Come la tecnologia per hotel può aiutarti a sopperire alla carenza di personale

Gli hotel piccoli e indipendenti non sono estranei al multitasking. Spesso lavorano con team ristretti, che si destreggiano in più ruoli. Dopo la pandemia la situazione è persino peggiorata: la difficoltà di trovare personale ha lasciato molti albergatori alle prese con sfide ancora più grandi.

Trovare personale per lavori con orari particolarmente impegnativi, poi, come le pulizie o la cucina, è ancora più complicato. In un settore in continua evoluzione come quello dell’ospitalità, molti albergatori si rivolgono alla tecnologia per hotel per alleggerire il carico di lavoro del proprio staff e lavorare al top con uno staff ridotto.

In questo articolo analizziamo il ruolo della tecnologia alberghiera, il modo in cui aiuta a far fronte alla carenza di personale e gli step necessari per applicarla alla tua struttura, indipendentemente dalle sue dimensioni. Ci soffermeremo anche su un aspetto specifico della tecnologia per hotel, ovvero la domotica per alberghi.

Sei pronto/a a rivoluzionare la gestione del tuo hotel? Andiamo!

Cos’è la tecnologia per hotel?

Come dice il termine stesso, la tecnologia per hotel prevede l’utilizzo della tecnologia per gestire vari aspetti delle attività alberghiere, sia quelle a contatto con il pubblico che di back-end, con un intervento umano minimo.

Dal check-in al front desk, fino alla gestione delle pulizie e dei servizi per gli ospiti, la tecnologia alberghiera ottimizza tutti gli aspetti della struttura, migliorando l’efficienza e la precisione generali. Immagina un sistema che con un semplice clic è in grado di assegnare automaticamente le camere, inviare le fatture e aggiornare i profili degli ospiti, il tutto senza usare tabelle ed Excel.

Il concetto di tecnologia per hotel non è da confondere dunque con quello di domotica per alberghi, che si riferisce piuttosto alla gestione smart di apparecchiature e sistemi elettronici negli alloggi, come l’illuminazione, l’accesso in camera e la climatizzazione.

Da sapere: la tecnologia alberghiera non è un concetto nuovo. La vera rivoluzione è iniziata negli anni ’80 con i software gestionali (PMS), che si sono affiancati a tecnologie già esistenti come quelle delle lavatrici e degli ascensori. Tali software hanno gettato le basi per i sofisticati PMS utilizzati oggi da molti albergatori: software che si occupano di tutto, dalle prenotazioni alla fatturazione.

Cos’è la domotica per alberghi?

Come abbiamo appena accennato, i sistemi domotica per hotel sono una delle possibili applicazioni che può avere la tecnologia per hotel. Con domotica per alberghi si intende però piuttosto quell’insieme di tecnologie smart che permette di controllare a distanza vari aspetti degli alloggi o delle strutture ricettive in generale, in maniera automatica.

A cosa ci riferiamo nello specifico? Ecco qualche esempio pratico: con la domotica per hotel possiamo gestire l’accesso alle camere, regolare la temperatura e l’illuminazione, ma anche alzare/abbassare le tapparelle elettriche. Questa tecnologia ci permette persino di controllare i sistemi di entertainment disponibili all’interno degli alloggi.

I vantaggi dell’uso della domotica sono notevoli per gli albergatori, e spaziano dal risparmio energetico alla maggiore soddisfazione da parte degli ospiti.

I vantaggi della tecnologia alberghiera

1. Maggiore efficienza e risparmio di tempo

Tutti sappiamo che le ore di lavoro al giorno sono limitate. Ecco allora che la tecnologia per hotel può alleggerire il carico di lavoro del tuo staff facendosi carico di compiti ripetitivi come l’invio delle conferme di prenotazione, i pagamenti e l’assegnazione delle camere.

Ad esempio, un software per le prenotazioni automatizzato aggiorna istantaneamente la disponibilità delle camere, regola le tariffe in base alla domanda e invia le conferme agli ospiti senza bisogno di alcun intervento umano. Ciò significa meno errori, operazioni più rapide e più tempo per concentrarsi sugli ospiti e sulla loro soddisfazione.

2. Guest experience migliorata

La tecnologia alberghiera non si limita a semplificare il lavoro dello staff, ma serve anche a migliorare l’esperienza degli ospiti. Dal check-in automatizzato all’invio di e-mail personalizzate durante il soggiorno, l’automazione alberghiera fa sì che gli ospiti si sentano coccolati senza alcun ulteriore carico di lavoro per il tuo team. La soddisfazione degli ospiti si tradurrà poi in recensioni positive e nuovi soggiorni presso la tua struttura.

