Guida ai software contabilità hotel: cosa sono e quale scegliere per la propria struttura

Per gestire la tua attività con successo e per poterlo poi misurare non puoi prescindere dall’analisi dei tuoi dati contabili.

I software contabilità per hotel sono uno strumento indispensabile quando si parla di pianificazione finanziaria. Tali software vengono progettati appositamente per gli alberghi di tutte le dimensioni, così da garantire maggiore efficienza e precisione. Eppure sono ancora molte le strutture ricettive che sprecano denaro e ore di produttività con l’inserimento manuale dei dati, la creazione di report inefficaci e passando le notti a revisionare i conti.

Questa guida fa per te se: 

• Il tuo hotel utilizza una tecnologia vecchia e hai bisogno di una soluzione più moderna;
• Passi ore e ore ogni giorno a fare fatture manualmente;
• Desideri automatizzare il processo notturno di revisione;
• La tua configurazione attuale non ti permette di collegarti con un gestionale per hotel come RoomRaccoon;
• I tuoi dipendenti/amministrativi/revisori notturni ti ripetono da tempo che il tuo software attuale non è facile da usare;
• Ti piacerebbe avere una conoscenza più approfondita della tua struttura grazie ai report finanziari.

Iniziamo!

Indice:

• Cos’è un software contabilità per hotel?
• Le peculiarità della contabilità alberghiera
• 3 problematiche comuni nella contabilità alberghiera
• Quali sono i migliori software per hotel?
• I vantaggi di un software contabilità integrato per hotel
• Quali sono i programmi che puoi collegare al tuo software contabilità per hotel?
• Come funziona la configurazione?

Cos’è un software contabilità per hotel?

La risposta è piuttosto immediata: si tratta di un programma in grado di gestire la contabilità delle strutture ricettive (tenere traccia delle spese, far quadrare i pagamenti e generare report sull’andamento dell’attività), che può essere in cloud.

Se i gestionali per hotel in cloud vengono normalmente impiegati per gestire le operazioni front-end dell’hotel – registrare i dati delle fatture fiscali, i tassi di occupazione e il RevPAR della struttura – i programmi di contabilità vengono utilizzati invece per le operazioni di back-end, come l’andamento dei flussi di cassa, i conti economici ed altro ancora.

I due programmi comunicano tra di loro grazie alla tecnologia API, e lavorano in sincronia per fornirti report e analisi in tempo reale sulla tua struttura. Grazie all’automatizzazione di questi processi gli addetti alla contabilità possono risparmiare ore di lavoro e concentrarsi su compiti più urgenti, come esaminare le performance aziendali e prendere decisioni di conseguenza.

Un PMS come RoomRaccoon, ad esempio, è integrato con una serie di software di contabilità molto diffusi sul mercato come Xero, Twinfield, Quickbooks e altri ancora. Gli hotel possono impostare in RoomRaccoon la contabilità generale relativa alle imposte da pagare, ai supplementi, alle tariffe delle camere, ecc. Tutti i dati essenziali vengono trasmessi ogni giorno in automatico al software di contabilità integrato.

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Le peculiarità della contabilità alberghiera

La contabilità alberghiera si discosta rispetto a quella di altre attività a causa della natura particolare delle sue operazioni. La maggior parte delle aziende può contare su flussi di entrate relativamente prevedibili; gli hotel al contrario hanno flussi di entrate multipli, che non sempre vanno di pari passo con i livelli di servizio che propongono.

Ecco 5 peculiarità che gli hotel devono tenere in considerazione: 

• Revisione notturna
• Tariffe dinamiche
• Contratti con i fornitori
• Flussi di reddito multipli
• Tassa di soggiorno

1. Revisione notturna

Gli hotel sono attivi 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. La revisione dei conti è dunque fondamentale per passare al giorno successivo senza intoppi. Tale controllo permette infatti di verificare il flusso di cassa che si è avuto in albergo in un determinato giorno lavorativo.

Cosa fa di preciso un revisore notturno? Un revisore notturno svolge una serie di compiti amministrativi e finanziari che garantiscono l’accuratezza della contabilità alberghiera al termine di ogni giornata. In particolare:

• Aggiorna la fatturazione con gli eventuali extra, i conti al ristorante, le tasse e qualsiasi altra spesa effettuata dagli ospiti e non registrata durante il giorno;
• Elabora i dati delle carte di credito e delle ricevute;
• Prepara i rapporti sulla contabilità da sottoporre ai gestori dell’hotel. Questi rapporti mostrano la percentuale di occupazione, il revenue per camera e l’efficacia di eventuali promozioni speciali;
• Segnala eventuali discrepanze;
• Verifica i check-in e i no-show, e aggiorna i check-in in arrivo;
• Aggiorna lo stato delle pulizie per il turno successivo.

