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Guida al check-in online per hotel

Guida al check-in online per hotel

Secondo una ricerca di Booking.com sul futuro dei viaggi del 2020, sempre più viaggiatori pensano che la tecnologia sia essenziale per la loro sicurezza in tempo di pandemia, specialmente all’interno delle strutture ricettive. L’innovazione, conferma un articolo de Il Sole 24 Ore, è l’unica strada per andare incontro alle richieste della nuova domanda e rimanere competitivi sul mercato. Ma quali soluzioni tecnologiche è bene adottare, nello specifico? Oggi ci soffermiamo sulla procedura di check-in online per hotel, e scopriamo come gestirla in modo smart con una piccola guida.

Come impostare il check-in online

Alcuni di voi ne avranno certamente sentito parlare, ma per mancanza di tempo o di informazioni magari non lo utilizzano ancora per la propria struttura. Come abbiamo visto nel nostro articolo sul check-in automatico, questa procedura offre molti vantaggi sia all’albergatore, sia all’ospite, e attivarla è molto semplice.

Vediamo allora quali sono i passaggi da seguire per impostare il check-in online in albergo:

  1. Dotarsi della tecnologia necessaria. Utilizzare un gestionale che permetta di impostare email automatiche è il primo passo per poter proporre agli ospiti di eseguire il check-in online. Tramite un software di questo tipo, infatti, i dati ricevuti rimangono all’interno del gestionale, e da lì potrai poi trasmetterli in automatico ad AlloggiatiWeb;

  2. Personalizzare il messaggio della mail. Chiamare per nome il tuo futuro ospite e dargli del tu nel corpo della mail instaura indubbiamente un rapporto diverso con il lettore rispetto a una email anonima e formale. Ecco perché ti consigliamo di personalizzare più possibile anche le email di check-in online, e di avvalerti di un software che ti permetta di farlo;

  3. Creare un modulo di check-in completo. Il modulo di check-in online del tuo hotel deve contenere una serie di campi che l’ospite andrà a compilare con i suoi dati, e che comprendano: i dati personali (nome, cognome, indirizzo di residenza ecc.), tutti i campi necessari per AlloggiatiWeb e Istat, ed eventualmente i campi per la fatturazione all’ospite;

  4. Aggiungere il modulo di pagamento. Questo passaggio è molto utile per proporre al tuo cliente di saldare il soggiorno prima del suo arrivo in struttura. Per farlo dovrai dotare il tuo hotel di un PMS che permetta di impostare email automatiche personalizzate, e che garantisca pagamenti sicuri attraverso un PSP (Payment Service Provider);

  5. Comunicare il check-in online. Se hai optato per questa soluzione tecnologica, ti consigliamo di farlo sapere ai tuoi ospiti attraverso tutti i tuoi canali di comunicazione, dal sito web ai social network, passando per la newsletter. Spiegare come funziona e mostrarne la rilevanza in tempi di Covid (e non solo) sarà la tua arma vincente per differenziarti dalla concorrenza.

Una volta sistemati tutti gli step per il check-in online, potrai dedicare molto più tempo all’accoglienza di persona, e coccolare il tuo ospite con qualche piccola sorpresa che gli faccia percepire il tuo senso di ospitalità. Se un modulo per il check-in automatico può risultare freddo per i tuoi ospiti, ricordati che potrai dimostrare il calore della tua accoglienza in tanti modi diversi una volta arrivati in struttura.

Ci auguriamo che questa piccola guida al check-in online per hotel possa esserti d’aiuto per rendere il tuo albergo ancora più tecnologico. E se dovessi avere ancora qualche dubbio, non esitare a contattare il team di RoomRaccoon per saperne di più su come impostare il check-in online tramite il nostro software gestionale per hotel.