Channel manager per piccole strutture, quale scegliere?

Una gestione professionale e smart dei propri canali di prenotazione è fondamentale per qualsiasi tipo di struttura. Oggi ci vogliamo concentrare però sui channel manager per piccole strutture, e sulle ragioni per cui dovresti utilizzarlo se rientri in questa categoria. 

In questo articolo ti spiegheremo passo passo come funziona un channel manager, quali caratteristiche dovrebbe avere per soddisfare le esigenze di una piccola struttura come la tua e quali criteri adottare per scegliere quello giusto per te. 

Piccole strutture, la definizione 

Anzitutto, cosa si intende per piccole strutture? In realtà non esiste una definizione esatta per questa espressione; nell’uso comune, però, con “piccola struttura” ci si riferisce solitamente a B&B, affittacamere, agriturismi, appartamenti e a tutte quelle tipologie di strutture ricettive dotate di poche unità (camere o appartamenti). Non è una regola, ma spesso in questo tipo di strutture anche il personale non è molto numeroso, anzi: magari ci si ritrova a dover gestire tutto da soli.

Il tempo allora diventa un fattore essenziale per ottimizzare la gestione del tuo bed & breakfast o del tuo alloggio in generale, e tra i vari strumenti a disposizione per farlo c’è sicuramente il channel manager per piccole strutture. 

Channel manager, come funziona?

Al giorno d’oggi il channel manager è una componente indispensabile nella gestione di una struttura ricettiva, ma non sempre se ne conosce il funzionamento in maniera così approfondita. 

In passato abbiamo già dedicato all’argomento una guida completa, ma vale la pena riprendere anche in questa sede qualche concetto fondamentale. Cominciamo dalle basi: qual è lo scopo di un channel manager?

Che si tratti di un channel manager per piccole strutture o per hotel di più di 100 camere, l’obiettivo non cambia. Questo tipo di software è stato creato per mettere in collegamento i canali di prenotazione da te utilizzati con il tuo gestionale, quello strumento prezioso che ti permette di gestire tutti gli aspetti della tua struttura.

Il passaggio di informazioni tra PMS e channel manager interessa in particolare tre aspetti cruciali del tuo alloggio, tra loro correlati: le tariffe, la disponibilità e le prenotazioni. Grazie al “gestore di canali”, infatti, prezzi e disponibilità vengono aggiornati in tempo reale e in automatico su tutte le piattaforme di prenotazione in uso. 

Cosa succede invece se non una struttura non dispone di channel manager? Semplice, tariffe e disponibilità andranno aggiornate manualmente nell’Extranet di ciascun portale, causando una notevole perdita di tempo oltre al rischio di errori e di andare in overbooking.

Con un channel manager tale rischio viene praticamente azzerato, perché la sincronizzazione tra canali e PMS è quasi istantanea. Ma come avviene tale aggiornamento nel concreto?

I software come i channel manager si basano su una connessione XML a due vie, detta anche comunicazione API bidirezionale, che consente cioè un aggiornamento bilaterale di tariffe e disponibilità. Da un lato dunque il channel manager comunica alle piattaforme qualsiasi cambiamento relativo a questi due elementi (modifica dei prezzi, chiusura/apertura date ecc.), dall’altro i portali inviano al channel manager tutte le informazioni sulle prenotazioni ricevute, modificate e cancellate. 

In tal modo, tariffario e calendario disponibilità risulteranno sempre aggiornati, con conseguente risparmio di tempo ed energie da parte dei gestori delle strutture ricettive. 

I vantaggi di un channel manager per piccole strutture

Vediamo quali sono i principali vantaggi di utilizzare un channel manager per il tuo alloggio:

• Più tempo a disposizione:
  Il primo nella lista è proprio lui, la tua risorsa più importante. Con un channel manager professionale non dovrai più passare ore su ore a capire come aggiornare prezzi e disponibilità su Booking.com, Expedia, Airbnb ecc., ma ci penserà lui in automatico. Tanta fatica risparmiata dunque, e molto più tempo per altre attività;
• Addio overbooking:
  Cosa succede se il tuo B&B è al completo, ma ti dimentichi di chiudere la disponibilità su una delle camere? La risposta la sai già, e purtroppo non è piacevole. Il channel manager ti evita il fastidioso problema dell’overbooking, perché attraverso gli automatismi di cui parlavamo poc’anzi chiude o apre immediatamente le disponibilità, eliminando così il rischio di dimenticanze;
• Maggiori possibilità di vendita. Il channel manager moltiplica le possibilità di vendere le tue camere o appartamenti, e lo fa in un modo molto semplice: riapre subito la disponibilità di una camera non appena una prenotazione viene cancellata. Di conseguenza, i “tempi morti” tra l’arrivo della cancellazione e la riapertura manuale della disponibilità decadono, e in parallelo aumenta la probabilità che entri una nuova prenotazione in struttura;
• Grande visibilità. Il channel manager può essere anche uno strumento di marketing? Certo che sì! Usare un channel ti permette di lavorare in parallelo su più portali diversi e di gestirli in maniera più efficiente, annullando il margine di errore umano. Più portali, più chance di promuovere la tua struttura e di ottenere visibilità e prenotazioni;
• Scoprire nuovi canali. Tutti conosciamo le grandi OTA come Airbnb e Booking, ma non esistono solo loro sul mercato. Grazie ai canali di distribuzione già attivi all’interno dei channel manager hai la possibilità di vendere su piattaforme che prima non conoscevi, ad esempio perché molto diffuse all’estero ma poco note in Italia.

