Servizio Alloggiati Web. Aggiornamenti e come collegarlo al gestionale

Da quando nel 2022 il servizio Alloggiati Web ha finalmente cambiato marcia ed introdotto alcune importanti novità, tra cui l’abbandono del fastidioso certificato digitale, gli albergatori hanno tirato un sospiro di sollievo. In questo articolo ripercorriamo insieme le principali modifiche al sistema di invio delle schedine in Questura, e vediamo come collegare il gestionale della tua struttura al portale Alloggiati Web, rispettando così uno degli adempimenti normativi per hotel più importanti.

Servizio Alloggiati Web, le nuove regole

Che alcune cose andassero sistemate era piuttosto evidente: dai malfunzionamenti del certificato digitale alla difficoltà di comunicare i dati tramite cellulare. Con il Decreto del Ministro dell’Interno del 16 settembre 2021 sono state annunciate alcune modifiche al portale Alloggiati Web, entrate poi in vigore a gennaio 2022.

Ecco cos’è cambiato da quella data, nello specifico:

1. Niente più certificato digitale

Come funzionava il certificato digitale? Fino a qualche anno fa, qualsiasi struttura che volesse accedere al servizio Alloggiati Web per comunicare i dati degli ospiti era obbligata a scaricare un certificato digitale (in base al tipo di browser in uso) e a installarlo sul proprio dispositivo. Il certificato rappresentava uno strumento necessario al portale per identificare il soggetto che tentava di accedere.

La prima novità introdotta a gennaio 2022 è stata proprio l’abbandono di tale metodo di identificazione, per sostituirlo con una modalità di accesso più semplice e sicura. È comunque possibile utilizzare il certificato digitale fino alla sua data di scadenza, dopodiché sarà necessario passare alla nuova procedura.

2. Nuove modalità di accesso

La nuova modalità di accesso prende spunto da un sistema che tutti conosciamo, e che probabilmente abbiamo già usato almeno una volta nella vita. Si tratta della cosiddetta strong authentication o autenticazione forte, che consiste nella richiesta di due (o più) fattori da parte di un determinato sito per riuscire ad accedere al portale stesso.

Nel caso del servizio Alloggiati Web, oltre al normale login con username e password si richiede anche l’inserimento di un codice OTP (one-time password), una password temporanea usa e getta che perde la sua validità subito dopo essere stata utilizzata. Tale codice OTP viene inviato direttamente sul proprio smartphone.

I vantaggi di questo sistema sono in sostanza due: da un lato un maggiore livello di sicurezza per gli albergatori grazie all’impiego dell’autenticazione a due fattori, e dall’altro la possibilità di usare Alloggiati Web da dispositivo mobile in maniera molto più semplice di quanto avveniva in precedenza.

Mentre fino al 2021 l’accesso al portale Alloggiati Web risultava di fatto più facile se effettuato tramite PC o Mac, quasi obbligando ad effettuare gli invii in reception o comunque di fronte allo schermo di un computer, dal 2022 finalmente è diventato possibile completare la procedura anche da smartphone e tablet, in tempi brevi e in qualsiasi luogo ci si trovi.

3. Comunicazione dati per soggiorni di massimo 24 ore

Un’altra importante novità introdotta dal servizio Alloggiati Web nel 2022 si concentra sugli ospiti che soggiornano in una struttura ricettiva per un massimo di 24 ore. Mentre in precedenza era necessario comunicare i dati alla Questura entro 24 ore dal loro arrivo, con l’aggiornamento del servizio il numero di ore è sceso a 6. Ciò significa che gli albergatori hanno meno tempo a disposizione per inviare le schedine alloggiati in caso di soggiorni che non superano la giornata.

4. Conservazione delle ricevute

Più che un cambiamento, questo è un consiglio. Una volta caricate sul portale, le ricevute delle schedine Alloggiati vengono conservate per 30 giorni prima di essere cancellate e sovrascritte. Tra gli obblighi cui ciascun albergatore o gestore di una struttura ricettiva deve adempiere, c’è però anche quello di conservare le schedine per 5 anni; come fare dunque per non incorrere in sanzioni?

La procedura è piuttosto semplice: basta scaricare periodicamente le ricevute che attestano l’avvenuta trasmissione dei dati, una volta al giorno sarebbe l’ideale, e archiviarle in uno o meglio più di un luogo sicuro (ad esempio su una memoria esterna, su cloud ecc.).

Come inviare le schedine al portale Alloggiati Web dal gestionale

Nonostante le modifiche apportate al servizio Alloggiati Web nel 2022, le modalità di invio delle schedine rimane invariata. Da un lato è possibile infatti procedere manualmente, copiando ogni giorno tutti i dati degli ospiti sul portale: chiaramente questa è la strada più dispendiosa, sia in termini di tempo che di energie dedicate, soprattutto considerando che l’invio viene solitamente effettuato al termine della giornata.

La strada più semplice è sicuramente quella di affidarsi a un gestionale integrato con il portale Alloggiati Web, che permetta di inviare i dati degli ospiti in automatico. Il PMS di RoomRaccoon, ad esempio, invia le schedine automaticamente durante la notte, consentendo agli albergatori di risparmiare preziose ore lavorative e migliorare l’efficienza della propria struttura. Chi sceglie il gestionale di RoomRaccoon oggi, dunque, opta per un software completamente aggiornato per quanto riguarda il collegamento con il portale della Questura.