Check in automatico hotel: come funziona?

I cambiamenti che il settore dell’ospitalità ha affrontato negli ultimi anni hanno portato con sé una necessità impellente per gli albergatori: dotare il proprio hotel di nuove soluzioni tecnologiche. Se l’innovazione è l’unica strada per andare incontro alle richieste degli ospiti e rimanere competitivi sul mercato, allora la tecnologia può diventare un’arma vincente per differenziarsi dalla concorrenza. Ma quali soluzioni tecnologiche è bene adottare, nello specifico? Oggi ci soffermiamo sul check-in automatico hotel, e scopriamo nel dettaglio come funziona.

Come impostare il check-in automatico hotel e come funziona

Check-in automatico hotel, come funziona esattamente? Si tratta di una procedura molto semplice per gli alberghi, che implica soltanto l’invio di una mail all’ospite prima del suo arrivo contenente un link per effettuare il check-in online. Questa funzione è già integrata in alcuni gestionali alberghieri, per cui se disponi già di un software di questo tipo basterà davvero poco per impostarla.

Vediamo allora nello specifico quali sono i passaggi da seguire:

1. Dotarsi della tecnologia necessaria

Utilizzare un gestionale come RoomRaccoon che permetta di impostare email automatiche è il primo passo per poter proporre agli ospiti di eseguire il check-in online. Tramite un software di questo tipo, infatti, i dati ricevuti rimangono all’interno del gestionale, e da lì potrai poi trasmetterli in automatico ad Alloggiati Web. Alcuni PMS consentono inoltre agli ospiti di scansionare il proprio documento attraverso uno Scanner ID: grazie a questo strumento i dati vengono inseriti in automatico in fase di check-in online, con un notevole risparmio di tempo per loro.

2. Personalizzare il messaggio della mail

Chiamare per nome il tuo futuro ospite e dargli del tu nel corpo della mail instaura indubbiamente un rapporto diverso rispetto a una email anonima e formale. Ecco perché ti consigliamo di personalizzare più possibile anche le email di check-in online, e di avvalerti di un software che ti permetta di farlo.

3. Creare un modulo di check-in completo

Il modulo di check-in online del tuo hotel deve contenere una serie di campi che l’ospite andrà a compilare con i suoi dati, e che comprendano: i dati personali (nome, cognome, indirizzo di residenza ecc.), tutti i dati necessari per Alloggiati Web e per l’Istat, ed eventualmente i campi per la fatturazione.

4. Aggiungere il modulo di pagamento

Questo passaggio è molto utile per proporre al tuo cliente di saldare il soggiorno prima del suo arrivo in struttura. Per farlo dovrai dotare il tuo hotel di un PMS che permetta di impostare email automatiche personalizzate, e che garantisca pagamenti sicuri attraverso un PSP (Payment Service Provider).

5. Comunicare il check-in online

Se hai optato per questa soluzione tecnologica, ti consigliamo di farlo sapere ai tuoi ospiti attraverso tutti i tuoi canali di comunicazione, dal sito web ai social network, passando per la newsletter. Spiegare come funziona e mostrarne la rilevanza in tempi di Covid (e non solo) sarà la tua arma vincente per differenziarti dalla concorrenza.

I vantaggi del check-in automatico per hotel

Il check-in automatico hotel ha molti vantaggi per gli hotel. Vediamone alcuni:

Procedura di check-in più rapida

Il vantaggio in termini di tempo è forse quello più tangibile per un albergatore: non dovendo registrare gli ospiti all’arrivo, potrai dedicarti con più calma ad accoglierli nella tua struttura, raccontarne la storia, illustrare l’offerta del territorio ecc., il che potrebbe anche tradursi in un impatto positivo sulle recensioni. Dal lato degli ospiti, grazie al check-in automatico è possibile evitare lunghe attese in reception e recarsi più velocemente in camera.