Qual è il miglior channel manager?

Benché non esista un channel manager migliore in assoluto, ci sono però alcune caratteristiche che non puoi fare a meno di considerare durante la scelta. Per prima cosa, il channel manager deve adattarsi perfettamente alle tue esigenze: non avrebbe senso infatti acquistare un software con funzionalità specifiche per i gruppi di hotel, ad esempio.

In linea generale, tieni conto che un buon channel manager per piccole strutture dovrebbe offrirti quanto segue:

1. Integrazione con i canali di prenotazione

La prima caratteristica è anche la più scontata, ma vale la pena ricordare che un channel manager dovrebbe sia collegarsi con i canali che usi già, sia darti la possibilità di aprirne dei nuovi. Controlla dunque che il software si possa integrare con Airbnb, con Booking.com e con qualsiasi altro canale di vendita da te scelto.

2. Integrazione con il PMS

Il channel manager che intendi acquistare dev’essere compatibile con il tuo software gestionale. La comunicazione tra i due strumenti è infatti fondamentale per gestire correttamente le tue prenotazioni e avere sempre tutto sotto controllo in un’unica dashboard.

3. Prezzo adeguato alle tue necessità

Un fattore sempre determinante, specialmente per le piccole strutture e per gli alloggi stagionali. Prima di optare per un channel manager è buona norma considerare sempre il rapporto costi-benefici, anche in previsione di un futuro sviluppo o ampliamento della struttura. I fattori da valutare sono molteplici – abbiamo appena citato la compatibilità con il PMS e l’integrazione con i canali di prenotazione – ma è importante anche poter testare il channel manager gratuitamente (di solito per 30 giorni) prima dell’acquisto e accertarsi delle modalità di pagamento. Alcuni channel manager propongono abbonamenti su base mensile o annuale, altri invece addebitano i costi in base al volume di transazioni avvenute. Considera infine la facilità d’uso del software, perché tale fattore andrà ad incidere sul tempo necessario per la formazione del personale.

4. Servizio assistenza di qualità

L’assistenza clienti di un channel manager per piccole strutture deve garantirti un supporto adeguato, sia in termini di tempistiche che di qualità. Controlla pertanto gli orari di servizio, la disponibilità di assistenza nella tua lingua e le modalità di supporto (telefonico, via messaggio, tramite portale specifico ecc.)

5. Report

Come sappiamo, l’analisi dei dati è essenziale per monitorare l’efficacia delle nostre azioni, anche quando si tratta della gestione delle prenotazioni. Ricorda allora che un buon channel manager dovrebbe offrirti anche una funzione di reportistica che ti permetta di controllare in qualsiasi momento l’andamento di ciascun canale.

6. Gestione e aggiornamento contenuti

Ogni canale di prenotazione (OTA o Metasearch che sia) ti dà la possibilità di caricare contenuti rilevanti sulla tua struttura: foto, testi, servizi e tutte quelle informazioni che possono servire ai tuoi futuri ospiti per scegliere il tuo alloggio piuttosto che un altro. Sapevi che esistono channel manager in grado di facilitarti nella gestione di questi contenuti e farti risparmiare un sacco di lavoro manuale? Quando effettui la tua scelta, non dimenticare allora di chiedere ai vari fornitori se i loro channel manager dispongono di una connessione API tale da permetterti di modificare e aggiornare i tuoi contenuti sui vari portali.

Prima di procedere alla scelta ricordati infine di consultare le recensioni degli altri utenti, oltre agli eventuali premi vinti, che possono esserti di grande aiuto per scoprire se il channel manager fa al caso tuo o meno.

FAQ 

1. Cos’è un channel manager e come funziona?

Il channel manager è un software che collega tra loro tutti i tuoi canali di vendita online come Booking.com, Expedia, Airbnb e altre OTA (agenzie di viaggio online). Con questo strumento puoi gestire facilmente tariffe, disponibilità e condizioni di prenotazione da un’unica piattaforma intuitiva. Ogni volta che fai una modifica nel channel manager (ad esempio un aggiornamento delle tariffe), tale modifica si riflette in automatico su tutti i canali collegati. Questo non solo ti permette di evitare gli aggiornamenti manuali sulle varie piattaforme, ma riduce anche il rischio di errori o di informazioni errate per i potenziali ospiti.

2. Quali sono i vantaggi del channel manager per il mio hotel o B&B?

Innanzitutto il channel manager ti fa risparmiare molto tempo ed energie, perché non dovrai più aggiornare ogni singolo canale ma potrai gestire tutto con un unico software. Inoltre il channel ti aiuta ad evitare di andare in overbooking perché le prenotazioni e le cancellazioni vengono sincronizzate in tempo reale. Hai anche maggiore controllo su tariffe e disponibilità, il che stimola un approccio più strategico alla definizione dei prezzi. Ciò può portare a un tasso di occupazione più elevato e a un aumento del revenue.

