Invio schedine alloggiati: guida pratica ad Alloggiati Web

Riferimenti normativi e operativi verificati il 18 settembre 2026. Per le procedure della tua struttura, consulta anche le indicazioni della Questura competente.

Una prenotazione può riguardare una coppia, una famiglia o un gruppo, ma comunicare i dati dell’intestatario non basta sempre a registrare tutte le persone che soggiornano. Per gestire correttamente le schedine servono anagrafiche complete, una scadenza calcolata dall’arrivo effettivo e un controllo della trasmissione.

Questa guida spiega quali dati raccogliere, come inviare le schedine alloggiati online e cosa fare con ricevute ed errori. Se vuoi integrare questa attività con la gestione quotidiana delle prenotazioni, scopri anche il PMS per hotel di RoomRaccoon.

Cosa sono le schedine alloggiati e chi deve inviarle?

Le schedine alloggiati, chiamate anche schedine PS, schede o schedine di notificazione, sono le comunicazioni con cui una struttura trasmette alla Polizia di Stato le generalità delle persone ospitate. Alloggiati Web è il portale utilizzato per questa trasmissione: una prenotazione nel gestionale o un registro interno non costituiscono, da soli, un invio alla Questura.

L’obbligo riguarda i gestori degli esercizi alberghieri e delle altre strutture ricettive, tra cui B&B, affittacamere e case vacanze. È esteso anche alle locazioni e sublocazioni con contratti di durata inferiore a 30 giorni. Il riferimento è l’articolo 109 del TULPS, insieme alle disposizioni applicative del decreto del 7 gennaio 2013 e alle modifiche successive.

La comunicazione riguarda gli ospiti italiani e stranieri, indipendentemente dal fatto che abbiano prenotato direttamente, tramite un’agenzia o su una piattaforma online. Le FAQ ufficiali del Servizio Alloggiati chiariscono l’ambito dell’obbligo e distinguono questa procedura dall’ospitalità privata di cittadini stranieri.

Entro quando inviare le schedine alloggiati: 24 o 6 ore?

Il termine ordinario è di 24 ore dall’arrivo. Per i soggiorni non superiori a 24 ore, il decreto del 16 settembre 2021 indica un termine di 6 ore dall’arrivo. Il conteggio parte dall’arrivo effettivo dell’ospite: non dalla prenotazione, dall’apertura della reception o dalla successiva elaborazione del gestionale.

Su uno schermo piccolo puoi scorrere la tabella in orizzontale. Esempi illustrativi basati sull’orario effettivo di arrivo.

La formulazione sui soggiorni non superiori a 24 ore è contenuta nell’articolo 1 del decreto del 16 settembre 2021, che modifica il testo del 2013. Per organizzare il lavoro, completare l’invio durante il check-in aiuta a mantenere un margine per correggere eventuali errori.

Quali dati servono per compilare una schedina alloggiati?

I campi da comunicare comprendono informazioni sul soggiorno, generalità e, quando richiesti, estremi del documento. Il luogo di nascita dipende da dove la persona è nata: per una nascita in Italia si indicano comune e provincia, per una nascita all’estero lo Stato. La residenza non determina come compilare il luogo di nascita.

Su uno schermo piccolo puoi scorrere la tabella in orizzontale. Usa i campi e le codifiche previsti dal portale.

Come registrare famiglie, gruppi e bambini?

Anche i minori e gli altri componenti devono essere registrati. La semplificazione per nuclei familiari e gruppi guidati riguarda gli estremi del documento, non l’omissione delle generalità degli accompagnatori o dei bambini.

L’allegato tecnico prevede, per il nucleo familiare descritto dalla norma, i dati del documento di uno dei coniugi e le generalità dell’altro coniuge e dei figli minorenni. Per un gruppo guidato, si inseriscono i dati del documento del capogruppo e le generalità degli altri componenti. Per questi ultimi non bastano i soli nomi: sono richiesti anche gli altri dati anagrafici previsti.

Consulta l’allegato tecnico del decreto per i campi e le modalità di trasmissione. Se la composizione degli ospiti non rientra chiaramente in questi casi, verifica con la Questura come classificare le schede.

