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Newsletter per hotel: come (e cosa) comunicare agli ospiti

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Con impegno e fatica sei riuscito/a ad accumulare un buon numero di email di ospiti potenziali e reali, e hai deciso di attivare una newsletter. Oppure stai già inviando mail ai tuoi clienti ma sei a corto di idee, e ti sembra che il tuo lavoro non stia portando da nessuna parte. Le newsletter per hotel sono uno strumento fondamentale per costruire un rapporto solido con gli ospiti, ma perché funzionino al meglio occorre rispettare alcune regole.  

Vediamo insieme qualche suggerimento su come comunicare con gli ospiti del tuo albergo attraverso lo strumento della newsletter.

 

I primi 3 step: target, obiettivi, piano editoriale 

Come in tutte le attività di marketing e comunicazione, il primo step da seguire quando si avvia una newsletter è impostare una strategia. L’invio spontaneistico di email ai clienti talvolta può avere effetti collaterali negativi, che nel peggiore dei casi potrebbe portare alla disiscrizione dalla newsletter stessa. 

 

1. A chi vuoi inviare la newsletter?

Una delle prime cose da fare è sicuramente quella di identificare il target o i target di riferimento. In altre parole, occorre chiedersi chi leggerà le mail inviate: si tratta principalmente di coppie o famiglie? Viaggiatori solitari o gruppi? E ancora, quali sono i loro interessi?

 

La risposta a queste domande è senz’altro legata alla tipologia di ospiti che di norma sceglie la tua struttura. Puoi ritrovarla dunque consultando la reportistica che molti gestionali ti mettono a disposizione (e il PMS di RoomRaccoon ti permette anche di personalizzarli).

  

2. A che scopo? 

Una volta identificato il destinatario delle tue email, un altro passaggio fondamentale è quello di definire gli obiettivi della tua newsletter hotel. Il che equivale a sondare i motivi per cui vuoi scrivere agli ospiti, e il perché loro dovrebbero leggerti.

 

Riducendo all’osso le varie casistiche possibili, possiamo individuare due obiettivi principali per l'invio di una newsletter: da un lato quello commerciale, legato alla vendita delle camere e dei servizi, dall’altro uno scopo più informativo, che punta a fornire ai clienti notizie e curiosità sull’hotel e sulla destinazione in cui si trova. È evidente però che un obiettivo non esclude l’altro, e che le stesse email di taglio informativo in ultima analisi mirano spesso alla vendita. 

 

È bene ricordarsi infine che la creazione di una newsletter per hotel, che sia basata sulla proposta di offerte commerciali o sulla condivisione di informazioni, deve tendere sempre allo scopo di fidelizzare gli ospiti, ispirare credibilità e costruire una solida reputazione ai loro occhi.

 

3. Il piano editoriale

Ora che sai a chi ti vuoi rivolgere e quale messaggio vuoi lanciare, non ti resta che stendere il piano editoriale. Il piano editoriale è uno strumento indispensabile per chi desidera creare una newsletter per hotel perché permette di strutturare e organizzare in anticipo l’invio delle mail, evitando così di perdere tempo ogni volta per decidere cosa inviare e quando farlo.

 

Il piano non è altro che un documento operativo, spesso un Excel o un Google sheet, che riporta solitamente le date e gli orari di invio, i contenuti da inserire in ciascuna mail (anche schematici), ed eventualmente le persone incaricate dei vari compiti. 

 

Prima di partire con la stesura del piano editoriale è buona norma stabilire la frequenza di invio delle email. Se ti stai chiedendo quanto spesso dovresti mandarle, non esiste un numero esatto: ti consigliamo di procedere per tentativi e monitorare periodicamente i dati relativi ad ogni newsletter inviata tramite gli insights del tuo software di email marketing, ad esempio il tasso di apertura delle mail, così da ritarare la frequenza in corso d’opera se necessario. 

 

È buona norma comunque evitare di spammare i clienti con troppe email, perché rischieresti di perderli.

Newsletter per hotel, esempi 

 

Newsletter per hotel: esempi

Dopo tanta teoria, è ora di passare a qualche esempio pratico. Che cosa dovresti scrivere esattamente nella newsletter del tuo hotel? Le risposte sono molteplici ma tutte partono dal presupposto che, come abbiamo visto, i tuoi contenuti debbano essere interessanti per i destinatari delle mail. La cosa importante, dunque, è fare in modo che gli ospiti siano convinti che valga la pena di essersi iscritti alla tua newsletter.

 

Ecco allora qualche esempio da cui trarre spunto:

  • Sconti e promozioni. Una delle motivazioni più convincenti che porta i potenziali ospiti all’iscrizione è la promessa di offerte speciali. Perché allora non sfruttarla inviando mail con sconti personalizzati, ad esempio un ingresso scontato alla spa, una promo pernottamento + cena al ristorante a prezzi vantaggiosi, oppure semplicemente un’offerta last-minute o una tariffa scontata per la notte della domenica?

  • Novità in hotel. Hai ristrutturato il tuo albergo? Hai aggiunto un nuovo servizio, ad esempio la colonnina di ricarica per le macchine elettriche? La tua piscina ha riaperto per la stagione estiva? Comunica queste ed altre novità sul tuo hotel ai clienti per invogliarli a venire a scoprirle di persona.

  • Novità nella destinazione. Questa categoria comprende gli eventi, i festival, le conferenze e qualsiasi attività che coinvolga la zona in cui lavori, che possa rappresentare una valida motivazione per un viaggio. Tenendo informati i tuoi clienti su ciò che succede nella destinazione aumenterai le probabilità che prenotino da te un soggiorno proprio in occasione di un particolare evento.
     
  • Esperienze. Se il tuo albergo offre esperienze sul territorio o collabori con agenzie o altri partner che le forniscono, dovresti comunicarle ai tuoi clienti. Ad esempio al target “famiglie” potresti proporre un soggiorno con ingresso ad un parco divertimenti, mentre al target “coppie” potrebbe interessare una passeggiata a cavallo nella natura.
     
  • I tuoi valori. Non da ultimo, una buona idea per fidelizzare i tuoi ospiti è quella di creare contenuti che trasmettano loro ciò in cui credi e su cui hai basato il tuo business. Usi solo prodotti locali o produci tu il necessario per preparare i pasti in struttura? Hai adottato misure sostenibili per ridurre il tuo impatto sul territorio e sulla comunità in cui operi? Fallo sapere ai clienti scrivendo una o più newsletter ad hoc. 

 

Come strutturare la newsletter


Anche l’occhio vuole la sua parte. L’aspetto grafico della tua mail è molto importante, e anch’esso contribuisce alla buona riuscita della newsletter. 

 

Il nostro consiglio è anzitutto quello di scegliere un template e mantenere lo stesso nel tempo, possibilmente basato sui colori, il font e la struttura del tuo sito. Così facendo chi cliccherà sui link alle pagine interne o al blog dell’albergo non percepirà uno stacco rispetto alla grafica della newsletter.

 

Un altro elemento che non deve mancare nella newsletter del tuo hotel è un pulsante di CTA (call to action), che permetta ai lettori di eseguire in modo facile e diretto l’azione da te suggerita (“prenota ora”, “scopri di più” ecc.).



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