2. Tariffe dinamiche

Gli hotel moderni dotati di software di revenue management utilizzano strategie di prezzo dinamiche per ottenere più margine possibile per ogni camera venduta. Ciò significa che vengono impostate tariffe diverse per i fine settimana, nei giorni festivi, in determinate stagioni e nei periodi in cui in hotel rimangono poche camere disponibili. I tassi di occupazione dell’hotel hanno un impatto significativo sulle tariffe delle camere, poiché i periodi di maggiore affluenza fanno aumentare i costi.

I prezzi dipendono anche dal tipo di hotel e dai servizi aggiuntivi che offre. Ad esempio, certi hotel propongono servizi extra in camera o pacchetti speciali durante il check-in.

3. Contratti con i fornitori

Gli hotel si avvalgono di fornitori per tantissime ragioni: ad esempio per riparare gli ascensori, per consegnare il cibo e per installare gli impianti elettrici nelle camere degli ospiti. I contratti con i fornitori si basano in genere su accordi e tariffe speciali concordate con l’hotel. Per esempio, gli appaltatori che eseguono i lavori devono avere un’assicurazione che protegga l’hotel dai danni all’edificio e persino dalle eventuali perdite di incassi in caso di problemi da loro causati.

4. Entrate multiple

In genere, gli hotel che offrono servizi in loco hanno diversi flussi di entrate. Pensa a un hotel che ha un ristorante, una location per matrimoni e un centro benessere. Ogni reparto può portare all’hotel una quantità significativa di entrate. Tali flussi di reddito consentono agli hotel di moltiplicare i guadagni e di migliorare la salute dell’azienda.

Per tenerne traccia, spesso le strutture tengono i profitti e le perdite di ciascun reparto separati; inoltre è piuttosto comune che le spese vengano condivise o suddivise tra i vari reparti.

5. Tassa di soggiorno

Oltre alla normale imposta sulle attività commerciali, le strutture ricettive devono versare anche la tassa di soggiorno, ovvero un costo aggiuntivo che viene addebitato a tutti gli ospiti. A Roma, ad esempio, la tassa cambia a seconda della tipologia di alloggio e del numero di stelle, in caso di hotel.

3 problematiche comuni nella contabilità alberghiera

Sebbene esistano diversi tipi di problematiche nel mondo della contabilità per hotel, in questa sede ci limiteremo ad elencare le principali.

1. Dedicare troppo tempo all’emissione delle fatture

Secondo i dati di Plate IQ, l’emissione manuale delle fatture può costare l’equivalente di 12-30 dollari ciascuna. Ancora peggio se pensiamo che gli hotel hanno a che fare con un numero molto alto di fatture provenienti da vari reparti.

Ci sono ad esempio i pagamenti relativi al soggiorno, quelli relativi al cibo e alle bevande addebitate dal ristorante sulla camera degli ospiti, i servizi extra delle camere e tutte le utenze.

Dover inserire manualmente ogni singola voce in fattura e fare un controllo incrociato con i vari reparti è un’attività che richiede molto tempo e che distoglie l’attenzione della reception da ciò di cui si dovrebbero occupare maggiormente, l’esperienza degli ospiti.

Secondo uno studio di Laserfiche, se fatto a mano il processo di fatturazione può talvolta superare i 15 passaggi prima della pubblicazione finale.

2. Le verifiche manuali sono costose e richiedono molto tempo

L’assunzione di un revisore a tempo pieno non è fattibile per la maggior parte dei piccoli hotel e delle altre strutture ricettive, in quanto può essere piuttosto dispendiosa.

Anche nel caso in cui gli hotel dispongano di revisori a tempo pieno, come abbiamo visto fare una revisione notturna a mano è un compito gravoso che comporta la ricerca di documenti spesso in formato cartaceo, e l’esame di ogni voce contabile e di ogni fattura. Tutto ciò con il rischio di incorrere in errori umani.

