GLOSSARIO PAGAMENTI
Glossario dei pagamenti in hotel
Ti diamo il benvenuto nella nostra guida dedicata alla terminologia dei pagamenti in hotel! Se gestisci un albergo, ti occupi di revenue management o semplicemente vuoi saperne di più sui pagamenti in hotel, sei nel posto giusto: questo glossario traduce il gergo tecnico in parole semplici, e ti aiuta a fare chiarezza.
Acconto
L’acconto è quell’importo parziale che viene pagato in anticipo a garanzia della prenotazione stessa. Serve a bloccare la prenotazione e a mantenere costante il flusso di cassa. A seconda del prezzo dell’alloggio e della strategia tariffaria applicata, gli acconti possono essere rimborsabili, parzialmente rimborsabili o non rimborsabili in base alla politica di cancellazione.
Autorizzazione della carta
Si tratta di una somma temporaneamente bloccata sulla carta di credito dell’ospite per assicurarsi che abbia risorse sufficienti per pagare il suo soggiorno. È come dire: “Ci fidiamo di te, ma dobbiamo averne la certezza”.
Carta di credito a garanzia
Si tratta di una misura di sicurezza per gli hotel da parte degli ospiti. Fornendo alla struttura i dati della loro carta di credito, l'hotel può addebitare una penale in caso di no-show o cancellazioni oltre il tempo massimo. Potremmo definirla anche un'assicurazione dell'hotel contro i no-show.
Chargeback
Il chargeback accade quando un ospite contesta un addebito presso la propria banca e ottiene la restituzione del denaro, a volte per motivi validi, a volte no. Una vera e propria seccatura per gli hotel, ma reagire è possibile se si dispone della giusta documentazione!
Scopri come prevenire e contestare i chargeback nel nostro articolo (in inglese).
Commissione di gestione
Una piccola percentuale addebitata dai provider di pagamento per la gestione delle transazioni. Possiamo considerarlo come il prezzo da pagare per fare affari nel mondo digitale!
Conformità alla PSD2
Acronimo di Payment Services Directive 2, questa normativa europea migliora la sicurezza, la trasparenza e l'innovazione nei pagamenti elettronici. Si basa sulla Strong Customer Authentication (SCA), una procedura che rende i pagamenti più sicuri e riduce il rischio di frode.
Conto commerciante (merchant account)
Si tratta di un conto bancario speciale che consente agli hotel di accettare pagamenti con carta. Se non hai un conto commerciante, non puoi ricevere pagamenti con carta.
Conversione dinamica della valuta (DCC)
È un servizio che consente agli ospiti internazionali di pagare nella loro valuta. Anche se utile, spesso comporta costi aggiuntivi quindi ti consigliamo di controllare tutte le clausole!
Gateway di pagamento
È il tramite tra l'hotel e il sistema di pagamento. Gestisce in modo sicuro le transazioni, garantendo che i pagamenti degli ospiti avvengano senza intoppi.
Interchange++
Un modello tariffario trasparente che suddivide le commissioni per la gestione dei pagamenti in tre parti: la commissione interbancaria (addebitata dalla banca dell'ospite), la commissione del circuito della carta (stabilita da Visa/Mastercard) e la commissione di gestione (addebitata dal provider del pagamento). Ciò garantisce agli albergatori una visione chiara dei costi, senza sorprese nascoste.
Link di pagamento
Un link sicuro che consente agli ospiti di pagare online, perfetto per i pagamenti anticipati, gli acconti o per saldare il soggiorno prima del check-out.
Mobile wallet
È un metodo di pagamento digitale che permette agli ospiti di pagare con il proprio smartphone tramite Apple Pay, Google Pay, ecc., in maniera veloce, sicura e senza bisogno di carte fisiche.
Pagamento
La fase finale di una transazione in cui il denaro viene trasferito dalla banca dell'ospite al conto dell'hotel. Il momento che ogni albergatore attende con ansia!
