tempi, specie a causa della pandemia, è il check-in online. Se desideri offrire ai tuoi ospiti la possibilità di fare check-in prima del loro arrivo, semplicemente compilando un modulo che arriva loro per e-mail, dovresti optare per un PMS che comprenda anche questo strumento.

 

In questo articolo abbiamo analizzato alcuni importanti elementi da considerare quando si sceglie un nuovo gestionale hotel. Se desideri approfondire qualche aspetto tra quelli elencati, non esitare a dare un’occhiata al nostro sito e a contattarci per ricevere una demo gratuita del nostro software RoomRaccoon.