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Software per hotel. Quale scegliere e perché

Software per hotel

Come scegliere il software per hotel più adatto alle tue esigenze

La scelta di un buon software per hotel con cui gestire la propria attività ricettiva non è un mestiere facile. Sicurezza, affidabilità, rapporto qualità-prezzo: probabilmente sono queste le caratteristiche indispensabili che ti vengono in mente quando pensi al gestionale perfetto. 

Esistono però tante altre variabili da considerare prima di scegliere (o cambiare) un PMS, ma prima di farlo è meglio soffermarsi un attimo a valutare cosa è veramente necessario per il tuo albergo, e cosa invece può essere tralasciato. In altre parole: il software per cui opterai dovrà essere tagliato su misura per le tue esigenze. Solo in questo modo potrai essere sicuro di non aver sprecato tempo e denaro, e di non avere brutte sorprese dopo l’acquisto.

Partendo da questo presupposto, quali dovrebbero essere le caratteristiche essenziali di un buon software per hotel? Abbiamo chiesto al team di RoomRaccoon Italia di condividere la loro esperienza, basata su una conoscenza approfondita del settore e delle esigenze concrete delle strutture ricettive. Lasciamo dunque la parola a Marco e Alessia!

Parlando di gestionali, quali sono le richieste che ricevete più spesso dalle strutture? 

Marco: Ce ne sono davvero tante, ma forse la più frequente è quella di avere un gestionale che permetta di risparmiare tempo. Spesso gli albergatori ci raccontano che arrivano a fine giornata con l’acqua alla gola e poco tempo rimasto per trasmettere le schedine alloggiati alla Questura, ad esempio, o per rispondere alle mail degli ospiti.

Un’altra richiesta piuttosto frequente riguarda la facilità d’uso del software. Utilizzare un gestionale complicato e non intuitivo è un grande stress per gli albergatori, perché comporta tempo e fatica sia nel capire come funziona, sia nel spiegarlo al resto dello staff. Anche la possibilità di controllare in qualsiasi momento da cellulare le disponibilità, e più in generale di gestire l’hotel da remoto è molto apprezzata, e chiaramente implica la presenza di un gestionale in cloud.

Alessia: Di questi tempi, molte strutture ci chiedono inoltre come poter gestire i check-in e i pagamenti a distanza, prima che l’ospite arrivi in struttura. È quello che in RoomRaccoon chiamiamo Contactless Stay, un modo semplice e rapido per minimizzare i rischi di contagio, e offrire all’ospite un livello di sicurezza maggiore. 

Secondo voi, quali dovrebbero essere le caratteristiche essenziali di un buon gestionale?

Alessia: Le più importanti sono 4:

  1. Anzitutto dovrebbe essere in cloud. Questo è un requisito fondamentale, per almeno due motivi: con un software online i dati dell’hotel rimangono sempre al sicuro e sono consultabili facilmente anche al di fuori della struttura. In più, i gestionali che non richiedono un’installazione “fisica” sul PC dell’hotel non rischiano di perdere tutti i dati in caso di virus o problemi al server.
  2. Avere un channel manager di qualità. Capita di trovare sul mercato software gestionali a costo molto ridotto; quando poi si va a verificare quali integrazioni sono effettivamente attive casca l’asino. Se il channel manager è low-cost, ma non dialoga con tutti i portali di prenotazione che utilizza l’hotel, il rischio è di pagare molto care le integrazioni mancanti e annullare di fatto lo sconto iniziale.
  3. Facile da utilizzare, come diceva prima Marco. A nessuno piace stare al telefono per ore con il team di supporto per farsi spiegare da zero come funziona il software: molto meglio un sistema che ti sembra di conoscere da sempre, anche se lo usi solo da poche ore.
  4. Essere integrato (all-in-one), ovvero comprendere al suo interno un channel manager e un booking engine.

Perché è consigliabile scegliere un software all-in-one?

Marco: Il bello di un software per hotel “tutto-in-uno” è che con un unico accesso puoi gestire tutte le attività della tua struttura: è meno dispersivo, e ti fa risparmiare un sacco di tempo.

Il software all-in-one di RoomRaccoon è uno dei più completi da questo punto di vista; non a caso è stato di recente inserito fra i 5 migliori software per hotel da Direzione Hotel, la community italiana dei consulenti alberghieri, e premiato come “miglior software all-in-one 2020” da Hotel Tech Report

Perché all-in-one? Perché RoomRaccoon fornisce un PMS (property management system), un booking engine e un channel manager integrato con le OTA principali e più usate come Booking.com, Expedia, Airbnb, e con Alloggiati Web, tutto all’interno della stessa piattaforma in cloud. In più, con il suo PMS RoomRaccoon mette a disposizione una rosa di servizi come lo yield management automatizzato: con questo strumento puoi aumentare o abbassare le tariffe delle tue camere in maniera completamente automatica, sulla base di precise regole da te impostate. Il gestionale RoomRaccoon fornisce anche altri strumenti utili, come la gestione integrata dei pagamenti, del sistema di apertura porte e la consultazione di dati statistici sia interni che esterni, confrontandoli con quelli di 3 competitors.

Infine, i pacchetti di RoomRaccoon comprendono anche la possibilità di impostare email automatiche da inviare agli ospiti. Questo è un servizio molto apprezzato dagli albergatori: cliccando su un pulsante nella mail ricevuta l’ospite può fare check-in online, pagare il soggiorno ed eventualmente acquistare un extra o un upgrade prima del suo arrivo. Perfetto per un soggiorno contactless! E naturalmente, in caso di upgrade la disponibilità dell’hotel si aggiorna automaticamente. 

Prima di scegliere il tuo futuro gestionale, dunque, rifletti sulle tue necessità e verifica che sia semplice da usare, in cloud, all-in-one e dotato di tutte le integrazioni necessarie. E se vuoi provare un software per hotel completo, mettici alla prova e richiedi subito la tua demo gratuita