La buona notizia è che tale processo può essere completamente automatizzato grazie a un PMS per hotel come RoomRaccoon. Ogni sera a mezzanotte RoomRaccoon passa automaticamente al giorno successivo. Non ci sono tempi morti e non è necessario premere il pulsante “esegui la revisione notturna”.

Questo perché tutte le informazioni necessarie vengono elaborate istantaneamente e rimangono nel cloud. E se un ospite effettua il check-in dopo la mezzanotte, potrai comunque apportare modifiche come di consueto.

3. Perdita di incassi e dati a causa di errori umani

Gli errori capitano, soprattutto dopo una giornata di lavoro lunga e impegnativa. Alcuni studi hanno dimostrato che il 3,6% delle fatture emesse manualmente presenta errori. Ciò significa che anche i numeri inseriti a mano nel software di contabilità possono essere imprecisi.

Molti sistemi operativi degli hotel non sono in grado di comunicare tra loro o con il software contabile ed è per questo che, mancando dati importanti, vengono inseriti manualmente, portando a loro volta a degli errori.

Solitamente gli hotel lavorano con 3 o più software: uno destinato al pubblico, uno per i servizi di concierge, uno per i ristoranti, uno per le pulizie, ecc.

Quando però non collaborano tra di loro si finisce per fare affidamento sul lavoro manuale, e le probabilità di incappare in un errore aumentano

Quali sono i migliori software contabilità per hotel?

I software di contabilità per hotel sono molto diffusi anche tra gli hotel di piccole dimensioni, e sul mercato non mancano di certo i fornitori: la scelta del giusto software dipende però principalmente dalla complessità delle operazioni richieste dalla tua struttura. Per esempio, un piccolo boutique hotel avrà bisogno di funzionalità più basilari rispetto a una catena alberghiera, che potrebbe preferire un programma dotato di gestione integrata del flusso di lavoro, business intelligence e pianificazione dei progetti.

Il fattore più importante da tenere in considerazione quando si sceglie un programma di contabilità per il proprio hotel è la possibilità di integrarlo con gli strumenti già in uso, come il PMS, il booking engine, il POS, ecc.

I software contabili esistenti

1. Commerciali

I software di contabilità commerciale come QuickBooks, Sage Intacct o FreshBooks sono in grado di gestire la maggior parte (se non tutte) le esigenze contabili di un hotel di piccole e medie dimensioni. Questi pacchetti comprendono spesso grafici, rapporti contabili che forniscono una panoramica dello stato di salute dell’hotel e i moduli necessari per il pagamento delle tasse.

2. Impresa

Gli hotel di grandi dimensioni, con molti dipendenti e un fatturato elevato scelgono in genere software aziendali come Oracle, SAP o Microsoft Dynamics GP. Invece di utilizzare fogli di calcolo bidimensionali, i software aziendali si basano spesso su database relazionali in grado di mostrare i collegamenti tra diverse serie di dati, come ad esempio il volume delle vendite di tutti gli ospiti rispetto alle loro regioni di provenienza.

I vantaggi di un software contabilità integrato per hotel

1. Risparmia tempo grazie agli automatismi

Tradizionalmente era compito del revisore notturno associare ogni singola ricevuta del terminale di pagamento alla giornata lavorativa conclusa, compito effettuato spesso tramite Excel o calcolatrice. Integrando una soluzione di pagamento tokenizzata nel PMS, tutte le ricevute verranno inserite direttamente nel PMS e trasferite al software di contabilità collegato, risparmiando così diverse ore di lavoro manuale.

2. Scarica report dettagliati ogni volta che vuoi

Per fare scelte consapevoli, gli hotel devono avere sempre a portata di mano i dati relativi all’occupazione, all’ADR, al RevPAR, al revenue e alla redditività. Mentre tu gestisci il tuo hotel, il tuo programma di contabilità raccoglie molti dati grazie alle integrazioni con il PMS, il POS e altri software. Questo ti permette di avere una panoramica dettagliata sulla tua struttura. I report finanziari possono essere generati ogni volta che vuoi, senza dover aspettare una data prestabilita per poter controllare i bilanci.

3. Mantieni l’integrità dei dati

Se inserisci dati di qualità nel tuo software, avrai in cambio altri dati di qualità. Collegando il software contabilità per hotel al tuo PMS farai in modo che l’inserimento dei dati avvenga in automatico e garantirai la coerenza delle informazioni inserite su tutti i software. Una maggiore precisione renderà i tuoi report più affidabili.

