Come funziona esattamente un software gestione prenotazioni hotel?

Un software gestione prenotazioni hotel è un software progettato per automatizzare le prenotazioni, gestire i pagamenti in tempo reale, i dati degli ospiti, la disponibilità delle camere e le operazioni quotidiane dell’hotel. Un buon gestionale offre agli ospiti un’interfaccia facile da usare, mostra aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità delle camere e propone transazioni sicure. Il suo scopo è quello di migliorare l’efficienza operativa della struttura, offrire strumenti di reportistica e integrarsi con gli altri strumenti di gestione dell’hotel per garantire una guest experience perfetta.

Una volta acquisiti i dati della prenotazione, questi vengono trasmessi al Property Management System (PMS) o al calendario. Il PMS, in particolare, può avere ulteriori funzionalità quali il booking engine e il channel manager, e altri strumenti utili come le e-mail di conferma automatica delle prenotazioni.

Un software gestione prenotazioni hotel è l’opzione perfetta per soddisfare le esigenze dei viaggiatori di oggi, che vogliono avere accesso rapido a informazioni come le tariffe e la disponibilità, e prenotare senza intermediari. Per garantire la prenotazione, talvolta ai potenziali ospiti viene richiesto inoltre di pagare un anticipo.

Come funziona un software gestione prenotazioni hotel?

Un software gestione prenotazioni hotel è dotato di un database di camere disponibili, elabora le prenotazioni in tempo reale, gestisce i pagamenti in maniera sicura e genera in automatico la conferma per gli ospiti e per gli hotel, semplificando così l’intero processo di prenotazione e garantendo efficienza e convenienza a tutte le parti coinvolte.

Ecco come avviene il processo:

Qual è la differenza tra un software gestione prenotazioni hotel e un booking engine?

Benché entrambi vengano ampiamente utilizzati nel settore dell’ospitalità, il software gestione prenotazioni hotel e il booking engine hanno scopi diversi e funzionalità distinte. Ecco le differenze tra i due strumenti:

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un software gestione prenotazioni hotel?

Un software gestione prenotazioni hotel è uno strumento indispensabile per la tua attività, e i suoi vantaggi sono numerosi.

Dalla massimizzazione dei tassi di occupazione alla semplificazione delle operazioni, passando per il miglioramento della soddisfazione degli ospiti e l’aumento del revenue, si tratta di una soluzione indispensabile che può portare il successo del tuo hotel alle stelle. Ecco alcuni dei vantaggi del software gestione prenotazioni hotel:

1. Risparmia fino a 4 ore al giorno

Grazie agli aggiornamenti automatici delle prenotazioni sui vari canali di distribuzione, un software di gestione prenotazioni permette agli albergatori di risparmiare molto tempo.

Attività manuali come la gestione della disponibilità e delle tariffe tra i vari operatori diventano più snelle e semplici. Tariffe e disponibilità vengono aggiornati in automatico dal software, dunque il rischio di overbooking è ridotto al minimo.

Il risparmio di tempo si traduce così nella possibilità di concentrarsi sulla guest experience, sull’ottimizzazione delle strategie tariffarie e su decisioni più consapevoli che migliorano l’efficienza e la redditività complessive della struttura.

2. Massimizza le entrate

Ogni prenotazione è una buona notizia per la tua struttura, ma cosa succederebbe se potessi sfruttarle al massimo per aumentare ancor di più le tue entrate? I siti di terze parti come le agenzie di viaggio online (OTA) ti possono essere d’aiuto, soprattutto nei periodi di bassa stagione.

Sebbene ti offrano una buona visibilità online, le loro commissioni riducono il tuo margine. Ma la soluzione c’è: ti basterà usare un software per lo yield management e un booking engine, così da massimizzare le tue entrate offrendo ai potenziali ospiti il prezzo giusto al momento giusto e invogliandoli a prenotare direttamente sul tuo sito web.

3. Aumenta la tua visibilità online

Aumenta la visibilità della tua struttura e attira più ospiti collegandoti a un channel manager di qualità. Con il nostro channel manager, ad esempio, puoi sincronizzare tranquillamente le tariffe e la disponibilità su OTA come Booking.com, Airbnb ed Expedia.

In tal modo semplificherai il processo di prenotazione, aumenterai il tuo revenue e garantirai la massima visibilità della tua struttura a livello globale. Registrandoti su diversi canali, puoi migliorare sensibilmente la tua presenza online e raggiungere un maggior numero di viaggiatori, portando i tuoi tassi di occupazione a un livello superiore.