Ogni volta che una camera viene prenotata attraverso uno dei tuoi canali collegati, il channel manager registra in automatico la prenotazione e aggiorna la disponibilità su tutte le altre piattaforme: ciò significa che la stessa camera non può essere più riprenotata. La sincronizzazione in tempo reale è fondamentale per evitare di andare in overbooking e garantire un’esperienza di prenotazione perfetta per i tuoi ospiti.

4. Il channel manager di RoomRaccoon è adatto sia alle grandi che alle piccole strutture?

Assolutamente sì. Abbiamo progettato il nostro channel manager in modo tale che possa essere modulato secondo le esigenze, per supportare alla perfezione sia i piccoli B&B indipendenti che gli hotel più grandi o le catene. Che la tua struttura abbia dieci camere o più di cento, la flessibilità del nostro software permette di soddisfare le tue esigenze specifiche e i tuoi obiettivi di crescita: puoi anche personalizzare la piattaforma con funzionalità specifiche per il tuo tipo di struttura.

5. Il channel manager mi permette di modificare facilmente tariffe, disponibilità e restrizioni?

Sì, esatto. RoomRaccoon non ti permette solo di gestire le tue tariffe attuali tramite un’unica dashboard intuitiva, ma anche di impostare nuove promozioni o tariffe stagionali in pochissimo tempo. Puoi anche aggiungere restrizioni come la durata minima o massima del soggiorno, per garantire che la tua strategia di occupazione sia sempre adeguata e attuale. Le modifiche effettuate si riflettono in automatico su tutti i tuoi canali collegati.

6. Come fa il channel manager a integrarsi con i diversi canali di prenotazione online (OTA)?

RoomRaccoon dispone di integrazioni dirette con i canali di prenotazione più utilizzati, tra cui Booking.com, Expedia, Airbnb e molte OTA di nicchia. Tali connessioni garantiscono che tariffe, disponibilità e restrizioni siano sempre sincronizzate su tutti i canali. Vuoi aggiungere un nuovo canale? Collegarlo è molto facile, così puoi raggiungere un pubblico più ampio e avere più possibilità di ricevere prenotazioni.

7. Che tipo di assistenza offre RoomRaccoon durante la configurazione e l’utilizzo del channel manager?

Ti accompagniamo fin dall’inizio per garantire che il tuo channel manager venga impostato e configurato correttamente: ti aiutiamo a collegare gli account delle OTA, a impostare le tariffe e a ottimizzare la disponibilità in maniera strategica. Ti forniamo inoltre guide complete, video tutorial e un team di assistenza pronto a rispondere a qualsiasi domanda. In questo modo potrai sempre contare su un servizio rapido e professionale.

8. E per quanto riguarda la sicurezza dei dati e della privacy degli ospiti?

Per RoomRaccoon la protezione dei tuoi dati e di quelli dei tuoi ospiti è fondamentale. Il nostro software rispetta il GDPR e utilizza le più recenti tecnologie di sicurezza come la crittografia SSL per proteggere le informazioni sensibili. Inoltre eseguiamo regolarmente controlli di sicurezza per ridurre al minimo i rischi e garantire il massimo livello di protezione.

9. A quale altro software posso collegare il channel manager oltre al Property Management System (PMS)?

Il channel manager di RoomRaccoon fa parte di un gestionale per hotel completo, che comprende anche un PMS e un booking engine. Tutte queste funzionalità collaborano senza soluzione di continuità per offrire una soluzione completa per la tua struttura ricettiva. C’è poi la possibilità di integrare anche strumenti esterni, come POS, software di revenue management e provider di pagamenti, così puoi gestire tutti gli aspetti della tua struttura da un’unica piattaforma.

10. Quanto costa un channel manager? Si può fare una prova?

Il costo del nostro channel manager varia in base al numero di camere, alle funzionalità richieste e alla tipologia di struttura ricettiva. RoomRaccoon offre diversi pacchetti e tipologie di abbonamenti, il che ti permette di scegliere il piano più adatto alla tua attività. Spesso puoi richiedere un periodo di prova gratuito, che ti dà la possibilità di sperimentare il nostro software senza alcun obbligo. I nostri consulenti saranno lieti di fornirti maggiori informazioni sulle opzioni disponibili e sui costi più idonei alla tua struttura.

Per concludere

Dopo aver analizzato il funzionamento, i vantaggi e gli aspetti da considerare nell’acquisto di un channel manager per piccole strutture ricettive, non dovresti avere più alcun dubbio sulla sua utilità. A questo punto, non ti rimane che testarlo in prima persona: solo provandolo con le tue mani potrai comprendere se il software è veramente adatto alle tue esigenze o meno. Noi di RoomRaccoon ti offriamo la possibilità di provare il nostro gestionale gratuitamente e testarne tutte le funzionalità prima di procedere con la scelta. Contattaci oggi stesso per ricevere la tua demo gratuita!