Quali obblighi per gli hotel? Istat, Alloggiati Web, fatture elettroniche

Se gestisci una struttura ricettiva e ti stai chiedendo come fare per assolvere gli obblighi di legge in maniera più smart, questo articolo è per te. Come ben sai qualsiasi attività in Italia – che sia un hotel, un B&B o altro – deve infatti attenersi a determinate regole per poter lavorare con serenità ed evitare il rischio di incorrere in sanzioni.

Non è una novità che tali obblighi portino via molte ore, talvolta costringendo lo staff a lavorare fino a tardi. La buona notizia però è che esiste un modo per abbattere le tempistiche, mandando in pensione il lavoro manuale.

Ti basterà scegliere un software in grado di gestire gli obblighi normativi in automatico, proprio come il PMS di RoomRaccoon. Ma facciamo un passo indietro, e diamo prima di tutto un’occhiata alle regole da rispettare.

Obblighi Istat alberghi

Tutte le attività ricettive sono tenute a comunicare all’Istat alcuni dati essenziali, necessari per rilevare il movimento turistico nel nostro paese: informazioni che consentono ad esempio di calcolare il tasso di occupazione medio per tipologia di struttura e destinazione. Cosa comporta questo per albergatori e gestori, nello specifico?

Anzitutto occorre sapere che ogni regione (e persino provincia) ha le sue modalità in materia di trasmissione delle informazioni all’Istat. Per chi si affaccia a questo mestiere, il primo step sarà dunque quello di verificare su quale portale si devono comunicare i dati.

Per quanto riguarda la natura dei dati da trasmettere, l’Istat richiede a tutte le strutture di indicare arrivi e presenze così come la provenienza degli ospiti, che sia un paese estero o la regione italiana di residenza.

Servizio Alloggiati Web

Un altro obbligo importante per gli albergatori italiani è l’invio delle cosiddette schedine Alloggiati alla Questura. Una procedura fondamentale per garantire la sicurezza degli ospiti e delle strutture, che però può portare via molto tempo.

In cosa consiste? Come avviene per l’Istat, anche in questo caso sono gli albergatori a dover trasmettere alcuni dati alla Polizia di Stato, generalmente entro 24 ore dal loro arrivo o persino prima in alcuni casi specifici, indicati nell’ultimo aggiornamento avvenuto qualche anno fa.

Per generalità degli ospiti si intendono i dati riportati sul documento di identità (nome e cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza), a cui si aggiunge la tipologia di alloggiato e le date di arrivo e partenza.

Fatturazione elettronica

Ultimo, ma non meno rilevante, è l’obbligo di fatturazione elettronica. Dal 2019 infatti gli hotel e le strutture ricettive di tipo imprenditoriale non possono più emettere fatture semplici ai clienti che le richiedono o alle attività con cui collaborano dotate di partita Iva (ad esempio le agenzie di viaggio), ma devono creare una fattura elettronica, inviarla all’Agenzia delle Entrate e tenerla in archivio per almeno 10 anni. 

Va da sé dunque che gli hotel debbano dotarsi di un software in grado di effettuare tali operazioni per essere in regola con i propri obblighi fiscali.

RaccoonCompliance, la soluzione smart per il tuo hotel

Tra il servizio Alloggiati Web, Istat alberghi e le fatture elettroniche, il tempo che gli albergatori dedicano alle questioni normative e fiscali è davvero molto, specialmente se l’invio di dati e la stesura dei documenti avviene ancora a mano.

Al giorno d’oggi, la priorità di ogni hotel dovrebbe essere snellire le procedure burocratiche lunghe e ripetitive, per rimanere competitivi sul mercato e ritagliarsi sempre più tempo da destinare ad altre attività. Ecco perché ti consigliamo di adottare un software gestionale che possa occuparsi della burocrazia al posto tuo.

RaccoonCompliance è la funzionalità di RoomRaccoon dedicata proprio agli adempimenti normativi. Disponibile a partire dal nostro pacchetto starter, questo strumento ti permette di rimanere sempre al passo con la normativa, facendoti risparmiare un sacco di tempo.

Il principio su cui si basa è infatti quello degli automatismi: con RaccoonCompliance non dovrai più inviare le schedine e i dati Istat manualmente al termine di ogni giornata, ma ci penserà il PMS in automatico. Richiedi oggi stesso la tua demo gratuita per provare in prima persona il nostro software!