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I 5 vantaggi del gestionale hotel per la tua struttura

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Quando si parla di gestionale per hotel si intende un sistema informatico centralizzato che facilita la gestione alberghiera. Tra i compiti che svolge un software di questo tipo c’è la gestione delle prenotazioni, il controllo degli ospiti in entrata e in uscita, le pulizie, la gestione delle tariffe e la fatturazione.

I PMS più avanzati sono in grado di gestire le prenotazioni provenienti da diversi canali, come le OTA, i metasearch e i GDS, di monitorare le disponibilità a magazzino e di fare revenue management. In questo articolo scopriremo i 5 vantaggi che un software gestionale per hotel può offrire al tuo business.

 

1. Maggiore produttività 

 

Il motivo principale per cui molti hotel investono in un software gestionale è l’effetto che ha sulla produttività. Con il software giusto puoi automatizzare la maggior parte delle operazioni di routine, e risparmiare molto tempo e denaro. Un rapporto di Forbes ha evidenziato come l'automazione faccia risparmiare alle aziende tra il 40% e il 75% dei costi operativi. 

Senza un PMS, un compito semplice come fare il check-in a un ospite potrebbe richiedere anche più di 15 minuti; gli hotel che lavorano con un PMS invece completano le procedure di check-in e check-out in meno di 5 minuti. Anche il controllo delle disponibilità, la fatturazione e il revenue management diventano una passeggiata se si ha a disposizione un gestionale. 

 

2. Maggiore precisione 

 

Un altro vantaggio del gestionale per hotel è che ti permette di emettere fatture e report più accurati. Il sistema permette a qualsiasi membro dello staff di addebitare le fatture di ciascun servizio direttamente sulla stanza dell’ospite: al momento del check-out, dunque, la reception dovrà solo recuperare il file e stampare la fattura finale.

Se l'hotel lavora con un sistema manuale, al contrario, qualsiasi richiesta di check out da parte del cliente al di fuori degli orari prestabiliti può richiedere molto tempo. Questo accade perché il front desk deve chiamare ogni reparto per confermare se ci sono fatture non ancora inviate. 

Se l’hotel dispone di un PMS la reception deve seguire sì alcune procedure per garantire che gli ospiti ricevano una fattura corretta, ma si tratta di operazioni molto semplici se paragonate a un sistema di fatturazione e reporting manuale.  

Il software gestionale memorizza tutti i dati aziendali in un luogo sicuro. Questo permette ai dipendenti di consultare i dati di cui hanno bisogno anche attingendo a reparti diversi dal loro. Per esempio la reception non dovrà più chiamare le pulizie per sapere quali camere sono già pronte, perché troverà l'informazione direttamente nel sistema. 

Tutti i dati del software vengono inoltre conservati in uno storage in cloud sicuro dotato di backup. Se uno dei computer dell'hotel dovesse bloccarsi, grazie al cloud è possibile accedere in qualsiasi momento a tutte le informazioni. Gli hotel che non hanno un PMS rischiano invece di perdere molti dati se uno dei propri computer si blocca. 

Inoltre, se un hotel lavora con i file manuali, è possibile che qualcuno li smarrisca o li sottragga. Anche un disastro naturale come un incendio o un'inondazione potrebbe danneggiare tutti i dati archiviati localmente. 

 

3. Revenue Management 

 

Il gestionale per hotel ti aiuta ad ottimizzare le prenotazioni così da permetterti di riceverne sempre il maggior numero possibile. Il software si basa sullo storico per stabilire qual è il numero di prenotazioni più corretto per te, e garantire che la tua struttura rimanga sempre piena nonostante le cancellazioni.

Alcuni gestionali ti danno anche dei suggerimenti sulla tariffa da applicare in base alla domanda e alla disponibilità residua della struttura. Ma la funzione di revenue management può aiutare anche altri reparti a massimizzare le loro entrate: grazie a tale strumento, ad esempio, chef e F&B manager potrebbero decidere di eliminare dal menù i piatti che portano meno profitto. 

 

4. Mai più perdite di tempo

Il tempo è una risorsa importantissima nel settore dell’ospitalità. Con un gestionale alberghiero tu e il tuo personale potete risparmiare un sacco di tempo. Ad esempio lo staff delle pulizie può usare il software per sapere quali camere sono già libere in modo tale da procedere immediatamente al riassetto, e a sua volta usare il gestionale per segnalare le camere già pronte affinché la reception possa trovare facilmente le stanze da assegnare ai nuovi ospiti. 

Un PMS abbatte anche i tempi di fatturazione e di creazione dei report. Questo permette di concentrarsi su altri aspetti del business: ad esempio il manager del ristorante potrebbe passare più tempo a formare i dipendenti e a chiacchierare con gli ospiti invece che occuparsi delle scartoffie e dei report.

 

5. Esperienza dell'ospite migliorata
 

Un altro vantaggio del gestionale è quello di migliorare l’esperienza degli ospiti. Grazie al PMS puoi raccogliere le loro preferenze, ad esempio chiedendo un feedback direttamente in hotel attraverso un modulo da compilare, così da rendere un eventuale nuovo soggiorno ancora più piacevole.

Il PMS registra anche altri dati degli ospiti come i compleanni, gli anniversari, il tipo di camera che preferiscono, ecc. Usa questi dati per sorprenderli con un regalo di compleanno o di anniversario, oppure per un upgrade alla loro camera preferita.

Il PMS migliora la velocità del servizio e quindi causa meno reclami da parte della clientela. Se un cliente deve aspettare più di 15 minuti per avere il conto del ristorante, è probabile che si innervosisca e si lamenti. Allo stesso modo, se deve aspettare a lungo nella hall dell'hotel perché la reception è lenta con i check-in e i check-out non sarà di certo soddisfatto del vostro servizio. Investire in un software gestionale ridurrà i tempi di attesa inutili, e le recensioni sul vostro servizio miglioreranno di conseguenza.

 

Gestionale per hotel. La chiave del tuo successo

 

Il PMS rappresenta una risorsa preziosa per il tuo hotel, perché aumenta la produttività e migliora il rapporto con i clienti, tagliando i costi. Alcuni software possono anche aiutarti ad aumentare il revenue calcolando il miglior prezzo di vendita per le camere e per i servizi in base alla domanda.

La maggior parte degli alberghi moderni, grandi o piccoli che siano, usa un software gestionale. La tecnologia alberghiera è in costante aggiornamento, quindi gli hotel che non hanno ancora adottato un PMS rimarranno sempre indietro rispetto alla concorrenza. Se anche tu sei nella stessa situazione, il nostro consiglio è quello di richiedere una consulenza gratuita su quale software potrebbe fare al caso tuo.