Come inviare le schedine alloggiati online

Richiedere le credenziali e accedere con i codici

Il primo passaggio è richiedere l’abilitazione alla Questura della provincia in cui si trova la struttura. Segui la modulistica e le modalità di richiesta indicate dall’ufficio competente. Conserva le credenziali in modo sicuro e organizza l’accesso delle persone incaricate.

La pagina ufficiale prevede oggi l’accesso tramite Scheda dei Codici. Segui le istruzioni per scaricarla e utilizzare il servizio. La vecchia indicazione di installare sempre un certificato digitale nel browser non descrive la procedura attuale.

Scegliere tra compilazione, file e collegamento al PMS

Per trasmettere le schedine puoi utilizzare tre modalità, previste dalla documentazione del servizio:

• Compilazione sul portale. Inserisci i dati negli appositi campi di Alloggiati Web. Può essere una soluzione pratica se gestisci pochi arrivi.
• Caricamento di un file testuale. Esporti dal gestionale un file conforme al tracciato richiesto e lo carichi sul portale. Esportare il file sul computer non significa averlo trasmesso.
• Invio tramite servizi web. Un software compatibile comunica con Alloggiati Web attraverso il collegamento autorizzato. L’attivazione richiede le credenziali e le chiavi previste dal servizio.

Usa i manuali ufficiali aggiornati per le istruzioni dell’interfaccia e del collegamento. Per comuni, Stati, tipi di documento e categorie di ospite, fai riferimento alle tabelle di codifica di Alloggiati Web.

Una procedura in sei passaggi per la reception

1. Controlla chi è effettivamente arrivato. Confronta gli ospiti presenti con la prenotazione e verifica eventuali arrivi separati.
2. Completa l’identificazione e le anagrafiche. Controlla tutti gli ospiti e i campi richiesti per ciascuna tipologia di schedina.
3. Determina la scadenza. Considera l’orario di arrivo e la durata del soggiorno prima di affidarti a una trasmissione programmata.
4. Prepara e trasmetti i dati. Usa la compilazione sul portale, il file conforme o il gestionale collegato.
5. Leggi l’esito. Verifica che le persone da comunicare risultino effettivamente trasmesse e risolvi gli eventuali scarti.
6. Archivia la ricevuta. Scaricala quando disponibile e applica la procedura di cancellazione dei dati raccolti per questo adempimento.

Per preparare le anagrafiche prima dell’arrivo puoi valutare il check-in online in hotel. La raccolta anticipata dei dati non sostituisce l’identificazione dell’ospite né conferma che sia arrivato: mantieni distinti questi passaggi.

Schedine alloggiati PDF: quale documento serve davvero?

Se cerchi un modulo per schedine alloggiati in PDF, chiarisci prima a cosa ti serve. Un modello da stampare, un file da trasmettere e una ricevuta di avvenuto invio hanno funzioni diverse.

• Modulo di raccolta dati: può aiutare a preparare le informazioni, ma la sua compilazione non equivale alla comunicazione alla Questura.
• File per il caricamento: è un file testuale conforme al tracciato ufficiale, normalmente con estensione .txt. Rinominare un PDF o un foglio Excel non lo rende compatibile.
• Ricevuta PDF: è il documento generato dal portale a riscontro della trasmissione. È questo documento che devi scaricare e conservare.

Per una trasmissione ordinaria utilizza quindi le funzioni previste da Alloggiati Web. L’eventuale procedura alternativa in caso di guasto va seguita secondo le istruzioni della Questura, senza presumere che un PDF inviato a un indirizzo generico sia sufficiente.

Ricevute Alloggiati Web: download, conservazione e privacy

Le ricevute vanno conservate per cinque anni in formato digitale. Le FAQ ufficiali precisano che rimangono disponibili per il download per un massimo di 30 giorni dall’emissione. Organizza quindi il recupero regolare dei documenti, senza usare il portale come unico archivio.

La ricevuta riporta il numero delle schedine trasmesse nella giornata e gli elementi che ne attestano l’autenticità. Per verificare le schedine inviate nel giorno corrente, il servizio indica la funzione “Analisi invii”. Conserva i file in cartelle identificabili per struttura e periodo, con accesso riservato e una copia di sicurezza.

Devo conservare anche le copie dei documenti degli ospiti?