3. Carico di lavoro ridotto

La tecnologia per hotel permette di creare un ambiente di lavoro più gestibile per gli albergatori. I software alberghieri riducono infatti lo sforzo fisico e mentale del personale, con conseguente miglioramento della soddisfazione lavorativa e potenziale riduzione del tasso di turnover. A sua volta, questo può aiutare gli hotel a mantenere un livello di servizio costante e a migliorare il clima generale in struttura.

4. Più revenue con le tariffe smart e l’upselling

La tecnologia alberghiera non serve soltanto a ridurre i costi, ma può anche aiutarti ad aumentare il tuo revenue! Con un gestionale per hotel puoi modificare le tue tariffe in tempo reale in base alla domanda (sono le cosiddette tariffe dinamiche) e consigliare agli ospiti prodotti e servizi in upselling, come upgrade o add-on, nel momento più opportuno e senza soluzione di continuità, permettendoti così si guadagnare di più senza muovere un dito.

Un esempio reale di tecnologia in hotel

Domani Hotels: come la tecnologia ha trasformato le operazioni quotidiane di una piccola catena

Domani Hotels rappresenta un ottimo esempio di come la tecnologia possa fare la differenza, che può essere utile per quegli albergatori in cerca di un equilibrio tra crescita e soddisfazione degli ospiti.

Il proprietario Dante Martens ha affrontato la sfida di passare da una a quattro strutture, pur rimanendo attento a ogni dettaglio. Grazie alla piattaforma all-in-one di RoomRaccoon, Domani Hotels ha ridotto il carico di lavoro del 50%.

Cos’è cambiato?

• Prenotazioni automatizzate: niente più inserimenti manuali e controlli incrociati.
• Gestione semplificata delle camere: controllo facile in pochi clic.
• Self check-in: l‘arrivo in struttura degli ospiti avviene in maniera indipendente e senza problemi.

Il risultato? Meno stress per il team e un soggiorno più piacevole per gli ospiti. Immagina di dimezzare il tuo carico di lavoro quotidiano, migliorando al contempo l’esperienza degli ospiti. Niente male, no?

Le caratteristiche che un gestionale automatizzato deve avere

1. Calendario prenotazioni user-friendly

Semplifica la gestione delle prenotazioni con un calendario automatico e a colori. Un sistema intuitivo che ti permette di gestire tutte le prenotazioni tramite un‘unica dashboard di facile utilizzo.

Ecco i vantaggi:

• • Panoramica completa: visualizzazione dello stato dei pagamenti e delle prenotazioni (in attesa, confermati o completati).
  • Gestione immediata: sposta facilmente le prenotazioni con lo strumento di drag-and-drop.
  • Vendite flessibili: promuovi spazi alternativi come le sale conferenze o i parcheggi grazie all’esclusiva funzione “spazi polifunzionali”.

2. Check-in e check-out automatici

I check-in e check-out manuali possono essere stressanti e dispendiosi in termini di tempo, oltre a comportare l’espletamento di pratiche burocratiche e compiti ripetitivi. I check-in e check-out automatizzati, invece, permettono di snellire questi processi grazie a un semplice link per il check-in online inviato agli ospiti tramite mail, eliminando così la necessità di gestire manualmente ogni fase.

Come funziona: in genere, il PMS invia un’e-mail automatica prima del soggiorno con un link che rimanda a un modulo di registrazione online dove gli ospiti possono inserire dati come il numero di carta d’identità, i dettagli del volo e le eventuali preferenze per i pasti, per poi concludere con una firma digitale. Un insieme di operazioni che di solito richiederebbero al personale fino a 10 minuti per essere sbrigate manualmente. Puoi anche valutare la possibilità di inserire nella mail di check-in una chiave digitale o un codice per l’accesso in camera, consentendo agli ospiti di saltare del tutto il passaggio in reception.

Ecco i vantaggi:

• Tempi di attesa ridotti: gli ospiti possono fare check-in e check-out quando desiderano e recarsi direttamente in camera, riducendo al minimo i tempi di attesa e migliorando la loro esperienza di soggiorno.
• Maggiore efficienza operativa: questo strumento riduce il carico di lavoro del personale del front desk, e permette loro di concentrarsi su altri compiti e sugli ospiti.
• Servizio a distanza: maggiore sicurezza e comodità, due fattori particolarmente importanti nel mondo post-pandemia.

3. Prenotazioni ottimizzate

Un PMS con booking engine integrato permette agli ospiti di prenotare direttamente sul sito web della struttura, inviando la conferma di prenotazione in automatico e aggiornando la disponibilità in tempo reale.

Come funziona: il software fornisce aggiornamenti immediati su tariffe e disponibilità delle camere, mentre l’ospite riceve la conferma della prenotazione e del pagamento. Grazie alla sicurezza dei pagamenti online, sia l’hotel che l’ospite possono dormire sonni tranquilli.

