Qual è il miglior software check-in per hotel? Guida alla scelta

I migliori software check-in per hotel consentono agli albergatori di offrire  un servizio di registrazione rapido ed efficiente: in tal modo gli ospiti possono iniziare a rilassarsi sin dal loro arrivo. Inoltre permettono agli ospiti in arrivo di effettuare il check-in direttamente online, riducendo le attese in reception e rendendo il loro viaggio ancora più comodo.

Oggi non è più necessario installare nel tuo hotel un software esterno per il check-in, perché qualsiasi buon gestionale (PMS) è già dotato di uno strumento integrato per la gestione del check-in. 

Anche se il check-in ha un ruolo limitato nelle attività della tua struttura, rappresenta comunque uno dei punti di contatto più importanti con gli ospiti, nonché il tuo biglietto da visita per il resto del loro soggiorno. 

In questo articolo analizziamo le funzionalità essenziali del software di check-in che il tuo fornitore di PMS dovrebbe offrirti, e come sfruttarle per migliorare l’esperienza degli ospiti.

5 funzionalità essenziali per un software check-in

Qui di seguito troverai cinque funzionalità uniche del software check-in per hotel di RoomRaccoon, in grado di trasformare la tradizionale procedura di check-in in un punto di contatto personalizzato e redditizio per il tuo albergo.

1. Accesso rapido ai profili degli ospiti

Il grande vantaggio di utilizzare un gestionale all-in-one è che non devi barcamenarti tra interfacce e login vari nei momenti di maggiore affluenza per il check-in. 

In un PMS come RoomRaccoon, il calendario delle prenotazioni è direttamente collegato ai profili dei singoli ospiti. Ciò significa che è possibile compilare i dati di registrazione in un solo clic.

2. Scanner digitale documenti per hotel

La registrazione manuale degli ospiti richiede molto tempo e può comportare errori. Con uno scanner digitale per hotel puoi registrare più ospiti nella metà del tempo, e contare sempre su report accurati relativi agli ospiti che hanno effettuato il check-in.

Puoi attivare questo comodo strumento anche durante il check-in online. In tal modo gli ospiti potranno utilizzare lo smartphone per scansionare il proprio documento d’identità e completare il check-in prima del loro arrivo.

3. Check-in in mobilità

Il check-in non deve per forza essere effettuato in reception. Sebbene i software per il check-in online abbiano avuto molto successo durante il periodo del Covid per promuovere la sicurezza e il distanziamento sociale, i vantaggi di tali strumenti hanno presto superato le esigenze della pandemia, e sempre più hotel li stanno adottando per via della loro comodità ed efficienza.  

Ai viaggiatori piace avere un’opzione self-service perché consente loro di gestire il proprio tempo e di interagire con l’hotel nelle modalità che preferiscono. È anche un ottimo punto di contatto che permette agli hotel di fare upselling senza contatto interpersonale, e agli ospiti di personalizzare il loro soggiorno prima dell’arrivo.

4. Upselling automatico

RoomRaccoon è l’unico software gestionale per hotel dotato di uno strumento di upselling nativo per il check-in online.

Gli ospiti in arrivo possono sfogliare il menu dei servizi e personalizzare il loro soggiorno scegliendo ciò che preferiscono tra un upgrade della camera o un servizio extra, ad esempio un trattamento spa o una bottiglia di champagne.  

Questa funzionalità del software check-in per hotel solleva lo staff dal compito difficile e talvolta problematico di vendere servizi ai nuovi ospiti. Inoltre, gli alberghi che utilizzano l’upselling prima del soggiorno aumentano il proprio RevPAR in media del 14%.

5. Orari di check-in e check-out della struttura

Grazie al PMS puoi specificare gli orari di check-in della tua struttura e impostare una tempistica per le email automatiche inviate prima del soggiorno: un giorno prima dell’arrivo dell’ospite? Cinque ore prima del suo arrivo?

Puoi deciderlo in totale libertà, e in più gli ospiti che prenotano direttamente possono aggiungere un commento per avvisarti di un eventuale ritardo.

Perché un gestionale all-in-one è meglio di un software check-in per hotel?

Se hai bisogno di un software per il check-in in hotel, è probabile che ti serva anche un calendario prenotazioni per salvare i dati degli ospiti. E se ti serve un calendario, è probabile che ti occorra anche un channel manager per sincronizzare le prenotazioni. 

Ecco perché RoomRaccoon offre una soluzione all-in-one che comprende un gestionale, un booking engine, un software integrato per i pagamenti e un channel manager, tutto in un’unica piattaforma facile da usare.

Quanto costa un software per il check-in in hotel?

Se fa parte di un PMS, il software check-in per hotel è più conveniente per te perché dovrai pagare un solo abbonamento che ti offre molto di più rispetto a un singolo strumento. Inoltre, eviterai la seccatura di pagare più abbonamenti al mese. 

Generalmente i software gestionali lavorano su commissione oppure richiedono il pagamento di un abbonamento mensile/annuale. Questa seconda opzione è più comoda per pianificare il budget delle spese, in quanto si tratta di una tariffa fissa e prevedibile. 

Inoltre non sottrae una parte significativa delle tue entrate, bensì ti permette di avere un ritorno sull’investimento (ROI) reale. Dai un’occhiata alle nostre fasce tariffarie e scopri quanto potrebbe costare RoomRaccoon per la tua struttura.

Come fare il confronto tra i software per il check-in in hotel

Se vuoi acquistare uno strumento per il check-in, puoi restringere il campo d’azione esaminando alcuni fattori essenziali: 

• Prezzo – Pacchetti flessibili per le strutture di piccole e medie dimensioni e per le imprese.
• Funzionalità – Opta per una soluzione completa, all-in-one, in grado di fornirti esattamente ciò di cui la tua struttura ha bisogno.
• Facilità d’uso – I membri dello staff devono poter adattarsi rapidamente a una nuova interfaccia di facile utilizzo.
• Reputazione –’Hotel Tech Report è una fonte affidabile per trovare recensioni sui software check-in per hotel. 
• Assistenza – Se c’è un problema da risolvere nella tua struttura, devi poterlo fare rapidamente. Per questo è fondamentale poter contattare prontamente un servizio assistenza che parli la tua lingua. 

Fai una prova gratuita del software per il check-in alberghiero

Scegliere un fornitore che ti proponga una prova gratuita del suo prodotto è di grande aiuto. Con un livello di trasparenza del genere, puoi stare sicuro/a che il software manterrà fede alle sue promesse.  

Grazie alla prova gratuita potrai testare il software per il check-in in prima persona e scoprire se soddisfa le tue esigenze prima di effettuare l’acquisto. Con così tante opzioni presenti sul mercato, la prova gratuita può aiutarti a restringere il campo e trovare il software più adatto alla tua struttura.

RoomRaccoon ti offre una prova gratuita di 30 giorni. Avrai tutto il tempo necessario per mettere alla prova le tante funzionalità appena descritte e verificare tu stesso/a come fare per offrire una procedura di registrazione rapida ed efficiente, sia in reception che online!