Software pagamenti per hotel: 5 caratteristiche essenziali che dovrebbe avere nel 2025

Cosa rende i software di pagamento integrati la soluzione ideale per gli hotel? A differenza dei software generici, tali strumenti sono stati progettati per gestire alla perfezione la complessità delle operazioni alberghiere. Con questo tipo di software i pagamenti sono sempre fluidi ed efficienti, permettendo agli hotel di massimizzare il revenue ed effettuare il check-out con facilità.

Ecco le le cinque funzionalità indispensabili per i software pagamenti nel 2025 – scopriamole una ad una.

Le 5 funzionalità indispensabili dei software pagamenti hotel

1. Dashboard Addebiti e Controversie

Poche cose sono frustranti come i chargeback. Mettiamo il caso di un ospite che soggiorna in hotel, paga con la carta e se ne va; un mese dopo, spunta fuori una contestazione che sostiene che la transazione non è stata autorizzata. Senza un modo per tracciare e gestire le contestazioni, gli albergatori rischiano di perdere migliaia di euro senza la possibilità di fare ricorso. Ecco perché dovresti utilizzare un PMS con una dashboard integrata per i chargeback e le controversie.

Solo così potrai:

• Monitorare le controversie in tempo reale, in modo da poter agire rapidamente prima che le somme vadano perse.
• Gestire in prima persona i chargeback invece di lasciarli in mano al provider del pagamento.
• Ricevere una notifica istantanea ogni volta che viene presentata una controversia, consentendoti di rispondere con l’ausilio di prove certe.

Quando gli hotel hanno pieno controllo sugli addebiti sono in grado di opporsi alle controversie ingiuste, ridurre le perdite di fatturato e proteggere i loro profitti, senza dover ricorrere a soggetti esterni.

2. Pagamenti contactless e via smartphone

Lo sapevi che il 90% dei consumatori statunitensi utilizza regolarmente i pagamenti contactless? Secondo le previsioni, questo dato è addirittura destinato a crescere nel 2025. Sempre più ospiti infatti chiedono di pagare il proprio soggiorno i hotel in maniera rapida, sicura e contactless.

Consentendo di pagare in modalità contactless, non solo soddisfi le aspettative degli ospiti, ma aumenti anche le tue entrate. Se le transazioni sono più veloci e fluide gli ospiti sono più portati ad acquistare upgrade, pacchetti ed esperienze, aumentando di fatto il volume delle vendite del tuo hotel.

Vantaggi principali:

• Transazioni più veloci e convenienti
• Riduzione dei tempi di attesa alla reception e nei ristoranti
• Maggiore igiene e sicurezza
• Maggiore soddisfazione degli ospiti e recensioni migliori

Gli hotel che offrono la possibilità di pagare in modo contactless e con lo smartphone tramite i loro booking engine, terminali e POS avranno transazioni più veloci, meno errori e un’esperienza più fluida per gli ospiti.

3. Portafoglio virtuale

La tua struttura ospita matrimoni o viaggiatori business? Allora è probabile che tu abbia avuto già a che fare con la complicata gestione di pagamenti anticipati di alto valore, che devono essere monitorati, rimborsati o suddivisi tra i vari servizi. Il Portafoglio Virtuale (Virtual Wallet) è stato progettato per risolvere questo tipo di problemi, offrendo un modo semplice per gestire gli anticipi e le spese degli ospiti, senza confusione e senza ostacoli.

Perché il tuo hotel ne ha bisogno:

• Aumenta la flessibilità finanziaria. Invece di vincolare i pagamenti anticipati ad un’unica prenotazione, il Portafoglio Virtuale ti permette di accumulare fondi che possono essere utilizzati per più soggiorni, servizi o add-on. È il caso ad esempio di un’azienda che prenota diverse visite di lavoro durante l’anno. La flessibilità del wallet garantisce che i fondi siano sempre disponibili e che possano essere utilizzati quando necessario, riducendo la necessità di transazioni separate.
• Migliora l’esperienza degli ospiti – Basta con le autorizzazioni di pagamento continue. I tuoi ospiti possono fare check-in, cenare e prenotare servizi extra utilizzando il saldo precaricato sul portafoglio, e la loro esperienza di soggiorno sarà più comoda e piacevole. Apprezzeranno la semplicità di poter pagare senza dover ogni volta tirare fuori la carta di credito.
• Rimborsi e trasferimenti più semplici – Se una prenotazione viene cancellata, non dovrai più effettuare complicati processi di rimborso. Le somme presenti sul portafoglio virtuale possono essere facilmente spostate su soggiorni futuri, caparre o servizi, facendoti risparmiare tempo e garantendo che il denaro rimanga sempre all’interno della struttura.

4. Possibilità di pagare check-in e check-out online

La prima impressione è importante. Gli ospiti non vogliono perdere tempo in reception: la loro priorità è fare il check-in, lasciare le valigie in camera e rilassarsi. Lo stesso vale per il check-out, che può diventare parecchio stressante se si è obbligati a fare la fila in reception.

Un sondaggio del 2020 ha evidenziato che l’80% dei viaggiatori preferisce fare check-in prima di arrivare in hotel. Offrire la possibilità di pagare online sia al momento del check-in che del check-out permette ai tuoi ospiti di fare proprio questo, eliminando il fastidio delle attese alla reception e offrendo loro un’esperienza più fluida e veloce per tutta la durata del soggiorno.

In che modo è vantaggioso per il tuo hotel:

• Niente più attese in reception – Permetti agli ospiti di pagare il costo del soggiorno online prima del loro arrivo, in modo tale che possano recarsi direttamente in camera.
• Partenze più rapide – Gli ospiti possono saldare il conto direttamente dal proprio smartphone, velocizzando così la procedura di check-out.
• Meno controversie sui pagamenti – Le fatture automatizzate sono sinonimo di precisione: nessuno se ne andrà più dal tuo hotel chiedendosi se ha pagato troppo per il soggiorno.
• Ospiti più felici, recensioni migliori – Iniziare e concludere il soggiorno in modo rapido e comodo genera un’impressione positiva a lungo termine.

Integrando i pagamenti online nelle procedure di check-in/out, gli hotel sono in grado di aumentare l’efficienza operativa e offrire agli ospiti un’esperienza di alto livello.

5. Autenticazione 3D Secure

Quando si effettua un pagamento online, la fiducia è tutto. 3D Secure è il protocollo di autenticazione più affidabile del settore, perchè garantisce agli ospiti la massima tranquillità e protegge al contempo le tue entrate. Gli hotel hanno bisogno di una solida linea di difesa, e nel 2025 l‘autenticazione 3D Secure (3DS) non è contestabile.

Vediamo come 3D Secure protegge il tuo hotel:

• Autentica gli ospiti in automatico attraverso la verifica a due fattori, i dati biometrici o i codici SMS, garantendo un’esperienza di prenotazione più fluida e senza ostacoli.
• Riduce gli addebiti e le richieste di rimborso fraudolente garantendo che gli ospiti approvino i pagamenti.
• Migliora il rispetto di standard di sicurezza come PCI DSS e tokenizzazione per avere transazioni più sicure.

💡 Da sapere:

I pagamenti 3D Secure rendono più difficile per gli ospiti contestare o ottenere un chargeback, poiché il titolare della carta deve riconoscere e autorizzare attivamente l’acquisto al momento del pagamento.