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Gestione B&B. Come ottimizzarla in 8 passaggi

Gestione B&B

Come ottimizzare la gestione del tuo B&B in 8 passaggi


A volte la gestione di un B&B può diventare davvero stressante. Tra prenotazioni in arrivo, cancellazioni, check-in, colazioni e tutta la burocrazia del caso, capita spesso di arrivare a fine giornata esausti e con ancora del lavoro da sbrigare. Quante volte hai pensato che un giorno intero non basta per fare tutto? E che non vorresti trascorrere così tanto tempo di fronte allo schermo del computer?

La buona notizia è che ci sono molti modi per ottimizzare le attività quotidiane ed evitare che il piacere di gestire il tuo bed & breakfast si trasformi in un peso. In questa lista abbiamo raccolto 8 consigli che ti consentiranno di perfezionare la gestione della tua struttura, e recuperare tempo da dedicare ai tuoi clienti e ai tuoi impegni personali.

  1. Elimina l'agenda cartacea
    Pur conservando un certo fascino, annotare le prenotazioni e i dati degli ospiti sull’agenda cartacea ha però molti svantaggi. Pensiamo soltanto a cosa succederebbe se andasse persa! Assieme all’agenda perderesti mesi di lavoro e centinaia di dati preziosi. Con un gestionale per B&B (o PMS), questo non potrebbe accadere: un software del genere ti permette infatti di tenere costantemente sotto controllo le prenotazioni e le cancellazioni, senza il timore di perdere dei pezzi per strada. Meglio ancora se il gestionale è in cloud, se ti offre cioè uno spazio online in cui ospitare tutti i tuoi dati in maniera sicura e sempre accessibile.

  2. Usa un channel manager
    Questo è un consiglio essenziale per chiunque desideri migliorare la gestione del proprio B&B e risparmiare un sacco di tempo. Utilizzando un channel manager, infatti, non dovrai più aggiornare le disponibilità delle tue camere manualmente su tutti i canali di prenotazione (le OTA, per intenderci) e sul tuo sito personale, perché tutto avverrà in automatico. Eviterai quindi il rischio di andare in overbooking. Inoltre, se desideri modificare le tariffe potrai farlo con un solo clic: una volta cambiato il prezzo, ci penserà il channel manager ad aggiornarlo in tempo reale su tutti i portali.

  3. Imposta email automatiche
    Comunicare con gli ospiti è un’attività fondamentale; tutti sappiamo però che inviare mail porta anche via molto tempo. Impostare l’invio di email automatiche può essere allora una buona soluzione per gestire il tuo bed & breakfast in maniera più smart. Come farlo? Il modo più semplice è utilizzare un gestionale che ti permetta di inviare email agli ospiti in automatico prima e dopo il loro arrivo. Ad esempio puoi inviare una conferma di prenotazione generica, oppure una mail personalizzata a chi già ha soggiornato nel tuo B&B, o ancora una conferma di cancellazione. Tramite il software di RoomRaccoon puoi creare queste ed altre mail automatiche e personalizzarle come più ritieni opportuno, per evitare che suonino troppo “meccaniche”.

  4. Proponi il check-in online
    Un’altra tipologia di mail che puoi inviare ai tuoi futuri ospiti prima del loro arrivo riguarda la procedura di check-in. Il principio è molto semplice: basta impostare una email che offra loro la possibilità di fare check-in online inserendo tutti i loro dati in una pagina specifica, e volendo anche di comunicare il loro orario d’arrivo in struttura. Una buona idea per evitare eventuali attese al B&B, e dedicare più tempo a conoscere i viaggiatori e le loro esigenze.

  5. Vendi i tuoi servizi extra e proponi un upgrade
    Hai mai sentito parlare di upselling? Prima che gli ospiti arrivino al tuo B&B hai una grande opportunità, quella di proporre l’acquisto di un servizio extra come il parcheggio, la colazione o il late check-out. In più, potresti anche suggerire l’upgrade a una tipologia superiore di camera a un prezzo più vantaggioso. Si tratta di un’ottima strategia di gestione che ti aiuta a aumentare i ricavi sulle camere disponibili attraverso il semplice invio di una mail. E se l’hai già impostata, puoi sempre sfruttare quella sul check-in online!

  6. Aggiungi un Booking Engine al tuo sito web
    In questo modo, oltre a ottimizzare la gestione del B&B ottimizzerai i guadagni sugli alloggi venduti e risparmierai sulle commissioni delle OTA. Grazie al booking engine, infatti, l’ospite è in grado di verificare la disponibilità delle camere in tempo reale ed effettuare la prenotazione direttamente dal sito del tuo B&B. E se sei convinto che non ti serva un booking engine perché sul tuo sito hai già un modulo di contatto, pensa alla scarsa pazienza che abbiamo quando navighiamo sul web. Avere un canale diretto di vendita è un sistema di certo più rapido ed efficace che chiedere all’ospite di completare un modulo di prenotazione e attendere una risposta.

  7. Rendi automatico l’invio dei dati ad Alloggiati Web
    Non è fantascienza, ma pura realtà. Non perdere tempo e fatica a inviare a mano i dati dei tuoi ospiti al sistema Alloggiati Web, ma usa un gestionale che ti permetta di farlo in automatico collegandosi direttamente al portale della Polizia di Stato. In questo modo potrai farlo ovunque tu ti trovi, senza dover riaprire ogni volta il PC.

  8. Utilizza un software all-in-one 
    Se pensi che mettere in pratica tutti questi consigli sia troppo complicato o dispendioso, forse non sai che esistono software gestionali per B&B “tutto in uno”, dotati cioè di tutte le funzioni che abbiamo visto finora e di molte altre ancora. Il software all-in-one di RoomRaccoon è stato pensato proprio per facilitare la vita a chi come te si occupa della gestione di un B&B e vuole risparmiare tempo e stress.
    All’interno di RoomRaccoon trovi un gestionale, un channel manager e un booking engine, tutti accessibili attraverso lo stesso sistema; puoi impostare l’invio di mail automatiche, come ti abbiamo appena descritto, e consultarlo ovunque e in qualsiasi momento. In più, essendo in cloud non richiede installazione di alcun programma! Prova tu stesso tutte le sue funzioni richiedendo oggi stesso una demo gratuita.