Pagamento online al momento del check-in/check-out
Gli ospiti saldano il conto prima dell'arrivo o della partenza, saltando il passaggio in reception. Il massimo della comodità!
Penale per il no-show
Addebito effettuato quando un ospite non si presenta in struttura senza aver cancellato la prenotazione, che ti aiuta a recuperare il revenue perso.
Portafoglio virtuale
Uno strumento che consente di registrare i pagamenti degli ospiti a mò di deposito o credito per future prenotazioni, rimborsi o servizi extra. È come un conto prepagato in hotel per i viaggiatori abituali.
Preautorizzazione
È una somma bloccata temporaneamente sulla carta a copertura di eventuali spese. Se l'ospite non la esaurisce, ciò che rimane gli viene restituito.
Pre-autorizzazione a saldo zero
È un blocco temporaneo di un importo sulla carta dell’ospite, anche se ha già saldato la sua prenotazione. Ad esempio puoi effettuare una pre-autorizzazione fino a 300€ per coprire eventuali spese extra come il minibar o possibili danni.
Non è un vero e proprio addebito, ma solo un blocco. E se la somma non viene utilizzata? Semplice, scade in automatico dopo il check-out.
Prepagamento
Avviene quando gli ospiti pagano il soggiorno in anticipo. Un’ottima soluzione per il tuo flusso di cassa e per ridurre i no-show.
Riconciliazione
Si tratta del compito - non molto divertente ma estremamente importante - di far coincidere l’importo dei pagamenti con quello delle prenotazioni e delle fatture, per garantire che i conti tornino sempre. Gli errori in questo campo possono costare molto cari.
Rimborso
Restituzione di denaro a un ospite per una prenotazione annullata o una controversia. Condizioni di rimborso facili = ospiti felici.
Rispetto dello standard di sicurezza PCI-DSS
Si tratta di regole di sicurezza rigorose che ogni hotel deve adottare per proteggere i dati di pagamento degli ospiti. Se non rispetti tali standard puoi incorrere in multe salate e nella perdita di fiducia da parte degli ospiti.
Tariffa mista
Un modello tariffario che unisce più tariffe in un unico addebito. Potremmo paragonarlo a un buffet: con un’unica somma puoi avere un po' di tutto, il che facilita la gestione del revenue e delle aspettative degli ospiti.
Terminale (POS)
Un dispositivo fisico utilizzato per gestire i pagamenti di persona con carta. I moderni terminali supportano vari tipi di pagamento (con appoggio, inserimento e striscio della carta), rendendo le transazioni sicure e fluide in reception, al ristorante o in qualsiasi altro luogo in cui gli ospiti possono pagare.
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Tokenizzazione
Uno strumento di sicurezza che sostituisce i dati sensibili della carta con un token randomizzato, per ridurre i rischi di frode. È come scambiare una chiave fisica con un codice segreto che solo l'hotel può utilizzare.
Transazione con carta non presente (CNP)
È un pagamento effettuato quando il cliente e la sua carta non si trovano fisicamente in hotel, come avviene nel caso di una prenotazione online o telefonica. Si tratta di una delle operazioni preferite dai truffatori, per cui gli hotel hanno adottato ulteriori misure di sicurezza come il 3D Secure.
Virtual Credit Card (VCC)
Una carta monouso emessa da OTA come Booking.com per i pagamenti agli hotel. È sicura, tracciabile e riduce il rischio di frode.
Troppe VCC da tenere sotto controllo? Scopri come centralizzare e semplificare i pagamenti (in inglese).
3D Secure
Un ulteriore livello di sicurezza applicato ai pagamenti con carta online, che richiede ai titolari di verificare la propria identità solitamente tramite una password unica o un'autenticazione biometrica. Meno frodi, più tranquillità per tutti.
💡Da sapere
Con i pagamenti 3D Secure è più difficile per gli ospiti contestare e ottenere un chargeback, poiché i titolari devono riconoscere e autorizzare attivamente l'acquisto al momento del pagamento.
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