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Check in automatico per hotel: come funziona?

online check-in it

La pandemia che stiamo attraversando ha portato con sé una necessità impellente per gli albergatori: dotare il proprio hotel di nuove soluzioni tecnologiche. La tecnologia può essere un’arma vincente per proporsi ai clienti come struttura sicura e differenziarsi dalla concorrenza, e il check-in automatico va sicuramente in questa direzione. Ma come funziona di preciso?

 

Si tratta di una procedura molto semplice per l’hotel, che implica soltanto l’invio di una mail all’ospite prima del suo arrivo contenente il link per effettuare il check-in online. Questa funzione è già integrata in alcuni gestionali alberghieri, come il nostro, per cui se disponete già di un software di questo tipo basterà impostare una mail personalizzata, programmarne l’invio e il gioco è fatto!  

 

Il check-in automatico online è una delle strategie più importanti per garantire agli ospiti un soggiorno a distanza, o Contactless Stay come l’abbiamo definito in un articolo precedente del nostro blog. Questo tipo di check-in ricopre quindi un ruolo fondamentale in tempi di distanziamento sociale. Se gli ospiti che arrivano in hotel si sono già registrati in precedenza si evitano soste di fronte alla reception e nella hall, e si abbattono anche i tempi di attesa.

 

I vantaggi del check in online per gli alberghi

 

Il check-in automatico, però, ha molti altri vantaggi per gli hotel, che vanno oltre il momento storico in cui viviamo. Vediamone alcuni:

 

  • Procedura di check-in più rapida. Il vantaggio in termini di tempo è forse quello più tangibile per un albergatore: non dovendo registrare gli ospiti all’arrivo, potrete dedicarvi con più calma ad accoglierli nella vostra struttura, raccontarne la storia, illustrare l’offerta del territorio ecc., il che potrebbe anche tradursi in un impatto positivo sulle recensioni;

  

  • Opportunità di upselling. L’invio di una mail al cliente prima del suo arrivo è un’occasione utile sia per velocizzare la procedura di check-in, sia per invogliarlo ad acquistare ulteriori servizi che completino il suo soggiorno. In altre parole, per fare upselling e cross selling, proponendo ad esempio un upgrade per la camera selezionata oppure un tour privato;

  

  • Invio automatico dei dati al Servizio Alloggiati. Ecco un altro vantaggio interessante per le strutture ricettive che adottano il check-in online. Dotandosi di un software con collegamento ad AlloggiatiWeb, non dovrete più rimanere ore al PC per inviare i dati dei vostri clienti manualmente, ma il tutto avverrà in maniera automatica al termine della procedura di check-in online.

 

Non dimentichiamo infine le strutture prive di reception perché dislocate in vari punti della città, come spesso accade nel settore degli appartamenti ad uso turistico. Anche in questo caso raccogliere i dati degli ospiti prima del loro arrivo permette di evitare spostamenti, attese ed eventuali ritardi.


Abbiamo visto come funziona e i numerosi vantaggi che apporta agli alberghi. Investire su un software dotato di invio automatico di email ai clienti appare allora la scelta più logica, sia per il presente che per il futuro del settore alberghiero. Con il software gestionale di RoomRaccoon, ad esempio, potete impostare e spedire email agli ospiti in pochi minuti, e non solo per il check-in online: tra le mail che potete inviare c’è la conferma della prenotazione, la cancellazione, una mail post-soggiorno con codici sconto e molte altre ancora.