4. Fidelizza gli ospiti grazie alle prenotazioni dirette

Le prenotazioni dirette offrono numerosi vantaggi alla tua attività di albergatore. I risultati di RoomRaccoon rivelano che gli ospiti che prenotano direttamente sul sito web del tuo hotel hanno maggiori probabilità di diventare visitatori abituali.

Stabilisci relazioni durature con i clienti offrendo un’esperienza coerente e personalizzata fin dall’inizio. Mostrando l’etica e i valori del tuo hotel e offrendo codici sconto esclusivi, non solo fornisci informazioni preziose agli ospiti, ma incentivi anche il loro ritorno, migliorando i tassi di fidelizzazione dei clienti.

Un booking engine integrato permette di gestire facilmente il processo di prenotazione e di offrire un’esperienza personalizzata prima, durante e dopo il soggiorno, rafforzando la fedeltà degli ospiti e creando legami significativi.

5. Esperienza ospiti migliorata

Migliora l’esperienza degli ospiti con la comodità della tecnologia self-service. Grazie al nostro software per il check-in e il check-out online puoi semplificare il processo di registrazione e partenza degli ospiti, consentendo loro di effettuare il check-in e il check-out tramite un link che arriva al loro indirizzo e-mail.

Dalla sezione documenti di RoomRaccoon puoi inviare e-mail di check-in e check-out personalizzate in qualsiasi momento del loro soggiorno, garantendo un processo efficiente e fluido. Di’ addio al lavoro manuale e adotta un approccio più incentrato sull’ospite, che ne migliora la soddisfazione complessiva.

6. Genera entrate extra

Aumenta le tue entrate extra sfruttando le opportunità di upselling e cross-selling. Una volta comprese le preferenze e le esigenze dei tuoi ospiti potrai offrire upgrade, servizi e pacchetti mirati, che migliorino la loro esperienza e incrementino la spesa media pro capite.

Offerte personalizzate come trattamenti benessere ed esperienze enogastronomiche aumentano la tua redditività. Con la funzione Upsell di RoomRaccoon, gli ospiti possono costruirsi un soggiorno su misura e generare entrate extra senza alcuno sforzo.

7. Vantaggio competitivo

Il potente booking engine di RoomRaccoon è dotato anche di un Price Checker, uno strumento dedicato a quegli ospiti che cercano sempre il prezzo più vantaggiso.

Il Price Checker consente infatti di confrontare le tariffe della tua prenotazione diretta con quelle di altre piattaforme come Booking.com, Expedia, Agoda e Airbnb, mostrando i prezzi aggiornati di tutti i provider che offrono lo stesso prodotto o servizio.

Tale strumento migliora l’esperienza dell’ospite perché fornisce dati precisi e sempre aggiornati sui prezzi. Il Price Checker lavora all’unisono con uno strumento di yield management che aumenta o abbassa le tariffe in automatico su tutti i canali di vendita compreso il booking engine, rendendo più facile confrontare i prezzi e prendere decisioni consapevoli sulle prenotazioni.

8. Semplifica la gestione dei pagamenti

Il moderno software gestione prenotazioni hotel di RoomRaccoon comprende anche RaccoonPay, uno strumento avanzato progettato per centralizzare la gestione dei pagamenti e moltiplicare i canali di pagamento.

Grazie a opzioni quali il POS, i link di richiesta pagamento, i pagamenti anticipati e i check-in/out online, RaccoonPay garantisce pagamenti più semplici ed efficienti per il tuo hotel.

Crea fatture professionali, monitora i pagamenti e gestisci gli importi da saldare in un’unica piattaforma di facile utilizzo. Semplifica i tuoi pagamenti e aumenta l’efficienza della tua struttura con RaccoonPay, una preziosa funzionalità del nostro software gestione prenotazioni hotel.

9. Prendi decisioni basate sui dati

La sezione di analisi e reportistica integrata di RoomRaccoon offre agli albergatori preziose informazioni sulle performance del loro hotel. Dall’analisi del revenue all’andamento dell’occupazione, basando le tue decisioni sui dati potrai ottimizzare le attività della tua struttura e migliorarne la redditività.

Grazie alle funzionalità di analisi e reportistica integrate potrai comprendere al meglio il comportamento degli utenti, individuare le evetuali criticità del processo di conversione e mettere a punto le tue strategie di conseguenza.

10. Integrazione con gli strumenti che già utilizzi

Un software gestione prenotazioni hotel come RoomRaccoon offre una perfetta integrazione con oltre 400 piattaforme e strumenti, consentendo agli albergatori di ottimizzare i flussi di lavoro e sfruttare i sistemi esistenti per migliorare l’efficienza e la produttività.