L’obbligo di comunicazione non autorizza a conservare copie dei documenti d’identità. Nel chiarimento del 29 aprile 2026, il Garante privacy ribadisce che le copie acquisite per questa finalità devono essere cancellate o distrutte una volta completata la trasmissione. La prova da conservare è la ricevuta.

Il decreto prevede inoltre la cancellazione dei dati digitali e la distruzione degli elenchi cartacei trasmessi per questo adempimento non appena viene generata la ricevuta. Definisci una procedura anche per esportazioni temporanee e copie di lavoro. Eventuali dati necessari per finalità diverse, come la fatturazione, richiedono una gestione e una base giuridica proprie.

Limita gli accessi al personale incaricato, fornisci istruzioni chiare e scegli strumenti che consentano di gestire i tempi di conservazione. Evita di trasformare smartphone personali o conversazioni di messaggistica in archivi dei documenti degli ospiti.

Cosa fare se l’invio delle schedine alloggiati dà errore?

Un dato presente nel PMS, un file esportato o un tentativo di collegamento non provano che la comunicazione sia riuscita. Controlla l’esito prima di considerare completato l’adempimento. Se un messaggio segnala uno scarto, individua le schede interessate e correggi la causa.

Su uno schermo piccolo puoi scorrere la tabella in orizzontale. Le verifiche proposte non modificano le scadenze di legge.

Alloggiati Web non funziona: basta aspettare?

In caso di problemi tecnici che impediscono la trasmissione, il decreto prevede la comunicazione alla Questura territorialmente competente tramite PEC o fax. Consulta le istruzioni locali per recapiti, formato e procedura e conserva la prova dell’invio. Uno screenshot dell’errore, da solo, non equivale alla comunicazione delle generalità.

Hai dimenticato l’invio o inserito dati errati?

Contatta tempestivamente la Questura e segui le indicazioni per il caso concreto. Se una scheda è già stata trasmessa con dati errati, verifica la procedura di rettifica prima di effettuare un secondo invio che potrebbe creare un duplicato. Mantieni sempre date e informazioni veritiere e segnala il problema a chi gestisce gli adempimenti della struttura.

Alloggiati Web e ISTAT sono la stessa comunicazione?

No: l’invio alla Questura e la comunicazione dei flussi turistici sono adempimenti distinti. Alloggiati Web riguarda la pubblica sicurezza. La rilevazione ISTAT sul movimento dei clienti misura arrivi e presenze per finalità statistiche. I canali operativi e le istruzioni territoriali vanno verificati separatamente.

Un gestionale può supportare più flussi, ma il successo dell’invio delle schedine non dimostra che sia riuscita anche la comunicazione statistica. Organizza controlli separati per destinazione. Lo stesso criterio vale per gli ulteriori adempimenti della struttura: non attribuire a una singola ricevuta un significato che non ha.

Software per schedine alloggiati: cosa valutare e come aiuta RoomRaccoon

Un gestionale collegato può ridurre la ricopiatura delle anagrafiche e il passaggio tra più strumenti. Il vantaggio cresce quando hai molti arrivi, turni diversi alla reception o gruppi numerosi. Per scegliere un software per l’invio delle schedine alloggiati, valuta l’intero processo: preparazione dei dati, trasmissione, controllo e ricevute.

• Completezza delle anagrafiche: come vengono individuati i dati mancanti di tutti gli ospiti?
• Gestione delle scadenze: come vengono trattati soggiorni brevi e arrivi a orari diversi?
• Esiti ed errori: dove si controllano le schede accettate e quelle da correggere?
• Ricevute e conservazione: come si recuperano i documenti e si gestiscono le copie temporanee?
• Supporto operativo: chi interviene se la connessione non funziona e quale alternativa rimane disponibile?

RoomRaccoon riunisce la gestione delle prenotazioni e le anagrafiche degli ospiti nel PMS e consente il collegamento al servizio Alloggiati Web per l’invio delle schedine. Per approfondire questa parte, leggi la guida al collegamento tra Alloggiati Web e gestionale.

Durante una dimostrazione, chiedi di vedere il percorso di una prenotazione con più ospiti, una scheda incompleta e un soggiorno breve. Verifica le funzioni disponibili per la tua configurazione, gli orari di trasmissione e i controlli richiesti al personale. Puoi confrontare le esigenze della struttura con i piani e prezzi di RoomRaccoon.