Opportunità di upselling

L’invio di una mail al cliente prima del suo arrivo è un’occasione utile sia per velocizzare la procedura di check-in, sia per invogliarlo ad acquistare ulteriori servizi che completino il suo soggiorno. In altre parole per fare upselling e cross selling, proponendo ad esempio un upgrade della camera selezionata oppure un tour privato.

Ma come si fa a fare upselling durante il check-in hotel online? Facile, basta mostrare un elenco automatico di servizi aggiuntivi sulla pagina online nel PMS, che permetta agli ospiti di acquistare un extra, un’esperienza o un upgrade prima del check-in. Questo meccanismo funziona in particolare per i millennials, che non amano prendere decisioni immediate come sostiene un articolo di Forbes.

Invio automatico dei dati al Servizio Alloggiati

Ecco un altro vantaggio interessante per gli hotel con check-in automatico. Dotandosi di un software con collegamento ad AlloggiatiWeb, non dovrai più rimanere ore al PC per inviare i dati dei tuoi clienti manualmente, ma il tutto avverrà in maniera automatica al termine della procedura di check-in online.

Non dimentichiamo infine le strutture prive di reception perché dislocate in vari punti della città, come spesso accade nel settore degli appartamenti ad uso turistico. Anche in questo caso raccogliere i dati degli ospiti prima del loro arrivo permette di evitare spostamenti, attese ed eventuali ritardi.

Carico di lavoro del personale più bilanciato

Ora che il processo di self-check-in sta prendendo piede tra i viaggiatori, gli albergatori che decidono di adottarlo hanno più tempo a disposizione per concentrarsi sui propri clienti. E se in alta stagione lo staff non sarà più impegnato con i check-in potrà concentrarsi esclusivamente sull’accoglienza e sulla struttura, oltre a soddisfare più prontamente le richieste degli ospiti.

Scanner dei documenti d’identità

Come abbiamo visto poc’anzi, gli ospiti possono scannerizzare i loro documenti d’identità attraverso la tecnologia OCR, che inserisce in automatico i loro dati nel modulo di check-in automatico online. Questo vale per i passaporti, le patenti e per altri documenti di identità. In futuro gli albergatori non dovranno più richiedere i documenti ai propri ospiti, con un’evidente comodità per questi ultimi e un risparmio di tempo e denaro per gli hotel.

Self-service e personalizzazione, tutto in uno

Il grande paradosso. I millennials, la generazione di viaggiatori compresa tra i 24-39 anni, richiedono soluzioni self-service ma desiderano anche esperienze vere, autentiche e personalizzate. Il check-in hotel online rappresenta quindi la perfetta via di mezzo tra queste due preferenze. Se da un lato si tratta di uno strumento self-service, dall’altro è possibile aggiungere anche un tocco personalizzato grazie alle email di benvenuto e a servizi extra mirati.

Esperienza dell’ospite migliorata

Non è un segreto che fornire un’ottima esperienza ai propri clienti sia la chiave del successo, ma il processo inizia molto prima che arrivino in hotel. Diventare un hotel con check-in automatico è un modo sicuro per soddisfare le aspettative degli ospiti e mantenersi flessibili in un settore in costante cambiamento. Il check-in hotel online è una delle caratteristiche più richieste dai viaggiatori. È comodo, veloce e soprattutto può essere usato per aumentare il RevPAR dell’hotel.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo visto come funziona il check-in automatico hotel e i numerosi vantaggi che apporta sia agli ospiti che agli albergatori. Investire su un software dotato di invio automatico di email ai clienti appare allora la scelta più logica, sia per il presente che per il futuro del settore alberghiero. Con il software gestionale di RoomRaccoon, ad esempio, puoi impostare e spedire email agli ospiti in pochi minuti, e non solo per il check-in online: tra le mail che puoi inviare c’è la conferma della prenotazione, la cancellazione, una mail post-soggiorno con codici sconto e molte altre ancora.