I 6 migliori software gestione prenotazioni hotel del 2024

Stai cercando un software gestione prenotazioni hotel all’avanguardia? Allora questo elenco fa proprio al caso tuo! Di seguito troverai una lista dei 6 software migliori, accuratamente selezionati in base ai feedback degli albergatori. Scopri la soluzione perfetta per le tue esigenze grazie alle opinioni di professionisti ed esperti:

RoomRaccoon

RoomRaccoon è una piattaforma all-in-one, vincitrice di numerosi premi, che combina un Property Management System, un Booking Engine e un Channel Manager in un’unica soluzione. Sfrutta tutte le potenzialità di questa piattaforma ricca di funzionalità, progettata per incrementare le prenotazioni dirette e aumentare le tue entrate, dando libero sfogo al potenziale del tuo hotel.

CloudBeds

CloudBeds comprende un gestionale, un booking engine e un channel manager. Le loro soluzioni integrate consentono una gestione efficiente delle attività alberghiere, eliminando al contempo le operazioni ripetitive.

ResNexus

Offre strumenti avanzati di prenotazione, gestione e comunicazione con gli ospiti. Ideale per hotel e campeggi, la sua soluzione è flessibile e si adatta a diversi tipi di struttura.

InnRoad

InnRoad propone un software gestionale (PMS) completo per hotel che comprende strumenti di prenotazione, gestione delle operazioni di front desk, pulizie, reportistica e comunicazione con gli ospiti.

Thinkreservations

Soluzione all-in-one che offre funzionalità quali prenotazione online, gestione della disponibilità, comunicazione con gli ospiti e reportistica.

Little Hotelier

Perfetto per i piccoli hotel e i bed & breakfast, Little Hotelier unisce un sistema di prenotazione centralizzato a un booking engine facile da usare.

Nonostante l’abbondanza di software disponibili sul mercato, RoomRaccoon è ancora considerato la scelta ottimale per tutte le tipologie di struttura. Il nostro software, progettato dagli albergatori per risolvere i problemi più comuni del settore, è la prova evidente del nostro impegno costante nel supportare gli albergatori sotto ogni punto di vista,

così come la soddisfazione dei nostri clienti. Attentamente studiate, le nostre funzionalità semplificano infatti le operazioni quotidiane e aumentano la redditività con il minimo sforzo.

Quanto tempo ci vuole per implementare un nuovo software gestione prenotazioni hotel?

In media ci vogliono circa dieci giorni per configurare e integrare un nuovo software prenotazioni. Noi di RoomRaccoon puntiamo a completare il processo entro nove giorni. Questa tempistica è in linea con gli standard del settore, ma tiene anche conto di fattori esterni come lo storico, le dimensioni della struttura e le esigenze di formazione del personale.

Durante l’implementazione il nostro team lavora a stretto contatto con l’hotel per garantire un passaggio di consegne semplice e un’integrazione perfetta, compreso il trasferimento dei dati dal sistema esistente e l’assistenza ai vari stakeholder durante il processo, garantendo a tutte le parti un trasferimento completo e accurato.

Quanto costa un software gestione prenotazioni hotel?

Il prezzo di un software simile può variare. Nel nostro caso va dai 124€ al mese in su. Il costo dipende da vari fattori, come il numero delle camere, il tipo di abbonamento (annuale o mensile) e il pacchetto scelto. Attualmente ne abbiamo quattro: entry, starter, premium e enterprise.

I pacchetti di RoomRaccoon sono flessibili e senza costi nascosti. RoomRaccoon ti offre anche un periodo di prova gratuito di 30 giorni, che ti permette di provare la versione all-inclusive senza alcun costo iniziale.

Le nostre formule sono studiate per adattarsi al meglio alle diverse tipologie di struttura, al numero di camere e alla frequenza di pagamento, indipendentemente dall’abbonamento scelto. Visita la pagina dedicata ai prezzi per conoscere nel dettaglio le tariffe del nostro software gestionale.

Perché scegliere RoomRaccoon?

RoomRaccoon è la scelta ideale per la tua attività, perché il nostro software gestione prenotazioni hotel è stato progettato per consentire alla tua azienda di generare prenotazioni dirette, incrementare il revenue e, in sostanza, aiutare la tua attività a crescere sempre di più. Grazie all’interfaccia intuitiva, alle potenti funzionalità e ad un servizio assistenza eccezionale, RoomRaccoon ti aiuta a rendere più efficienti le tue operazioni quotidiane e a creare esperienze memorabili per gli ospiti.

Di seguito ti diamo 8 buoni motivi per cui il software di prenotazione alberghiera di RoomRaccoon è la soluzione migliore per il tuo hotel:

1. Interfaccia facile da usare

RoomRaccoon offre un’interfaccia facile da usare che ti permette di gestire le tue prenotazioni senza problemi. Il software è semplice e intuitivo sia per gli esperti di tecnologia, sia per chi è alle prime armi.