Ecco i vantaggi:

• Comodità del self-service: gli ospiti possono verificare la disponibilità delle camere e prenotare nella lingua e nella valuta preferita senza dover contattare nessuno, per un’esperienza di prenotazione facile e comoda.
• Sconti e add-on: attraverso i loro siti web, gli hotel possono offrire pacchetti e servizi extra esclusivi non disponibili su altre piattaforme. Questo incentiva le prenotazioni dirette e aumenta il revenue.
• Prenotazione rapida e senza errori: con le prenotazioni online si riduce la possibilità di commettere errori, come a volte succede invece tramite telefonate o email.
• Fiducia nelle prenotazioni online: i pagamenti online sicuri e le conferme istantanee delle prenotazioni garantiscono agli ospiti la massima tranquillità. Tutti i dati degli ospiti vengono archiviati in maniera sicura e sono facilmente accessibili da un unico luogo.

4. Dati che contano

La tecnologia alberghiera è in grado di fornire preziosi report che offrono una panoramica chiara delle performance della struttura. Tali report contengono numeri molto importanti, come il numero di camere prenotate, l’importo addebitato per camera e la durata del soggiorno degli ospiti, che ti aiutano a prendere decisioni più consapevoli, a vantaggio del tuo hotel.

Ecco alcuni parametri su cui concentrarsi:

• Tasso di occupazione: il numero di camere occupate in un determinato periodo di tempo.
• Tariffa media giornaliera (ADR): quanto guadagni in media per ogni camera prenotata.
• Revenue per camera disponibile (RevPAR): si ricava mettendo insieme il tasso di occupazione e la tariffa media giornaliera della struttura, un indicatore del suo stato di salute complessivo.
• Durata media del soggiorno: la permanenza media degli ospiti nel tuo hotel.
• Ritorno sull’investimento (ROI): indica la redditività dell’hotel.

Queste reportistiche ti aiutano a capire cosa funziona bene in hotel e cosa dev’essere sistemato. Se le prenotazioni sono in calo o la soddisfazione degli ospiti diminuisce, saprai esattamente perché e potrai agire di conseguenza. Con le giuste informazioni puoi migliorare l’esperienza degli ospiti, aumentare l’occupazione e incrementare il revenue della tua struttura.

5. Pagamenti automatici senza stress

La gestione dei pagamenti talvolta può risultare problematica, con conseguente frustrazione sia per il personale che per gli ospiti. Con i pagamenti automatici puoi semplificare questo processo, offrendo agli ospiti la possibilità di pagare i servizi in modo semplice e rapido, e migliorando così la loro esperienza complessiva.

Ecco i vantaggi:

• Transazioni facili: gli ospiti possono salvare in modo sicuro i dati del pagamento, completando così le transazioni in pochi clic sia che si tratti di prenotare un alloggio, che di ordinare il servizio in camera o richiedere un upgrade, senza dover cercare contanti o carte.
• Integrazione con i tuoi software: i pagamenti automatici sono in grado di integrarsi all’interno del tuo PMS, permettendoti così di addebitare l’importo direttamente sulle camere degli ospiti. Con un solo clic puoi gestire i pagamenti tramite le carte memorizzate, inviare richieste di pagamento o avviare un pagamento in loco utilizzando un software di pagamento integrato. Tale integrazione riduce al minimo gli errori di inserimento manuale e garantisce una fatturazione più accurata.
• Preventivi facili: semplifica la gestione dei preventivi inviando email automatiche che comprendono i dati del soggiorno, le richieste di pagamento e le date di scadenza. Se il pagamento è in scadenza, puoi personalizzare il template aggiungendo una richiesta di pagamento digitale e inviarla in automatico alla mail degli ospiti.
•  Meno lavoro per il personale: grazie all’automazione dei pagamenti il personale dell’hotel può concentrarsi di più sul servizio invece che sulla gestione delle transazioni. Questo porta a una maggiore efficienza operativa e consente allo staff di dedicarsi in modo più efficace agli ospiti.

Preparati al successo. La checklist per gli hotel

In conclusione

Problemi con la gestione del tuo hotel? Non sei l’unico/a. La carenza di personale è un problema reale, ma indovina un po’? Una soluzione c’è, ed è proprio la tecnologia per hotel.

È come avere un paio di mani in più a disposizione che ti aiutano a rendere tutto più facile e veloce, dal check-in al check-out. Ciò significa che il tuo team può smettere di occuparsi delle piccole cose e iniziare a concentrarsi su ciò che conta davvero: rendere felici gli ospiti. Non si tratta solo di stare al passo con i tempi, ma di distinguersi dalla concorrenza.

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