Perché i pagamenti anticipati in hotel sono importanti, e come gestirli al meglio

Di recente abbiamo lanciato una nuova funzionalità che abbiamo chiamato Richiesta di pagamento anticipato programmata. (2 aprile 2025).

Se sei un albergatore o gestisci un’attività ricettiva, sicuramentesai giàbenissimo quanto sia fastidioso dover gestire manualmente i pre-pagamenti (caparre e acconti).

È una perdita di tempo e può anche incidere fortemente sul tuo flusso di cassa.

Ma facciamo un passo indietr.

Che cos’è un prepagamento in hotel?

Un prepagamento (detto anche caparra o acconto) è un pagamento che viene riscosso prima della data di arrivo dell’ospite. Che si tratti di un pagamento anticipato del soggiorno o solo di un acconto sul totale, si parla di prepagamento se la somma viene incassata prima dell’arrivo dell’ospite.

Perché i prepagamenti in hotel sono così importanti?

Incassare caparre e acconti è un modo intelligente per aumentare il revenue e ridurre i no-show.

E questo è fondamentale. Perché è un dato di fatto: gli ospiti cancellano, i piani cambiano. E come fai se non hai ricevuto nulla in anticipo? Semplice. Perdi del revenue prezioso, e ti ritrovi a dover riempire una stanza all’ultimo minuto.

Di certo non una situazione auspicabile, e una bella fonte di stress per gli albergatori.

Il metodo RoomRaccoon: prepagamenti intelligenti, più conversioni

Con RoomRaccoon puoi creare più piani tariffari basati sui pagamenti anticipati. Questo significa maggiore flessibilità per te e più possibilità di scelta per i tuoi ospiti.

Ad esempio:

• Offerta non rimborsabile: crea una tariffa per due persone che sia non rimborsabile al 100%. Questa tariffa sarà leggermente più economica delle altre, il che significa che l’ospite avrà un piccolo sconto e tu incasserai il pagamento in anticipo. Se l’ospite cancella, le tue entrate sono comunque garantite, poiché la tariffa non è rimborsabile.
  
• Tariffa flessibile: crea una tariffa che prevede un pagamento anticipato del 30% e la possibilità di cancellare fino a 2 settimane prima dell’arrivo per ricevere un rimborso completo. In questo modo la prenotazione è a basso rischio, ma tu avrai comunque a disposizione una somma di denaro in anticipo.
  

L’utilizzo di acconti e tariffe flessibili si inserisce in una strategia di revenue management intelligente,del tipo”Compra ora, paga dopo”. Se il pagamento anticipato è di basso valore, gli ospiti sono sicuramente più propensi a cliccare su “Prenota ora”.

Ciò significa che potresti aumentare l’importo delle tue tariffe flessibili, perché offrono agli ospiti la possibilità di pagare in più rate anziché in un’unica soluzione.

Ma ecco il problema che abbiamo notato…

Gli albergatori creavano piani tariffari flessibili senza richiedere un pagamento anticipato per aumentare il tasso di conversione, salvo poi inviare manualmente una richiesta di prepagamento.

Si tratta di una strategia comune per far sembrare una tariffa più attraente, ritardando l’invio del pagamento e stimolando le prenotazioni.

Così facendo, però, gli albergatori erano ancora obbligati a richiedere i pagamenti manualmente, mandando e-mail agli ospiti, gestendo i bonifici e occupandosi delle VCC.

Il flusso di cassa rimaneva sempre un incubo.

Quindi l’abbiamo sistemato.

Ti presentiamo la nostra nuova funzionalità: le richieste di pagamento anticipato programmate.

Con questo nuovo strumento puoi:

• Impostare una tariffa senza pagamento anticipato al momento della prenotazione
• Richiedere il pagamento anticipato X giorni prima dell’arrivo
• Richiedere il pagamento tramite un link sicuro basato sul sistema 3D secure

In tal modo offri ai tuoi ospiti una tariffa che sembra flessibile e a basso rischio (aumentando le conversioni), ma che ti garantisce comunque di essere pagato prima che gli ospiti arrivino.

Suggerimento top: attiva la richiesta di pagamento anticipato programmato nei tuoi piani tariffari , così agli ospiti riceveranno un link di pagamento sicuro prima del loro arrivo. La richiesta di pagamento anticipato verrà inviata ogni giorno finché l’ospite non effettuerà il pagamento.

Se l’ospite non ha ancora effettuato il pagamento due giorni prima del suo arrivo, puoi scegliere di addebitare automaticamente la carta di credito salvata. Verifica però che questa procedura sia chiaramente specificata nelle condizioni di prenotazione e nella richiesta di pagamento per evitare richieste di chargeback.

Ecco cosa potresti scrivere nella email:

Per riassumere

• I prepagamenti sono essenziali per il flusso di cassa del tuo hotel.
• Con RoomRaccoon puoi modificare e personalizzare le impostazioni di prepagamento per ogni singolo piano tariffario.
• Il nostro nuovo strumento automatizza le attività ripetitive, come la richiesta dell’acconto dopo che l’ospite ha effettuato la prenotazione.
• Puoi comunque richiedere i dati della carta di credito dell’ospite a garanzia per evitare i no-show.
• Puoi addebitare automaticamente la carta di credito dell’ospite in caso di no-show, ma specificalo sempre nelle condizioni di prenotazione per evitare chargeback.
• Crea un’esperienza di prenotazione flessibile e senza ostacoli per i tuoi ospiti:

è un vantaggio per tutti. Imposta le tariffe e goditi un flusso di cassa continuo e più smart.