2. Soluzione all-in-one

Con RoomRaccoon avrai una soluzione all-in-one che copre tutti gli aspetti della gestione quotidiana del tuo albergo, dalle prenotazioni alla fatturazione, dalla comunicazione con gli ospiti ai canali di distribuzione online. E non dovrai più destreggiarti tra i vari software!

3. Gestione dei canali

Il gestionale di RoomRaccoon è dotato di un channel manager che dialoga perfettamente con le agenzie di viaggio online (OTA) e i sistemi di distribuzione globale (GDS) più diffusi, aiutandoti così a gestire la tua presenza online e a massimizzare le prenotazioni.

4. Booking engine sul tuo sito web

RoomRaccoon comprende un booking engine dinamico che può essere integrato nel sito web ufficiale del tuo hotel. Tale strumento consente agli ospiti di prenotare direttamente sul tuo sito, bypassando i siti di terze parti e le relative commissioni, e di conseguenza incrementando le tue prenotazioni dirette.

Il booking engine ti garantisce inoltre un’esperienza di prenotazione fluida, che ti permette di avere un maggiore controllo sul processo di prenotazione. Grazie a RoomRaccoon potrai proporre ai clienti offerte esclusive, pacchetti o premi fedeltà, e instaurare con loro un rapporto diretto, raccogliendo dati preziosi e offrendo esperienze personalizzate.

5. Gestione di più strutture

Gestisci più di una struttura? Con RoomRaccoon puoi mostrarle tutte su un’unica pagina del booking engine tramite un comodo menù a tendina che elenca le località e i nomi delle tue strutture, massimizzandone l’occupazione.

Questa funzionalità permette agli ospiti di visualizzare facilmente quali sono le strutture disponibili e scoprire quale struttura soddisfa al meglio le loro esigenze. Semplifica il processo di gestione di più strutture grazie al booking engine di RoomRaccoon, uno strumento che ottimizza le tue operazioni quotidiane e migliora l’esperienza degli ospiti.

6. Analisi e reportistica integrata

Accedi a informazioni preziose sulle performance del tuo hotel, sui trend di prenotazione e sul revenue grazie alle analisi e ai report integrati.

Nella sezione dedicata alla reportistica troverai dati utili sulle performance della struttura, sui tassi di occupazione, sui flussi di revenue e sulle preferenze degli ospiti, che ti aiuteranno a identificare meglio i trend, a valutare il successo della tua strategia di marketing e a migliorare l’efficienza generale della struttura.

Sfrutta il potere dei dati per migliorare l’esperienza degli ospiti, personalizzare le strategie di marketing e prendere decisioni basate sui dati: aumenterai così il tuo margine e potrai contare su un vantaggio competitivo nel settore dell’ospitalità.

7. Assistenza clienti multilingue

RoomRaccoon fornisce un servizio di assistenza clienti eccezionale in diverse lingue, tra cui inglese, spagnolo, tedesco, italiano, portoghese, croato e olandese.

Il nostro team di esperti è disponibile tutta la settimana; il servizio assistenza durante il fine settimana è disponibile solo per i clienti Enterprise. A prescindere dal luogo in cui ti trovi o dalla lingua che parli, saremo lieti di aiutarti telefonicamente o tramite il nostro sistema di ticketing. Il nostro obiettivo è quello di garantire un livello di assistenza superiore e la massima soddisfazione a tutti i nostri utenti.

8. Soluzione conveniente

RoomRaccoon offre una serie di pacchetti a prezzi competitivi, adatti alle esigenze e al budget del tuo hotel. Approfitta dei vantaggi di un software gestione prenotazioni hotel efficiente, senza spendere una fortuna.

Inizia oggi stesso

In sintesi, un software gestione prenotazioni hotel semplifica il processo di prenotazione, ne migliora l’efficienza e offre agli ospiti un’esperienza senza soluzione di continuità. Grazie alla sua capacità di gestire in tempo reale la disponibilità delle camere, le tariffe, i pagamenti e gli aggiornamenti, ti fa risparmiare tempo e al contempo aumenta il numero di prenotazioni senza commissioni.

RoomRaccoon è un’opzione fortemente raccomandata, in quanto offre un’interfaccia facile da usare, una soluzione all-in-one dotata di channel manager e booking engine, una sezione di reportistica e un servizio assistenza in più lingue a prezzi convenienti. Scegli RoomRaccoon per ottimizzare le operazioni quotidiane del tuo hotel e offrire un’esperienza eccezionale ai tuoi ospiti.