Come scegliere il giusto software per il tuo albergo

Oggi un albergatore che vuole gestire la propria struttura con l’utilizzo di un software ha la possibilità di scegliere la propria soluzione tra una vasta gamma di software. Tanto vasta che a volte non è chiaro quale sia il giusto metodo per scegliere. Forse ti trovi nella condizione di scegliere il tuo primo software o forse ti stai guardando attorno per cambiare quello in tuo possesso. Qualunque sia il motivo, cosa stai cercando di preciso? Una piattaforma all-in-one? O preferisci sistemi separati, Gestionale, Channel Manager, Booking Engine? Quali sono gli aspetti che tieni in considerazione per scegliere la tua opzione migliore? Noi di RoomRaccoon pensiamo che si riduca alle "6 C". 

 

CHIAREZZA dei prezzi
Quanto vi costerà? Crediamo che la trasparenza sia alla base. Se non trovate i prezzi messi in maniera trasparente nel sito web, potrebbe far pensare che ci siano una serie di costi nascosti. Cercate una soluzione che offra un prezzo fisso mensile. Fate attenzione ad eventuali commissioni sulle prenotazioni e ad eventuali costi non detti. Alcuni prodotti leader di mercato non richiedono contratti lunghi o periodi di preavviso perchè danno fiducia al fatto che i clienti scelgano a lungo il prodotto perchè vale non perchè c’è un obbligo contrattuale.

 

Gestionale COMPLETO
Il primo quesit è: il PMS offre le funzionalità e l'usabilità da voi richieste? Definite quali sono le vostre necessità. Cercate un software che vi possa offrire il check-in online, lo yield management automatico, le fatture elettroniche, la reportistica personalizzata, i moduli di prenotazione aziendale o semplicemente un calendario facile da usare? – Elencate cosa vi interessa e condividetelo con l’azienda con cui vi interfacciate.

Sempre più spesso gli hotel indipendenti utilizzano più servizi e software per gestire l’hotel. Il PMS dovrebbe funzionare quindi come un vero e proprio centralino dove tutto converge in un'unica piattaforma. Le soluzioni chiuse che offrono solo i propri moduli possono nel tempo limitarvi quindi vi suggeriamo di preferire gestionali orientati all'integrazione con software esterni. Nessun hotel dovrebbe più gestire la fatturazione manualmente in un software esterno copiando le anagrafiche ma soprattutto tutti riconoscono i vantaggi di avere il gestionale per il ristorante interfacciato a quello dell’hotel per fornire un unico conto al cliente. L'automazione attraverso l'integrazione è la risposta a tutto questo. Assicuratevi infine di lavorare solo con una soluzione basata su CLOUD perchè vi permette l'accesso al sistema in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo dovrebbe essere ormai un prerequisito per tutte le aziende. 


COMUNICAZIONE con gli Ospiti
Assicuratevi che il vostro sistema vi consenta di inviare ai vostri ospiti le giuste informazioni e al momento giusto. La messaggistica personalizzabile può far risparmiare tempo e migliorare le prestazioni. Vi può permettere con poco sforzo di lavorare sul branding del vostro hotel e migliorare l'esperienza dei vostri ospiti. Le informazioni fondamentali da inviare agli ospiti sono:

  • Informazioni iniziali agli ospiti nella conferma immediata della prenotazione;
  • Ricordare agli ospiti le informazioni importanti nella fase di pre-arrivo;
  • La possibilità di fare up e crosselling nella fase di check-in online;
  • Incentivare i vostri ospiti a ri-prenotare con la distribuzione dei codici sconto dopo il soggiorno.


 

CONVERSIONE attraverso il motore di prenotazione
Diretto è meglio quando si tratta di prenotazioni. Se il vostro motore di prenotazione non converte, il gioco non vale. Ci sono una serie di consigli e strumenti disponibili per aumentare la conversione del Booking Engine come per esempio un pop-up con un codice sconto per le prenotazioni dirette, l’aggiornamento dinamico e automatico dei prezzi ma soprattutto la personalizzazione del Booking engine affinchè corrisponda al look and feel del vostro sito web. Cosa importante che sta alla base di tutto ciò è che il vostro motore di prenotazione deve rendere la prenotazione rapida e semplice per gli ospiti. Le persone sono impazienti. Processi contorti o troppi clic fanno scappare i potenziali prenotanti. Secondo Booking.com più del 60% delle persone che cercano un alloggio sul loro sito visitano direttamente il sito web dell'hotel. Il vostro attuale Booking Engine sta facendo abbastanza per convertire queste opportunità?



Gestione dei CANALI
La vostra strategia di distribuzione dovrebbe prevedere la collaborazione con una vasta gamma di OTA (Agenzie online). Booking.com è senza dubbio leader di mercato, ma dovreste massimizzare la vostra visibilità lavorando con una serie di altri siti come Expedia, Agoda, Airbnb, TripAdvisor e HRS. 

Potreste anche prendere in considerazione più OTA di nicchia che si concentrano su specifiche geografie o tipologie di mercato. Se gestite un hotel di lusso, potreste prediligere Mr & Mrs Smith. Se gestite un Bed & Breakfast gay friendly, Misterbandb dovrebbe essere sul vostro radar. Se invece siete in un’area ricercata da viaggiatori d’affari, dovreste collegarvi ad un GDS come Travel Port.

Per fare questo è necessario che il vostro Channel Manager supporti la vostra strategia di distribuzione e che oltre a garantirvi una certa stabilità, vi possa anche offrire delle funzionalità avanzate. Booking.com ha un numero selezionato di Premier Connectivity Partner in tutto il mondo. I Channel Manager che vantano questo riconoscimento sono tra i leader del mercato. Un consiglio finale: evitate i Channel Manager che vogliono farvi pagare una commissione sulle prenotazioni ricevute.  


 

Servizio CLIENTI
Il servizio clienti dovrebbe essere semplice e diretto. Nessun call center, nessun sistema di biglietteria, nessun costo aggiuntivo e nessun limite di accesso. Se avete un problema o avete bisogno di aiuto volete poter parlare con una persona reale e risolvere rapidamente il vostro problema. Il modo migliore per verificare il prodotto e il loro servizio clienti è quello di guardare la loro classifica su Hotel Tech Report o cercare le testimonianze dei clienti esistenti.  

Noi di RoomRaccoon mettiamo le "6 C" in prima linea nella nostra attività. Offriamo tutte le caratteristiche di cui sopra e molto altro ancora. Se state cercando un software di gestione alberghiera per la prima volta o se pensate che il vostro software attuale non risponda a tutte le vostre necessità, contattateci. Siamo a disposizione per mostrarvi una demo di RoomRaccoon in modo da avere un confronto