4. Più tempo per concentrarti sulla crescita dell’hotel

La contabilità in cloud e i software integrati stanno cambiando radicalmente il lavoro degli addetti alla contabilità. Supponiamo, ad esempio, che tu debba registrare l’imposta sulle vendite di tutte le tue transazioni.

Con un software di contabilità correttamente configurato, potresti eseguire questa operazione in automatico evitando così di chiedere al tuo commercialista di farlo per te a mano. I computer svolgeranno la maggior parte del lavoro manuale, mentre i contabili potranno concentrarsi sui report, sui trend e sulla consulenza.

5. Accedi ai dati in qualsiasi luogo

Se il tuo PMS in cloud è collegato al software di contabilità del tuo hotel, potrai visualizzare tutti i tuoi dati contabili da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo. Riuscirai così a tenere sotto controllo le informazioni in tempo reale, come quelle relative ai crediti e ai debiti, anche quando sei in movimento.

Quali sono i programmi che puoi collegare al tuo software contabilità per hotel?

Il vantaggio principale dei software alberghieri in cloud è la possibilità di trasmettere i dati da un programma all’altro. Ciò significa che i dati presenti in uno dei software vengono condivisi automaticamente con l’altro, rendendo l’inserimento manuale un ricordo del passato. In tal modo si risparmiano tempo e costi, e si eliminano gli errori umani.

Quali sono allora i tre programmi essenziali che dovresti collegare al tuo software di contabilità alberghiera?

1. Gestionale per hotel in cloud

Lo strumento più comune che gli hotel utilizzano per la gestione quotidiana delle loro attività è il PMS. Collegarlo al software di contabilità è una scelta ovvia, dato che un PMS gestisce le prenotazioni, le fatture, i servizi e i dati di pagamento degli ospiti.

Grazie al gestionale gli addebiti vengono registrati nel momento esatto in cui avviene la prenotazione o l’erogazione di un servizio. Queste informazioni vengono elaborate istantaneamente e non necessitano di un controllo notturno dedicato. Ad esempio, il PMS di RoomRaccoon può essere configurato in modo tale che tutte le informazioni necessarie (fatture) vengano elaborate in automatico nel software di contabilità allo scattare della mezzanotte.

Da sapere: per evitare di complicarti la vita con la tecnologia, scegli una piattaforma in cloud che sia dotata di strumenti fondamentali come il booking engine, un software di revenue management, un channel manager e un programma di gestione dei pagamenti.

2. POS

Gli hotel che hanno bar e ristoranti in loco emettono migliaia di fatture all’anno. Nessun albergatore ha il tempo di inserire i dati due volte: integrando il software di contabilità con il POS avrai a disposizione un unico, potente strumento in cui consultare i report e un solo luogo in cui inserire i dati.

Da sapere: scegli un POS in grado di collegarsi con il tuo PMS. Questo ti consentirà di mettere direttamente sul conto delle camere le spese di ristoranti, bar o di eventuali centri benessere.

3. CRM

Per gli hotel è essenziale trasformare ogni lead in una vendita effettiva. Avere un CRM dedicato alla gestione delle relazioni con i clienti presenti e futuri ti consentirà di offrire loro servizi più personalizzati.

Le informazioni sui clienti memorizzate nel CRM e le spese da loro effettuate e poi registrate nel software contabilità ti saranno utili anche per future campagne di marketing.

Come funziona la configurazione?

Una preoccupazione comune riguardo ai programmi di contabilità alberghiera è il livello di difficoltà tecnica che comporta la loro configurazione. Fortunatamente, il lato positivo dei software di contabilità in cloud è che non è necessario alcun supporto informatico per installarli; inoltre la maggior parte dei fornitori offre assistenza per la migrazione dei dati esistenti sul nuovo software.

Noi di RoomRaccoon ci occupiamo dell’intera configurazione, inventario dei conti e link di attivazione inclusi, e naturalmente anche della manutenzione del software.

Per concludere

Talvolta l’ufficio contabilità è il più obsoleto dell’albergo. Mentre la maggior parte degli hotel usa già da tempo un channel manager, gli addetti alla contabilità si ritrovano ancora a inserire i dati manualmente.

I software contabilità consentono agli hotel di stare al passo con le esigenze della nuova era, evitando agli addetti ai lavori di perdere tempo in attività manuali tanto inutili quanto banali.