Invio schedine alloggiati. La guida completa

L’invio delle schedine alloggiati alla Questura è una procedura obbligatoria per tutti i gestori di hotel e di strutture ricettive in genere, che garantisce la sicurezza degli ospiti e delle attività stesse.

Pur non essendo complicata, se non si dispone della strumentazione giusta può però risultare piuttosto lunga.Vediamo allora quali sono le linee guida per l’invio delle schedine alloggiati online, e una soluzione smart per accorciare i tempi.

Schedine alloggiati: la normativa

Come riportato sul sito web del Servizio Alloggiati della Polizia di Stato, chiunque gestisca un’attività ricettiva è tenuto a comunicare le generalità dei propri ospiti entro 24 ore dal loro arrivo (o all’arrivo stesso se il soggiorno è inferiore alle 24 ore) tramite l’invio delle cosiddette schedine alloggiati.

La normativa che regola questo tipo di comunicazione è da un lato il TULPS – ovvero il Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza – dall’altro il Decreto 7 gennaio 2013 del Ministero dell’Interno, in materia di “comunicazione alle autorità’ di pubblica sicurezza dell’arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive”.

Ma quali sono le generalità degli ospiti che l’albergatore deve inoltrare alla propria Questura di riferimento? Ecco l’elenco:

• Nome e cognome;
• Sesso;
• Data e luogo di nascita (è sufficiente indicare lo stato se l’ospite non è residente in Italia);
• Cittadinanza;
• Tipo di alloggiato (ospite singolo, capo famiglia o capogruppo);
• Estremi del documento di identità (tipologia, numero e luogo del rilascio);
• e infine la data di arrivo e numero di giorni di permanenza dell’ospite.

È necessario comunicare questi dati per tutti gli ospiti che soggiornano in struttura. Ci sono però delle eccezioni: in caso di gruppi con accompagnatore sarà sufficiente indicare le generalità del capogruppo e l’elenco dei membri.

Molto simile anche il caso delle famiglie con figli minorenni: basterà registrare una scheda per il capofamiglia, e indicare semplicemente i nomi di coniuge e figli.

Come inviare le schedine alla Questura?

La procedura di invio delle schedine alloggiati richiede due passaggi preliminari molto importanti. Anzitutto occorre richiedere le credenziali d’accesso alla propria Questura di riferimento, così da poter abilitare la propria struttura per la trasmissione telematica dei dati.

Dopodiché si dovrà scaricare e installare sul proprio computer un certificato di sicurezza, seguendo la procedura specifica per il browser da voi utilizzato indicata nei manuali del Servizio Alloggiati.

Una volta seguiti questi step, ti troverai di fronte a una scelta: trasmettere i dati dei tuoi ospiti in maniera manuale o inviarli in maniera automatica.

Se opti per il primo caso, dovrai inserire sul portale ogni singola voce dell’elenco menzionato qui sopra a mano, ripetendo l’operazione quotidianamente per tutti gli ospiti che alloggiano presso la tua struttura.

Decisamente una bella perdita di tempo ed energie! Per fortuna esiste un’alternativa che permette di trasmettere le schedine in maniera automatica, ogni giorno. Alcuni gestionali permettono infatti di automatizzare questo processo e facilitare la vita degli albergatori.

Il software per le schedine alloggiati di RoomRaccoon

Se pensi che un software per le schedine alloggiati possa fare al caso tuo, RoomRaccoon offre una soluzione adatta alle tue esigenze. Tramite il nostro PMS puoi inviare in automatico le schedine alloggiati tutti i giorni allo scadere della mezzanotte, per tutte le prenotazioni con status check-in eseguito o check-in online eseguito.

Andando alla sezione “Statistiche” del software potrai comunque mandare i dati con un clic in qualsiasi momento: uno strumento utile nel caso di soggiorni di una sola giornata, ad esempio.

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